在大多数情况下,Zendesk 会在工单关闭 120 天后自动存档工单。尽管已存档工单仍可访问,但建议您定期将其删除。
管理员可创建删除计划,以便在特定时段后删除已存档的工单。通过这种自动方式,您可以实现数据保留法律合规性,并管理 Zendesk 帐户中的数据存储空间。如果工单包含敏感信息,删除计划可帮助您创建数据保留政策,以符合 GDPR 和 CRPA 等全球隐私法规的要求。
创建高级数据保留政策时,建议使用高级数据隐私和保护 (ADPP) 附加功能,以便激活多个删除计划,还可以根据品牌进行细分。请参阅创建多个工单删除计划以实施高级数据保留政策。
关于删除计划
删除计划允许具有自定义用户角色的管理员和专员删除已存档工单,即 120 天以上的关闭工单。
您可以激活一个删除计划,以持续搜索并删除已关闭且特定时间段内未修改的工单。例如,如果您创建的计划要删除关闭后存档了 365 天的工单,而工单在该时间内发生过修改(例如,工单内容已标记为密文),则工单不会被删除。工单存档时间将重新计算,工单将在修改日期 365 天后被删除。
删除计划一旦激活,就不是一次性的活动日志。Zendesk 会持续搜索并删除工单,除非您取消激活计划。计划删除大量工单或在繁忙时段运行删除不会影响性能。
您可以在管理中心的删除计划页面上创建最多 10 个删除计划,但一次只能激活一个计划。
通过删除计划删除的工单不包含在“已删除工单”视图中。您可以在审核日志中按活动类型:已删除来跟踪这些变更。
创建删除计划
您可以创建最多十个删除计划,但每次只能激活一个计划。
创建删除计划
激活删除计划
删除计划在创建时处于非活跃状态。您必须激活删除计划才能开始删除工单。一次只能激活一个删除计划。
激活删除计划
- 在管理中心,单击侧栏中的账户 (),然后选择安全 > 删除计划。
- 单击不活跃计划的选项菜单图标 (),然后单击激活。
- 在确认对话框中,勾选复选框以确认您理解,日后工单将按计划立即删除。
- 单击激活删除计划。
管理删除计划
使用选项菜单图标 以激活、取消激活、编辑或删除删除计划。删除计划必须先处于非活跃状态才能被删除。