Massenimport von Benutzerdaten (Legacy)

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Mithilfe einer CSV-Datei können Administratoren Benutzerdaten in einer Massenaktion importieren, um Benutzerinformationen, einschließlich Rollen und Organisationsmitgliedschaften, hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Vor dem Import müssen Sie sicherstellen, dass der Datenimport aktiviert ist und dass als erstes die Organisationen importiert werden. Beachten Sie die Einschränkungen wie eine maximale Zeilenzahl von 2.000 pro Datei und die Tatsache, dass bestimmte Datentypen nicht importiert werden können. Benachrichtigungen für neue Benutzer können durch Ändern der Einstellungen für die Willkommens-E-Mail angepasst werden.

Pfad: Admin Center > Objekte und Regeln > Tools > Datenimportprogramm

Zendesk empfiehlt, zum Importieren von Benutzerdaten das Datenimportprogramm zu verwenden statt der in diesem Beitrag beschriebene Legacy-Seite für Massenaktionen. Es ist aber weiterhin möglich, über die Seite für Massenaktionen neue oder aktualisierte Benutzerinformationen zu importieren

Administratoren können viele Benutzer gleichzeitig importieren, statt sie einzeln manuell hinzuzufügen. Hierzu erstellen Sie eine CSV-Datei, die die Benutzerdaten als durch Kommas getrennte Werte enthält. Neben den wichtigsten Benutzerdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern können Sie auch Benutzerrollen einrichten, Agentenrechte festlegen und Benutzer zu einer Organisation hinzufügen. Mit der Massenimportfunktion können Sie neue Benutzer hinzufügen und vorhandene Benutzer ersetzen. Der Massenimport per CSV-Datei ist nur für Support-Benutzer und ‑Rollen möglich.

Für den Massenimport von Benutzern und Organisationen sind Administratorrechte erforderlich.

Wichtig:

• Damit die Daten in Ihrem Zendesk-Konto geschützt sind, ist der Datenimport standardmäßig deaktiviert. Um den Datenexport im Konto zu aktivieren und Zugriff auf die Importseite zu erhalten, muss sich der Kontoinhaber oder ein Administrator an den Zendesk-Kundensupport wenden.
• Wenn Sie einen Massenimport von Benutzern und Organisationen durchführen möchten, müssen Sie die Organisationen zuerst importieren.

Dieser Beitrag enthält die folgenden Abschnitte:

• Überlegungen zum Massenimport von Benutzern (Legacy)
• Erstellen der CSV-Benutzerdatendatei (Legacy)
• Importieren von Benutzerdaten per Massenimport (Legacy)

Überlegungen zum Massenimport von Benutzern (Legacy)

Beim Massenimport von Benutzern sind eine Reihe von Einschränkungen und Überlegungen zu beachten.

Einschränkungen beim Massenimport von Benutzern und Organisationen (Legacy)

Sie können für Benutzer und Organisationen nur die wichtigsten Daten importieren. Beispielsweise können Sie die in der folgenden Tabelle beschriebenen Daten importieren. Das Importieren von Zeitzonen, Fotos, Sprachpräferenzen und anderen Daten ist allerdings nicht möglich. Wenn Sie Daten importieren möchten, die nicht in der untenstehenden Tabelle aufgeführt sind, müssen Sie die REST-API von Zendesk verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Benutzern mit der Zendesk-API und Importieren von Organisationen mit der Zendesk-API.

• Wenn Sie die Seiten für Massenaktionen verwenden, kann die CSV-Importdatei maximal 2.000 Zeilen enthalten, also eine Kopfzeile und bis zu 1.999 Datenzeilen.
• Die CSV-Importdatei darf Benutzer und Organisationen nicht mehrmals enthalten. Andernfalls kann der Import fehlschlagen.
• Die Datensätze können in einer anderen Reihenfolge erstellt oder aktualisiert werden als der, in der sie in der CSV-Datei enthalten sind.
• Sie können jeweils nur eine CSV-Datei importieren. Wenn Sie mehr als die für die CSV-Datei zulässige Anzahl von Zeilen importieren möchten, müssen Sie für jeden Stapel separate Dateien erstellen und diese nacheinander importieren. Beim Importieren ohne Datenimportprogramm können Sie maximal zwei Stapel in die Warteschlange stellen und im Hintergrund abarbeiten lassen. Wenn Sie mehr als zwei Stapel importieren möchten, müssen Sie warten, bis die ersten zwei Stapel importiert sind, bevor Sie weitere hinzufügen können.
• Sie können keine Kontaktinformationen aus den Facebook- oder X (vormals Twitter)-Konten von Endbenutzern per Massenimport hinzufügen. Hierzu müssen Sie die REST-API von Zendesk verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Benutzern mit der Zendesk-API.

Wie Daten bei Massenimportaktionen aktualisiert werden (Legacy)

Bei Verwendung der Legacy-Seite für Massenimportaktionen werden die folgenden Benutzerdaten ersetzt:

• name
• external_id
• role
• restriction
• organization
• Angepasste Felder
• tags (nur bei Verwendung des Datenimportprogramms)

Die folgenden Benutzerdaten werden an bereits vorhandene Daten angefügt:

• details
• notes
• tags
• phone (als sekundäre Telefonnummer hinzugefügt)
• email (als sekundäre E-Mail-Adresse hinzugefügt)

Benachrichtigen von importierten Benutzern per E-Mail (Legacy)

Vor einem Massenimport von Benutzern müssen Sie Ihre Einstellungen für die Willkommens-E-Mail überprüfen. Wenn Sie per Massenimport neue Benutzer hinzufügen, während Guide aktiviert ist, enthält jeder Benutzer die Willkommens-E-Mail. Diese Willkommens-E-Mail enthält einen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse. Unter diesem Link werden Benutzer aufgefordert, ein Kennwort zu wählen und sich dann anzumelden. Sie können verhindern, dass die Willkommens-E-Mail an diese Benutzer gesendet wird.

So verhindern Sie, dass die Willkommens-E-Mail an Benutzer gesendet wird

1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Personen und dann auf Konfiguration > Endbenutzer.
2. Deaktivieren Sie unter Willkommens-E-Mail für Benutzer die Einstellung Willkommens-E-Mail auch dann senden, wenn ein neuer Benutzer von einem Agenten oder Administrator erstellt wird.

   

3. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen der CSV-Benutzerdatendatei (Legacy)

Wenn Sie eine Liste mit den zu importierenden Benutzern erstellen, übernehmen Sie diese Daten mit großer Wahrscheinlichkeit aus einem anderen Benutzermanagementsystem, wie z. B. aus einer Mitarbeiterdatenbank. Die meisten dieser Systeme bieten eine Möglichkeit zum Erstellen einer CSV-Exportdatei. Wenn Sie die Liste von Grund auf neu erstellen müssen, können Sie dies mit einem Programm wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc tun.

Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie beim Erstellen Ihrer Datei beachten sollten:

• Die Datei muss eine korrekt formatierte CSV-Datei sein und mit UTF-8-Codierung gespeichert werden.
• Die erste Zeile der CSV-Datei ist die Kopfzeile, die in der Datei enthalten sein muss.
• Die Kopfzeile muss alle erforderlichen Felder in der Tabelle unten enthalten sowie alle weiteren in der Tabelle unten aufgeführten Felder, die Sie verwenden möchten.
• Die verwendeten Felder müssen in der Kopfzeile in der unten aufgelisteten Reihenfolge erscheinen.
• Wenn Sie keine Daten für ein Feld importieren möchten, geben Sie sie auch nicht in der Kopfzeile an.
• Wenn es leere Datenspalten in der Datei gibt, werden die meisten vorhandenen Daten für den betreffenden Benutzer überschrieben. Die Ausnahmen sind unter Wie Daten bei Massenimportaktionen aktualisiert werden aufgeführt.
• Fügen Sie in Notizen oder mehrzeiligen angepassten Feldern Zeilenumbrüche hinzu (Alt+Eingabetaste unter Windows bzw. Ctrl+Wahltaste+Eingabetaste auf einem Mac).

Hinweis: Microsoft Excel kann die Datei nicht direkt speichern. Um die Datei zu speichern, laden Sie sie in Google Sheets hoch, laden Sie sie von dort herunter und laden Sie sie dann in Zendesk hoch. Sie können zum Speichern der Datei auch Open Office verwenden.

In der folgenden Tabelle sind die Felder aufgeführt, die Sie in die Datei aufnehmen können. Beim Importieren neuer Benutzer sind die Felder „name“, „email“ und „restriction“ erforderlich. Beim Aktualisieren vorhandener Benutzer durch Massenimport ist nur jeweils eine eindeutige Kennung erforderlich (z. B. E-Mail-Adresse oder externe ID).

Tabelle 1. Benutzerimportdaten

Feld	Beschreibung
name	Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich. Vor- und Nachname des Benutzers
email	Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich. Vollständige E-Mail-Adresse des Benutzers ([e-mail]). Das Feld „email“ kann einen leeren Wert enthalten. Das System erstellt das Benutzerfeld auch, wenn das Feld „email“ leer ist.
restriction	Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich. Durch die Beschränkung wird beispielsweise festgelegt, welche Berechtigungen das Teammitglied oder der Endbenutzer hat, auf welche Tickets der Zugriff möglich ist, usw. Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich, wenn die Rolle des Benutzers auf Agent gesetzt ist. Bei Nicht-Enterprise-Plänen werden folgende Beschränkungswerte unterstützt: assigned: Das Teammitglied hat nur Zugriff auf Tickets, die ihm zugewiesen sind. groups: Das Teammitglied hat nur Zugriff auf Tickets innerhalb seiner Gruppe(n). Hinweis: Wenn Sie ein Teammitglied zu einer Gruppe hinzufügen möchten, lesen Sie den Beitrag Anzeigen und Verwalten der Gruppenmitgliedschaft von Teammitgliedern oder verwenden Sie die Support-API. none: Der Benutzer unterliegt keinen Beschränkungen und hat Zugriff auf alle Tickets. organization: Der Benutzer hat nur Zugriff auf Tickets, die von ihm oder anderen Benutzern in seiner Organisation angefragt wurden. requested: Der Benutzer hat nur Zugriff auf die eigenen Tickets. Er muss als Ticketanfragender genannt sein. (nicht Datenimportprogramm) Light Agent: Der Benutzer unterliegt den gleichen Beschränkungen wie ein Light Agent. Wenn die Rolle des Benutzers auf „Endbenutzer“ gesetzt ist, können die Beschränkungswerte „organization“ und „requested“ zugewiesen werden. Alle anderen Rollen treffen nur auf Teammitglieder zu. Hinweis: Beim Enterprise-Plan können die standardmäßigen Agenteneinschränkungen durch Agentenrollen überschrieben werden. Daher können Sie beim Importieren oder Aktualisieren eines Agenten keine der in der obigen Tabelle aufgeführten Standardeinschränkungen verwenden, Sie müssen eine Agentenrolle angeben. Wenn Sie versehentlich einen Rollennamen verwenden, der in Support nicht existiert, erhält der Benutzer standardmäßig die Rolle eines Light Agents.
external_id	Wenn Sie eine ID außer der E-Mail-Adresse des Benutzers (z. B. eine Mitarbeiter-ID oder eine Kundenreferenznummer) haben, können Sie diese hier eingeben. Jeder Benutzer muss eine eindeutige externe ID haben, da andernfalls Daten überschrieben werden. Wenn Sie für einen einzelnen Benutzer mehrere E-Mail-Adressen oder Telefonnummern konfigurieren müssen, können Sie in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben „external_id“ anlegen. Mit Ausnahme der zusätzlichen E-Mail-Adressen oder Telefonnummern sollten die Einträge in den einzelnen Spalten jeweils identisch sein. Wenn eine externe ID, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit mehr als einem vorhandenen Benutzer übereinstimmt, wird diese Zeile beim Massenimport zurückgewiesen. Hinweis: Wenn Sie Benutzer importieren, für die nur das Feld „external_id“ als Kennung vorhanden ist (d. h. keine E-Mail-Adresse), müssen Sie das Feld „email“ ohne Dateninhalt in die CSV-Datei aufnehmen. Beispiel:
details	Detaillierte Informationen über diesen Benutzer, z. B. eine Adresse. Diese Informationen sind nur für Teammitglieder sichtbar, nicht für Endbenutzer.
notes	Notizen zu diesem Benutzer. Notizen sind nur für Teammitglieder sichtbar, nicht für Endbenutzer.
phone	Telefonnummer des Benutzers. Eindeutige Telefonnummern werden als Direktdurchwahl hinzugefügt. Bereits vorhandene Telefonnummern werden als sekundäre Nummern hinzugefügt. Damit sie in Zendesk funktionieren, müssen Telefonnummern das international standardisierte E.164-Format aufweisen.
shared_phone_number	Wenn es sich um eine gemeinsam genutzte Telefonnummer handelt, setzen Sie dieses Feld auf „true“. Eine gemeinsam genutzte Telefonnummer kann nicht als Benutzeridentität verwendet werden.
role	Bei diesem Feld wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden: End-user, Agent oder Admin. Wenn Sie keine Rolle festlegen, wird dem Benutzer die Rolle End-user zugewiesen.
organization	Der Name der Organisation, zu der dieser Benutzer hinzugefügt werden soll. Die Organisation muss bereits vorhanden sein, sonst schlägt der Importvorgang fehl. Bei Professional- und Enterprise-Plänen können Sie einen Benutzer zu mehreren Organisationen hinzufügen, indem Sie die Namen der einzelnen Organisationen durch einen senkrechten Strich ( | ) trennen. Beispiel: Organization1|Organization2|Organization3 Als Standardorganisation ist für einen Benutzer die Organisation festgelegt, die in alphabetischer Reihenfolge als erstes kommt. Es ist nicht möglich, bei einem Massenimport eine andere Standardorganisation festzulegen. Allerdings kann die Standardorganisation eines Benutzers manuell oder über den Endpunkt Support API – Set Membership as Default geändert werden.
tags	Wenn Benutzer- und Organisationsstichwörter für Zendesk Support aktiviert sind (siehe Hinzufügen von Stichwörtern zu Benutzern und Organisationen), können Sie Benutzerstichwörter hinzufügen. Geben Sie die Stichwörter durch Kommas getrennt ein.
brand	Wenn das Konto mehrere Marken hat, können Sie eine markenspezifische Subdomäne angeben. Die angegebene Subdomäne bestimmt die Marke, von der Benutzer eine Willkommens-E-Mail erhalten, solange diese Marke und ihr Help Center aktiv sind. Wenn die angegebene markenspezifische Subdomäne nicht aktiv ist oder nicht existiert oder wenn das dazugehörige Help Center nicht aktiviert ist, wird die Spalte ignoriert und die Willkommens-E-Mail von der Standardmarke gesendet. Bei markenspezifischen Subdomänen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Die Groß- und Kleinschreibung muss genau übereinstimmen, damit sie importiert wird. Geben Sie nur den Markennamen in der Subdomäne an, also z. B. meinedomäne und nicht meinedomäne.zendesk.com.
custom_fields.<Feldschlüssel>	Beim Massenimport von Benutzern können Sie ein angepasstes Benutzerfeld importieren, indem Sie das Präfix custom_fields. und den entsprechenden Feldschlüssel angeben.  Für den Feldschlüssel subscription_date würden Sie beispielsweise Folgendes angeben, um die importierten Werte für dieses Feld festzulegen: custom_fields.subscription_date Beachten Sie, dass es bei der Eingabe von Schlüsseln für angepasste Felder auf die richtige Groß- und Kleinschreibung ankommt. Wenn Sie Informationen in ein Kontrollkästchen importieren, geben Sie „true“ ein, damit das Kästchen markiert erscheint, bzw. „false“, damit es unmarkiert erscheint. Um die Werte für die Optionen in einer Dropdownliste festzulegen, verwenden Sie das Stichwort, das Sie beim Erstellen der Dropdownliste hinzugefügt haben. Für angepasste Datumsfelder müssen Sie das Format JJ/MM/TT oder JJJJ-MM-TT verwenden. So machen Sie den Schlüssel für ein angepasstes Benutzerfeld ausfindig: Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Personen und dann auf Konfiguration > Benutzerfelder. Klicken Sie anschließend auf den Namen des angepassten Felds. Der Feldschlüssel erscheint in den Eigenschaften auf der rechten Seite. Wenn ein Feldwert nicht richtig formatiert ist, schlägt der Import fehl und Sie erhalten eine Fehlermeldung mit den Datensätzen, die nicht gespeichert werden konnten. Hinweis: Wenn es sich bei dem angepassten Benutzerfeld, das Sie importieren, um ein Nachschlagebeziehungsfeld handelt, geben Sie die ID des verknüpften Objekts als Wert für dieses Feld ein. Geben Sie zum Beispiel für eine Organisation die ID der Organisation, für einen Benutzer die Benutzer-ID und für den Datensatz zu einem angepassten Objekt die Datensatz-ID ein. Um die ID einer Organisation, eines Benutzers oder eines Datensatzes zu einem angepassten Objekt zu ermitteln, können Sie Daten aus Ihrem Konto exportieren oder die Organizations API, Users API oder Custom Object Records API verwenden.

Importieren von Benutzerdaten per Massenimport (Legacy)

Zendesk empfiehlt zwar die Verwendung des Datenimportprogramms, Sie können neue und aktualisierte Benutzerdaten aber auch über die Seiten für Massenaktionen importieren.

So importieren Sie die CSV-Benutzerdaten

1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Personen und dann auf Massenaktionen > Benutzer importieren.
2. Wählen Sie die Importoptionen aus:

   • Neue Benutzer erstellen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. In der CSV-Datei aufgeführte Benutzer, die in Ihrem Zendesk-Konto nicht vorhanden sind, werden immer erstellt.

   • Vorhandene Benutzer aktualisieren: Wählen Sie diese Importoption, wenn auch die Daten vorhandener Benutzer geändert werden sollen.

     Das Feld „external_id“ oder „email address“ muss in der CSV-Datei enthalten sein, damit die Benutzer identifiziert werden können. Nehmen Sie neben den Feldern zur Benutzeridentifizierung nur diejenigen Felder in Ihre CSV-Datei auf, die aktualisiert werden sollen. Wenn Sie für ein Feld in Ihrer CSV-Datei keinen Wert eingeben, wird dieser Wert für den vorhandenen Benutzer überschrieben.

     Wenn eine externe ID, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit mehr als einem vorhandenen Benutzer übereinstimmt, wird diese Zeile beim Massenimport zurückgewiesen.

   Hinweis: Wenn Sie keine neuen Benutzer hinzufügen möchten, müssen Sie das Datenimportprogramm verwenden. Wenn Sie die Seiten für Massenaktionen verwenden und Ihre CSV-Datei Informationen zu neuen Benutzern enthält, werden diese ungeachtet der ausgewählten Importoption immer hinzugefügt.
3. (Optional) Wählen Sie Externe IDs in Importergebnisdatei aufnehmen.

   Nach Abschluss des Importvorgangs erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu einer separaten CSV-Importergebnisdatei. Über diesen Link können Sie die Datei herunterladen und die Ergebnisse des Importvorgangs anzeigen. In dieser Datei ist der Status der Benutzerdaten angegeben, die Sie zu importieren versucht haben: „Created“ (Erstellt), „Updated“ (Aktualisiert), „Failed“ (Fehlgeschlagen) oder „Unchanged“ (Unverändert). Wenn Sie diese Option wählen, enthält der Bericht zu jedem erstellten oder aktualisierten Benutzer eine E-Mail-Adresse oder externe ID.

   Wenn Sie diese Option nicht wählen, enthält die Ergebnisdatei des CSV-Imports keine externen IDs. Stattdessen ist zu jedem erstellten oder aktualisierten Benutzer nur die E-Mail-Adresse aufgeführt.

4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Datei auswählen oder Ich möchte Daten selbst einfügen.
5. Klicken Sie auf Importieren.

Der Import wird in die Warteschlange gestellt und die Benutzer werden nach Abschluss des Importvorgangs zu Zendesk Support hinzugefügt. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Import abgeschlossen ist.