Nachdem Sie ein Dashboard geteilt haben, können Sie Benutzer über Aktualisierungen informieren, indem Sie ihnen nach einem festgelegten Zeitplan automatisch die jeweils neueste Version per E-Mail zusenden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Dashboards per E-Mail an andere Agenten, Administratoren und Gruppen senden. Bei Enterprise-Plänen können Sie Dashboards auch per E-Mail an Endbenutzer senden.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
Planen der Dashboard-Zustellung
Nachdem Sie ein Dashboard geöffnet haben, können Sie dessen Zustellung an eine oder mehrere Gruppen planen. Um einen Zeitplan zu erstellen, brauchen Sie Berechtigungen zur Bearbeitung des Dashboards.
So planen Sie eine Dashboard-Zustellung
- Klicken Sie in einem geteilten Dashboard auf Teilen > Zustellung planen.
Auf der Seite Geplante Zustellungen werden alle bisher konfigurierten Zustellungszeitpläne angezeigt.
- Klicken Sie auf Zustellung planen.
- Konfigurieren Sie auf der Seite Zustellung planen die folgenden Optionen:
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Häufigkeit: Konfigurieren Sie in der Dropdownliste die Uhrzeit und das Intervall für die Zustellung des betreffenden Dashboards.
Beachten Sie, dass die geplante Zeit nicht genau mit der Zustellungszeit übereinstimmt. Die geplante Zeit eines Dashboards ist der Zeitpunkt, zu dem seine Berichte anhand der in Explore jeweils synchronisierten Daten berechnet werden. Wenn Sie also ein Dashboard für 9 Uhr morgens planen, werden die Empfänger es möglicherweise erst irgendwann nach 9 Uhr erhalten, die darin angezeigten Berichte basieren jedoch auf den Daten, die um 9 Uhr in Explore verfügbar waren.
Bei komplexen Berichten oder großen Datensätzen kann es einige Zeit dauern, bis die berechneten Daten versendet werden können und bei den Empfängern eingehen.
Hinweis: Achten Sie darauf, ein Dashboard, das Daten für den gesamten vorherigen Tag liefern soll, für frühestens 2 Uhr morgens zu planen. Die Datensynchronisation von Explore kann bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen und ist deshalb bis zur Zustellung eines für vor 2 Uhr morgens geplanten Dashboards möglicherweise noch nicht vollständig abgeschlossen. -
Ausführen für: Wählen Sie in der Dropdownliste aus, wie lange Sie das Dashboard teilen möchten. Sie können bis zu 12 Monate in der Zukunft auswählen.
Sie erhalten zwei Benachrichtigungen, wenn Ihr Zeitplan in Kürze abläuft: jeweils eine Woche und einen Tag vor dem Ablaufdatum.
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Format: Wählen Sie ein oder mehrere Formate für die Bereitstellung aus. Folgende Einstellungen sind verfügbar:
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CSV: Sendet jeden Bericht als Textdatei mit durch Kommas getrennten Werten (.csv). Die .csv-Dateien für jede Registerkarte werden als .zip-Datei komprimiert.Hinweis: Für E-Mail-Anhänge einer geplanten Zustellung gilt ein Größenlimit von 20 MB. Wenn die Anhänge insgesamt größer als 20 MB sind, wird die E-Mail nicht zugestellt. Um Überschreitungen dieses Limits zu vermeiden, sollten Sie die Formate „Bild“ und „PDF“ nicht gleichzeitig verwenden.
- Excel (formatiert): Sendet das Dashboard als Excel-Datei (.xlsx) – eine Datei pro Registerkarte.
- PNG: Sendet das Dashboard als Bilddatei (.png) – eine Datei pro Registerkarte.
- PDF: Sendet das Dashboard als eine einzige PDF-Datei (.pdf), die alle Registerkarten enthält.
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CSV: Sendet jeden Bericht als Textdatei mit durch Kommas getrennten Werten (.csv). Die .csv-Dateien für jede Registerkarte werden als .zip-Datei komprimiert.
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Häufigkeit: Konfigurieren Sie in der Dropdownliste die Uhrzeit und das Intervall für die Zustellung des betreffenden Dashboards.
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Personen oder Gruppen: Wählen Sie die Gruppen oder Benutzer aus, an die Sie das Dashboard senden möchten. Sobald Sie mit der Eingabe eines Gruppen- oder Benutzernamens in das Suchfeld beginnen, wird eine Liste der passenden Namen angezeigt, in der Sie den gewünschten Eintrag auswählen können.
Wenn Sie Explore Enterprise verwenden und die Zustellung von Dashboards an Endbenutzer planen möchten, müssen Sie die gewünschten Empfänger einzeln vorbereiten, indem Sie ihrem Benutzerprofil jeweils das Stichwort explore hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Dashboard-Zustellung an Endbenutzer.
Sie können keine Dashboard-Zustellung an Benutzer planen, die eingeschränkte Betrachter- und Bearbeiterberechtigungen haben.
- Klicken Sie abschließend auf Speichern.
Der konfigurierte Zeitplan wird auf der Seite Geplante Zustellung angezeigt.
Die Empfänger geplanter Zustellungen werden nach Sprache und Zeitzone gruppiert, wobei an jede Gruppe eine E-Mail gesendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Warum enthalten planmäßige Explore-Dashboard-E-Mails bestimmte Empfängeradressen? Wenn eine geplante Zustellung fehlschlägt, wird nur ihr Inhaber per E-Mail benachrichtigt.
Die Empfänger der E-Mail sehen nur die eigene E-Mail-Adresse im Feld „An“. Aus Sicherheitsgründen werden die Namen der anderen Empfänger nicht angezeigt.
Überprüfen und Ändern einer vorhandenen geplanten Zustellung
In der Dashboard-Bibliothek können Sie geplante Zustellungen überprüfen und ändern. Administratoren können alle geplanten Zustellungen sehen, Bearbeiter jedoch nur ihre eigenen geplanten Zustellungen.
So ändern Sie eine geplante Zustellung
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste von Explore auf das Symbol Dashboard (
). In der Spalte Zeitpläne wird die Anzahl der Zeitpläne angezeigt, in denen ein Dashboard enthalten ist.
- Machen Sie das Dashboard ausfindig, für das Sie den Zeitplan überprüfen möchten, und wählen Sie es aus, um es zu öffnen.
- Klicken Sie auf Planen.
- Klicken Sie auf der Seite Geplante Zustellungen auf das Bearbeitungssymbol für den Zeitplan, den Sie ändern möchten.
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an den Zustellungsdetails oder Empfängern vor. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Dashboard-Zustellung.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Löschen einer geplanten Zustellung
Auf der Seite Geplante Zustellung können Sie eine zuvor konfigurierte Zustellung löschen.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste von Explore auf das Symbol Dashboard ().
- Machen Sie das Dashboard ausfindig, für das Sie den Zeitplan löschen möchten, und klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
- Klicken Sie im Dashboard auf Teilen > Zustellung planen.
- Klicken Sie in der Liste Geplante Zustellungen auf das Papierkorbsymbol für die Zustellung, die gelöscht werden soll, und bestätigen Sie den Löschvorgang.
Die Zustellung wird gelöscht und die betreffenden Benutzer erhalten keine E-Mail-Nachrichten mehr.