Bei der Beitragsverifizierung handelt es sich um eine Einstellung, mit der Sie angeben können, ob ein Beitrag auf dem neuesten Stand ist, oder ob er überprüft und möglicherweise überarbeitet werden muss. Die Verifizierung von Beiträgen ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten.
In diesem Beitrag werden Strategien zur Beitragsverifizierung vorgestellt, die entsprechenden Funktionen für Agenten und Administratoren beschrieben und häufig gestellte Fragen zur Beitragsverifizierung beantwortet.
Funktionsweise der Beitragsverifizierung
Wenn Sie einen Beitrag erstellen, ist dieser zunächst weder verifiziert noch unverifiziert. Solche Beiträge sind in der Spalte Nicht verifiziert und Verifiziert um auf der Guide-Administrator-Seite Alle Beiträge mit einem Strich (-) gekennzeichnet. Wenn ein Beitrag weder verifiziert noch unverifiziert ist, lässt sich nicht feststellen, wann er zuletzt überprüft wurde oder ob er aktuell ist.
Für den Einstieg in die Beitragsverifizierung können Guide-Administratoren eine der folgenden Strategien wählen:
- Beiträge manuell auf nicht verifiziert setzen, um die Überprüfung und Verifizierung durch ihre jeweiligen Inhaber anzustoßen.
- Beiträge durch Konfigurieren der Regeln zur Beitragsverifizierung anhand vordefinierter Filter- und Intervallkriterien automatisch auf nicht verifiziert setzen.
Durchführen einer einmaligen Verifizierung mithilfe einer Massenaktion
Sie können die Beitragsverifizierung nutzen, um eine einmalige Überprüfung von Wissensdatenbankinhalten zu veranlassen. Wenn Sie zum Beispiel den Markennamen wechseln, können Sie auf diese Weise Ihre Beiträge überprüfen und überarbeiten, um sie auf den neuen Markennamen umzustellen.
Um eine einmalige Überprüfung durchzuführen, können Sie in der Beitragsliste die gewünschten Beiträge auswählen und sie im Menü „Massenaktionen“ auf „Nicht verifiziert“ setzen. Wenn Beiträge vorhanden sind, von denen Sie wissen, dass sie bereits aktuell sind, können Sie diese auf dieselbe Weise auf „Verifiziert“ setzen.
Durchführen einer fortlaufenden Verifizierung mithilfe von Regeln
Guide-Administratoren können Regeln für die Beitragsverifizierung erstellen, um Erinnerungen zu versenden, wenn Beiträge gemäß den geltenden Kriterien und Intervallen überprüft und verifiziert werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte immer korrekt und auf dem neuesten Stand sind. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, alle drei Monate Beiträge zu überprüfen, die ein bestimmtes Label aufweisen, in einer bestimmten Kategorie erscheinen oder seit längerer Zeit nicht mehr aktualisiert wurden. Sie können bis zu 20 Regeln zur Beitragsverifizierung erstellen.
Beitragsverifizierungsregeln werden in Guide-Administrator auf der Seite Beitragsverifizierung erstellt. Beim Hinzufügen einer neuen Regel wählen Sie folgende Einstellungen aus:
- Häufigkeit der Beitragsverifizierung (z. B. 2 Wochen, 6 Monate oder 1 Jahr).
- Filter, die Sie anwenden möchten, wenn Sie Beiträge zur Verifizierung auswählen (z. B. nur Beiträge in einer bestimmten Marke oder Hierarchie).
Wenn Sie eine Beitragsverifizierungsregel speichern, wird sie wöchentlich ausgeführt und setzt alle Beiträge, die den festgelegten Filterkriterien entsprechen und nicht in der festgelegten Häufigkeit überprüft wurden, auf nicht verifiziert. Wenn die Häufigkeit beispielsweise so eingestellt ist, dass die Beiträge alle sechs Monate verifiziert werden müssen, sucht die Regel nach Beiträgen, die den Filterkriterien entsprechen und innerhalb der letzten sechs Monate nicht verifiziert wurden.
Überblick über E-Mails zur Beitragsverifizierung
Montags und Mittwochs um 00:00 Uhr UTC sendet Zendesk E-Mail-Nachrichten an die Inhaber der Beiträge, die in der Liste „Verifizierung erforderlich“ aufgeführt sind. Wenn das System zu einem Beitragsinhaber keine gültige E-Mail-Adresse findet, erhält dieser keine E-Mail, auch wenn ihm nicht verifizierte Beiträge zugeordnet sind. Falls der Inhaber das Unternehmen verlassen hat, sollten Sie deshalb den Beitragsinhaber ändern und ihn durch einen gültigen Agenten ersetzen.
In dieser E-Mail sind alle Beiträge des Empfängers aufgeführt, die verifiziert werden müssen, damit er als Inhaber die Verifizierung vornehmen kann. Wenn Sie ein Help Center mit mehreren Marken unterhalten, enthält die E-Mail alle nicht verifizierten Beiträge des Empfängers für alle Marken Ihres Kontos.
Beitragsinhaber können auf einen Beitragslink klicken, um die Beitragseinstellungen aufzurufen, und dort den betreffenden Beitrag verifizieren. Nach der Verifizierung wird der Beitrag nicht mehr in der nächsten Erinnerungs-E-Mail erwähnt.
E-Mails zur Beitragsverifizierung werden so lange versendet, bis der Empfänger keine zu verifizierenden Beiträge mehr hat. Selbst wenn die Regel, auf deren Grundlage ein Beitrag auf nicht verifiziert gesetzt wurde, nicht mehr existiert, behält dieser seinen Status bei, und der Inhaber wird alle zwei Wochen an die Verifizierung erinnert, bis er den Beitrag verifiziert.
Verifizierung von Beiträgen für Agenten und Administratoren
Das Verfahren zur Verifizierung von Beiträgen ist für Guide-Administratoren und Agenten unterschiedlich. Als Guide-Administrator können Sie Beiträge einzeln oder in Gruppen von der Liste „Verifizierung erforderlich“ aus verifizieren.
Als Agent müssen Sie Beiträge, zu deren Veröffentlichung Sie berechtigt sind, von den Beitragseinstellungen aus verifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verifizieren von zu überprüfenden Beiträgen.Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Beitragsverifizierung
In den folgenden Antworten auf häufig gestellte Fragen erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Beitragsverifizierung in verschiedenen Anwendungsfällen.
Was geschieht, wenn der Inhaber eines nicht verifizierten Beitrags das Unternehmen verlässt?
Wenn der Beitragsinhaber das Unternehmen verlässt und seine E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist, verbleibt der Beitrag in der Liste „Verifizierung erforderlich“, es werden aber keine Erinnerungs-E-Mails mehr gesendet. Um dieses Problem zu beheben, können Sie den Beitragsinhaber ändern und ihn durch einen gültigen Agenten ersetzen.
Was geschieht mit nicht verifizierten Beiträgen, wenn die Regeln zur Beitragsverifizierung geändert oder gelöscht werden?
Wenn Regeln zur Beitragsverifizierung geändert oder gelöscht werden, bleiben alle bisher nicht verifizierten Beiträge unverifiziert, bis sie manuell verifiziert werden. Die Beitragsinhaber erhalten also weiterhin Erinnerungs-E-Mails, bis sie ihre Beiträge verifizieren, obwohl die betreffende Regel nicht mehr gilt.
Was geschieht, wenn ich die Filter für eine Beitragsverifizierungsregel aktualisiere?
Wenn Sie den Filter für eine Beitragsverifizierungsregel ändern, sodass die Regel für mehr oder für weniger Beiträge gilt, hat dies keine Auswirkungen auf derzeit nicht verifizierte Beiträge. Nicht verifizierte Beiträge bleiben unverifiziert, bis ihr Inhaber, ein Agent mit Veröffentlichungsberechtigung oder ein Guide-Administrator sie manuell verifiziert.
Bei der nächsten wöchentlichen Ausführung der Regel wird dann anhand des neuen Filters festgelegt, welche Beiträge verifiziert oder nicht verifiziert werden. Alle Beiträge, die die neuen Kriterien erfüllen, werden in dem in der Regel festgelegten Intervall daraufhin überprüft, ob sie verifiziert werden müssen, und gegebenenfalls in die Liste „Verifizierung erforderlich“ aufgenommen.
Muss ich eine Beitragsverifizierungsregel verwenden?
Beitragsverifizierungsregeln sind für eine Strategie zur Beitragsverifizierung nicht erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Durchführen einer einmaligen Verifizierung mithilfe einer Massenaktion weiter oben in diesem Beitrag.
Wie kann ich dafür sorgen, dass ich keine E-Mails zur Erinnerung an die Beitragsverifizierung mehr erhalte?
Wenn Sie E-Mail-Nachrichten zur Erinnerung an die Beitragsverifizierung erhalten, bedeutet dies, dass mindestens einer Ihrer Beiträge überprüft und verifiziert werden muss. Damit Sie diese E-Mail nicht mehr erhalten, müssen Sie auf den in ihr enthaltenen Beitragslink klicken und den Beitrag verifizieren. Falls Sie nicht mehr der Inhaber eines zu überprüfenden Beitrags sind, können Sie auch den Inhaber ändern und die E-Mails an den neuen Inhaber weiterleiten.
Wenn ein Beitrag übersetzt wurde, muss dann auch jede Übersetzung verifiziert werden?
Nein, es muss nur der Beitrag in der Standardsprache verifiziert werden. Wenn ein nicht verifizierter Beitrag mit der Standardsprache Englisch auch ins Deutsche und ins Französische übersetzt wurde, genügt es, die englische Version zu verifizieren.
Sie können einen Prozess einrichten, mit dem Sie die Übersetzungen der einzelnen Beiträge manuell nachverfolgen, sodass durch Verifizieren des ursprünglichen Beitrags sichergestellt ist, dass auch alle Übersetzungen aktuell sind. Dabei handelt es sich aber um einen manuellen Prozess, der nicht durch die Beitragsverifizierung gemanagt wird.