Verifizierte KI-Zusammenfassung ◀▼
Erstellen und konfigurieren Sie IT-Asset-Kategorien und angepasste Felder für die Verwaltung von Hardware- und Software-Assets. Verwenden Sie hierarchische Strukturen für eine effiziente Vererbung von Feldern. Verfolgen Sie Asset-Standorte und importieren Sie große Mengen von Asset-Daten aus einer CSV-Datei. Dieses Setup ermöglicht den Agenten, direkt in ihrem Arbeitsbereich mit Asset-Datensätzen zu interagieren, und kann so Ihre Asset-Verwaltung und Supportabläufe optimieren.
IT-Assets sind Dinge wie Hardware und Software, die IT-Teams im Lauf der Zeit beschaffen, zuweisen, aktualisieren und wieder entfernen müssen. Administratoren können Asset-Kategorien erstellen und konfigurieren und anschließend große Mengen vorhandener Asset-Daten in Zendesk importieren. Diese Daten können dann von den Agenten direkt in ihrem Arbeitsbereich genutzt werden.
Überblick über Assets und ihre Funktionsweise
Ein Asset ist ein physischer oder digitaler Gegenstand, den Sie beschaffen, zuweisen, warten und wieder entfernen müssen. Im Falle von IT-Teams handelt es sich bei Assets häufig um Hardware wie Laptops und Monitore oder um Softwarelizenzen.
Bei der Verwaltung von Assets muss ein Administrator zunächst die Asset-Kategorie als Objekt in Zendesk definieren. Die Definition der Asset-Kategorie umfasst Standardfelder und angepasste Felder, die die für die Speicherung des betreffenden Asset-Typs benötigten Daten beschreiben. Dies können einfache Text- und Dropdownfelder sein, aber auch Nachschlagebeziehungsfelder, in denen die Beziehungen der Asset-Kategorie zu anderen Objekten in Ihrem Zendesk-Konto definiert werden.
Damit Sie beim Einrichten vieler Asset-Kategorien nicht immer wieder dieselben Felder erstellen müssen, sorgt eine hierarchische Struktur dafür, dass untergeordnete Asset-Kategorien die Felder der übergeordneten Asset-Kategorien „erben“. In Zendesk gibt es beispielsweise die vordefinierte Asset-Kategorie „Hardware“ mit drei untergeordneten Asset-Kategorien: Mobile, Desktop und Laptop. Die Datensätze der untergeordneten Asset-Kategorien enthalten automatisch alle Felder der Kategorie „Hardware“.
Nachdem der Administrator eine Asset-Kategorie erstellt und mit Feldern konfiguriert hat, kann er mit dem Datenimportprogramm einen Massenimport der vorhandenen Asset-Daten durchführen. Anschließend sind die Agenten dann in der Lage, die Asset-Datensätze in Zendesk Support anzuzeigen und zu verwalten.
Erstellen von Asset-Kategorien
Administratoren können die Seite „Asset-Kategorien“ verwenden, um Asset-Kategorien zu erstellen und zu verwalten. Insgesamt können 50 Asset-Kategorien eingerichtet werden.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
IT-Assets und dann auf Assets > Typen. - Klicken Sie auf Typ erstellen.
- Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Asset-Kategorie ein.
- Wählen Sie gegebenenfalls die Übergeordnete Kategorie aus.
Asset-Kategorien können bis zu drei Ebenen tief verschachtelt werden. Sie können also keine übergeordnete Kategorie auswählen, wenn dadurch mehr als drei Ebenen entstehen würden.
Hinweis: Die neue Asset-Kategorie erbt automatisch die Felder der übergeordneten Kategorie und wird auf der Seite „Asset-Kategorien“ unter dieser eingeordnet. - Klicken Sie auf Erstellen.
Erstellen und Hinzufügen angepasster Felder zu Asset-Kategorien
Das Schema jeder Asset-Kategorie wird durch standardmäßige und angepasste Asset-Felder definiert. Diese Felder stellen die Eigenschaften der Asset-Kategorie dar, die Sie speichern möchten, und werden von den Agenten beim Erstellen und Verwalten von Assets genutzt.
Ein Asset-Datensatz besteht aus den globalen Asset-Feldern, den angepassten Feldern der Asset-Kategorie und den von übergeordneten Asset-Kategorien geerbten angepassten Feldern.
Überblick über die Standard-Asset-Felder
Zendesk stellt die folgenden vordefinierten Asset-Felder bereit. Sie sind in allen Assets enthalten und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
| Feldname | Feldtyp |
|---|---|
| Asset-Stichwort | Text |
| Asset-Kategorie | Nachschlagebeziehung |
| Location | Nachschlagebeziehung |
| Hersteller | Text |
| Modell | Text |
| Notizen | Mehrzeiliges Feld |
| Organisation | Nachschlagebeziehung |
| Kaufkosten | Dezimal |
| Kaufdatum | Datum |
| Seriennummer | Text |
| Status | Nachschlagebeziehung (Mögliche Werte: Verfügbar, Bei der Nutzung, Fehlt, Wartend, Eingestellt, In Reparatur) |
| Benutzer | Nachschlagebeziehung |
| Anbieter | Text |
| Garantieablauf | Datum |
Erstellen von angepassten Asset-Feldern
- Globale Asset-Felder: Diese Asset-Felder, zu denen auch alle Standard-Asset-Felder gehören, werden im Admin Center auf der Seite „Asset-Felder“ erstellt und verwaltet. Sie gelten für alle Asset-Kategorien.
- Angepasste Felder der Asset-Kategorie: Diese Asset-Felder werden in der Registerkarte „Felder“ einer Asset-Kategorie hinzugefügt. Sie gelten ausschließlich für die jeweilige Asset-Kategorie und können nicht für andere Asset-Kategorien verwendet werden.
Sie können bis zu 100 Asset-Felder verwalten (einschließlich Standardfelder und angepasste Felder).
Erstellen von globalen angepassten Asset-Feldern
Auf der Seite „Asset-Felder“ können Sie angepasste Asset-Felder erstellen, die für alle Asset-Kategorien gelten.
-
Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf IT-Assets und dann auf Assets > Felder.
Sie können Felder auch in der Registerkarte „Felder“ einer Asset-Kategorie erstellen und hinzufügen. Auf diese Weise erstellte Felder sind ebenfalls für alle Asset-Kategorien verfügbar.
- Klicken Sie auf Feld erstellen.
- Wählen Sie den Feldtyp aus und geben Sie einen eindeutigen Anzeigenamen ein.
- Vergewissern Sie sich, dass der Feldschlüssel dem gewünschten Wert entspricht.
Der Feldschlüssel dient zum Referenzieren des Felds in der API. Wenn Sie einen Namen für das Feld eingeben, wird dieser automatisch als Feldschlüssel übernommen. Wenn Sie einen anderen Feldschlüssel festlegen möchten, können Sie den vorgegebenen Wert ändern.
Hinweis: Der Feldschlüssel eines angepassten Objektfelds kann nachträglich nicht mehr geändert werden. - Legen Sie die anderen Eigenschaften für das Feld fest.
Die verfügbaren Optionen hängen vom jeweiligen Feldtyp ab.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinzufügen angepasster Felder zu einer Asset-Kategorie
In der Registerkarte „Felder“ einer Asset-Kategorie können Sie angepasste Asset-Felder erstellen, die nur für die jeweilige Asset-Kategorie gelten. Dies sind die einzigen Felder, die in der Registerkarte „Felder“ der Asset-Kategorie angezeigt werden. Tatsächlich enthalten die Datensätze dieser Asset-Kategorie aber auch alle globalen und geerbten Asset-Felder.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf IT-Assets und dann auf Assets > Typen.
- Klicken Sie auf den Namen der Asset-Kategorie, der Sie Felder hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Felder und dann auf Feld hinzufügen.
- Wählen Sie den Feldtyp aus und geben Sie einen eindeutigen Anzeigenamen ein.
- Vergewissern Sie sich, dass der Feldschlüssel dem gewünschten Wert entspricht.
Der Feldschlüssel dient zum Referenzieren des Felds in der API. Wenn Sie einen Namen für das Feld eingeben, wird dieser automatisch als Feldschlüssel übernommen. Wenn Sie einen anderen Feldschlüssel festlegen möchten, können Sie den vorgegebenen Wert ändern.
Hinweis: Der Feldschlüssel des Asset-Felds kann nachträglich nicht mehr geändert werden. - Legen Sie die anderen Eigenschaften für das Feld fest.
Die verfügbaren Optionen hängen vom jeweiligen Feldtyp ab.
- Klicken Sie auf Speichern.
Erstellen und Verwenden von Asset-Standorten
Es ist wichtig, den Standort physischer Assets zu verfolgen. Standorte werden als Asset-Nachschlagebeziehungsfelder referenziert, mit deren Hilfe Sie den Standort eines Assets im Asset-Datensatz anzeigen und verwalten können.
Sie können bis zu 10.000 Standorte erstellen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf IT-Assets und dann auf Assets > Standorte.
- Klicken Sie auf Standort erstellen.
- Geben Sie einen eindeutigen Standortnamen ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Massenimport von Asset-Daten
Statt Ihre Assets Stück für Stück hinzuzufügen, können Sie nach dem Erstellen der Asset-Kategorien und Hinzufügen der Felder Ihre Asset-Daten auch in einem Arbeitsgang importieren. Zu diesem Zweck müssen Sie Ihre Daten in Form einer CSV-Datei mit durch Kommas getrennten Werten hochladen. Assets können nur von einem Administrator importiert werden.
- Erstellen Sie eine CSV-Datei mit der erforderlichen Formatierung.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Objekte und Regeln und dann auf Tools > Datenimportprogramm. - Klicken Sie auf Importieren.
- Klicken Sie unter Ziel auf Assets.
- Unter Art von Import haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Nur Datensätze erstellen: Es werden nur neue Asset-Datensätze erstellt. Alle Daten in der CSV-Datei, die sich auf vorhandene Datensätze beziehen, werden ignoriert.
- Nur Datensätze aktualisieren: Daten für die in der CSV-Datei enthaltenen angepassten Asset-Datensätze werden ersetzt. Alle Daten, die sich auf neue Datensätze beziehen, werden ignoriert.
- Datensätze erstellen und aktualisieren: Es werden neue angepasste Asset-Datensätze erstellt und Daten für die in Ihrer CSV-Datei aufgeführten Asset-Datensätze aktualisiert.
- Ziehen Sie die Datei in den Bereich Datei hochladen oder klicken Sie auf Zum Hochladen hier klicken und wählen Sie die gewünschte CSV-Datei im Dateibrowser aus.
Wenn Sie die Auswahl einer Datei aufheben möchten, klicken Sie neben dem Namen der Datei auf das Symbol „Löschen“ (
). - Klicken Sie auf Weiter.
- Überprüfen Sie die Liste der Feldzuordnungen.
- Wenn die Felder richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf Weiter.
- Wenn die Felder nicht richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf Zurück. Bearbeiten Sie die CSV-Datei so, dass sie den Formatanforderungen entspricht, und laden Sie sie dann noch einmal hoch.
- Überprüfen Sie im Bestätigungsdialogfeld die Importdetails und klicken Sie dann auf Import starten.
Nachdem der Import gestartet wurde, können die importierten Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sie können den Status eines Importvorgangs im Importverlauf überprüfen.
Formatieren Ihrer CSV-Datei
- Die Datei muss eine korrekt formatierte CSV-Datei sein und mit UTF-8-Codierung gespeichert werden.
- Die erste Zeile der CSV-Datei ist die Kopfzeile.
- Die Kopfzeile muss die folgenden Spalten enthalten: name, asset type und status. (Optional) Wenn Sie die Datensätze künftig in einer Massenaktion aktualisieren möchten, müssen Sie außerdem eine Spalte external_id einfügen. Alle übrigen Feldnamen in der Kopfzeile müssen exakt mit den Feldschlüsseln in Ihren Asset-Kategorien übereinstimmen.
- Jede Zeile muss gültige Werte für alle erforderlichen Felder der Asset-Kategorie enthalten. Andernfalls kann der Asset-Datensatz nicht erstellt werden.Hinweis: Bei den Werten für die Asset-Kategorie sowie für den Status und den Standort des Assets wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Abweichungen zwischen der Schreibweise in Ihrer CSV-Datei und den Kategorie-, Status- und Standortnamen in Zendesk können dazu führen, dass das Erstellen oder Aktualisieren von Asset-Datensätzen fehlschlägt.
Wenn ein Standortwert etwa aufgrund von Abweichungen in der Schreibweise nicht erkannt wird, wird ein neuer Standort mit dem in der CSV-Datei angegebenen Namen erstellt.
- Die CSV-Importdatei darf eine Größe von 1 GB oder 10.000 Datenzeilen nicht überschreiten. Außerdem darf jede Zeile nicht mehr als 32 KB umfassen.
- Die CSV-Importdatei kann maximal 100 Spalten enthalten.
- Fügen Sie denselben Datensatz nicht mehrmals in eine CSV-Datei ein. Andernfalls kann der Import fehlschlagen.
- Die Asset-Datensätze können in einer anderen Reihenfolge erstellt oder aktualisiert werden als der, in der sie in der CSV-Datei enthalten sind.
- Um Werte für Dropdownfelder zu importieren, verwenden Sie den Feldschlüssel (field_key) des angepassten Dropdownfelds als Spaltenüberschrift und geben Sie das Stichwort der Optionen an, nicht den benutzerfreundlichen Wert.
- Um Werte für Nachschlagebeziehungsfelder zu importieren, verwenden Sie den Feldschlüssel (field_key) des angepassten Nachschlagebeziehungsfelds als Spaltenüberschrift und geben Sie entweder die ID des Datensatzes oder die externe ID ein. Wenn Sie die ID des Datensatzes verwenden, geben Sie den Wert an. Wenn Sie die externe ID verwenden, formatieren Sie sie wie folgt: external_id:Wert, wobei Wert durch die externe ID des verknüpften Datensatzes ersetzt wird.Hinweis: Wenn Sie ein Asset beim Importieren einem anderen Benutzer zuweisen möchten, können Sie anstelle der id oder external id des Benutzer dessen E-Mail-Adresse (email) angeben.
- Wenn Sie keine Daten für ein Feld importieren möchten, geben Sie sie auch nicht in der Kopfzeile an.
- Fügen Sie in Notizen oder mehrzeiligen angepassten Feldern Zeilenumbrüche hinzu (Alt+Eingabetaste unter Windows bzw. Ctrl+Wahltaste+Eingabetaste unter MacOS).