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Durch Verbinden des Aktionsgenerators mit externen Systemen wie Microsoft Excel können Administratoren Zendesk in automatisierten Workflows mit externen Systemen integrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und für ein plattformübergreifend einheitliches Erlebnis zu sorgen.
Hinweis: Die mit externen Systemen verknüpften Schritte in Aktionsflows werden als externe Aktionen bezeichnet.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
  • Verbinden von Microsoft Excel mit dem Aktionsgenerator
  • Verwenden von Microsoft Excel-Aktionen in Aktionsflows
  • Rezept: Verwenden eines Aktionsflows, um in Excel ein zentrales Vorfallsprotokoll zu führen

Verbinden von Microsoft Excel mit dem Aktionsgenerator

Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflows einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

Beachten Sie beim Verbinden mit externen Systemen für die Verwendung in Aktionsflows die folgenden Best Practices:
  • Alle von einem Aktionsflow ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.
  • Alle Integrationen fordern den Zugang zu erforderlichen Zugriffsarten an. Sie sollten die Zugriffsarten jedoch unbedingt überprüfen und validieren, bevor Sie die Verbindung zum externen System autorisieren.
  • Bei der Verwaltung von Anmeldedaten für Tools wie OpenAI, die auf API-Schlüsseln basieren, sollten die Schlüssel nach Möglichkeit in einem sicheren Tresor oder Credential Manager gespeichert werden.
So verbinden Sie Microsoft Excel mit dem Aktionsgenerator
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Apps und Integrationen und dann auf Aktionen > Aktionsflows.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Aktionsflow.
  3. Öffnen Sie die Schritt-Seitenleiste.
  4. Klicken Sie unter Externe Aktionen auf Microsoft Excel.
  5. Klicken Sie auf Verbinden.
  6. Verwenden Sie Microsoft zur Authentifizierung des Kontos.

    Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise den Zugriff auf Geräte oder Apps autorisieren.

    Hinweis:
    • Alle von einem Aktionsflow ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.
    • Für eine erfolgreiche Verbindung müssen Sie den Connector zunächst von einem Microsoft-Tenant-Administrator hinzufügen lassen.

Nach dem Verbindungsaufbau sehen Sie eine entsprechende Anzeige sowie Details zur verbundenen Instanz und den für Microsoft Excel verfügbaren Aktionen.

Verwenden von Microsoft Excel-Aktionen in Aktionsflows

Mit Microsoft Excel-Aktionsschritten können Excel-Arbeitsmappen und -Arbeitsblätter erstellt und aktualisiert sowie in ihnen enthaltene Daten ausgelesen werden.

Folgende Excel-Aktionen sind verfügbar:
  • Arbeitsmappe erstellen
  • Arbeitsblatt erstellen
  • Zeile dem Blatt hinzufügen
  • Zeilendaten abrufen
  • Zeile aktualisieren

Erstellen einer neuen Excel-Arbeitsmappe

Mit der Aktion Arbeitsmappe erstellen können Sie eine neue Arbeitsmappe mit dem angegebenen Namen erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben workbook_name
Ausgabe created_date_time, http_status_code, last_modified_date_time, web_url, workbook_id, workbook_name

Erstellen eines Arbeitsblatts in einer Excel-Arbeitsmappe

Mit der Aktion Arbeitsblatt erstellen können Sie ein neues Arbeitsblatt in einer vorhandenen Arbeitsmappe erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben workbook_id, worksheet_name
Ausgabe http_status_code, id, name, position, visibility

Hinzufügen einer Zeile zu einem Excel-Arbeitsblatt

Mit der Aktion Zeile dem Blatt hinzufügen können Sie eine neue Zeile an ein vorhandenes Arbeitsblatt anfügen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben workbook_id, sheet_name, values
Ausgabe address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Abrufen von Daten aus einer Zeile in einem Excel-Arbeitsblatt

Mit der Aktion Zeilendaten abrufen können Sie anhand eines Zeilenindex Werte in einer bestimmten Zeile abrufen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben spreadsheet_id, row_index
Ausgabe row_data

Aktualisieren einer Zeile in einem Excel-Arbeitsblatt

Mit der Aktion Zeile aktualisieren können Sie anhand eines Zeilenindex Werte in einer bestimmten Zeile aktualisieren.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben spreadsheet_id, header_row
Ausgabe address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Rezept: Verwenden eines Aktionsflows, um in Excel ein zentrales Vorfallsprotokoll zu führen

Durch den Aktionsflow im folgenden Beispiel werden Daten zu einem zentralen Vorfallsprotokoll in Microsoft Excel hinzugefügt. Jedes Mal, wenn ein Zendesk-Ticket als Vorfall klassifiziert wird, fügt der Aktionsflow automatisch eine neue Zeile mit den vollständigen Vorfallsdetails zur Tabelle hinzu. Auf diese Weise kann das Team die Verfolgung von Trends, die Analyse ihrer Auswirkungen und die Berichte zum Vorfallsvolumen automatisieren.

Ein solcher Aktionsflow besteht beispielsweise aus den folgenden Schritten:
  1. Fügen Sie einen Aktionsflow-Auslöser mit den folgenden Details hinzu:
    1. Klicken Sie auf Auslöser hinzufügen.
    2. Klicken Sie in der Schritt-Seitenleiste unter Zendesk auf Tickets.
    3. Klicken Sie auf Eigenschaften und dann auf Tickettyp geändert.
    4. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen
    5. Klicken Sie unter Variable auf Tickettyp geändert und dann auf Typ.
    6. Setzen Sie den Operator auf Ist.
    7. Geben Sie unter Wert den Wert Vorfall ein.
  2. Fügen Sie einen Schritt zum Nachschlagen der Ticketdetails hinzu:
    1. Klicken Sie im Aktionsgenerator unter dem Aktionsflow-Auslöser auf das Symbol Schritt hinzufügen ().
    2. Klicken Sie in der Schritt-Seitenleiste unter Zendesk-Aktionen auf Ticket nachschlagen.
    3. Klicken Sie unter Ticket-ID auf das Feld und dann auf Stattdessen eine Variable auswählen.
    4. Wählen Sie im Variablenmenü Tickettyp geändert als den Schritt aus, der die gewünschte Variable ausgibt, und klicken Sie dann auf Ticket-ID.
  3. Fügen Sie einen Schritt zum Nachschlagen der Benutzerdetails des Ticketanfragenden hinzu:
    1. Klicken Sie im Aktionsgenerator auf das Symbol Schritt hinzufügen ().
    2. Klicken Sie in der Schritt-Seitenleiste unter Zendesk-Aktionen auf Benutzer nachschlagen.
    3. Klicken Sie unter Benutzer-ID-Typ auf Zendesk Benutzer-ID.
    4. Klicken Sie unter Benutzer-ID auf Variable hinzufügen.
    5. Wählen Sie im Variablenmenü Ticket nachschlagen als den Schritt aus, der die gewünschte Variable ausgibt, und klicken Sie dann auf Anfragender-ID.
  4. Fügen Sie einen Schritt zum Nachschlagen der Details zur Organisation des Ticketanfragenden hinzu:
    1. Klicken Sie im Aktionsgenerator auf das Symbol Schritt hinzufügen ().
    2. Klicken Sie in der Schritt-Seitenleiste unter Zendesk-Aktionen auf Organisation nachschlagen.
    3. Klicken Sie unter Organisations-ID-Typ auf Zendesk-Organisations-ID.
    4. Klicken Sie unter Organisations-ID auf Variable hinzufügen.
    5. Wählen Sie im Variablenmenü Benutzer nachschlagen als den Schritt aus, der die gewünschte Variable ausgibt, und klicken Sie dann auf Organisations-ID.
  5. Fügen Sie einen Schritt hinzu, durch den eine Zeile mit den Informationen, die Sie für das Ticket, den Benutzer und die Organisation erfasst haben, zu einer Excel-Tabelle hinzugefügt wird:
    1. Klicken Sie im Aktionsgenerator auf das Symbol Schritt hinzufügen ().
    2. Klicken Sie in der Schritt-Seitenleiste unter Externe Aktionen auf Microsoft Excel und dann auf Zeile dem Blatt hinzufügen.
    3. Wählen Sie die Arbeitsmappen-ID der Excel-Tabelle und den Blattnamen aus.
    4. Verwenden Sie unter Zeilenwerte die Variablen aus den vorangegangenen Schritten, um die gewünschten Details zum Ticket, zum Benutzer und zur Organisation, die mit dem Vorfall verknüpft sind, hinzuzufügen. Geben Sie die Daten in der Reihenfolge ein, in der die Spalten in der Tabelle erscheinen, und verwenden Sie ein Komma als Spaltentrennzeichen.

      Dies können beispielsweise die ID, der Betreff und das Erstellungsdatum des Tickets, der Name des Ticketanfragenden oder der Name der Organisation sein.

  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Klicken Sie auf Testen, um den Aktionsflow zu testen.
  8. Klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Aktivieren, um den Aktionsflow in Betrieb zu nehmen, damit Vorfalltickets automatisch in der Excel-Tabelle protokolliert werden.
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