Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

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Resumen: ◀▼

Los flujos de acciones se pueden conectar a Formularios de Google para automatizar los flujos de trabajo relacionados con la búsqueda de formularios y la búsqueda de respuestas. Utilice una cuenta de servicio exclusiva para las conexiones y autorice los ámbitos necesarios. Las acciones disponibles incluyen buscar formularios por ID o nombre y buscar respuestas de encuestas con filtros. Esta integración ayuda a optimizar la colaboración y la recuperación de datos de Formularios de Google dentro de sus procesos de soporte.

Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Formularios de Google, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.
Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acciones se denominan colectivamente acciones externas.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
  • Conectar Formularios de Google con el generador de acciones
  • Uso de acciones de Formularios de Google en los flujos de acciones

Conectar Formularios de Google con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acciones:
  • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
  • Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
  • Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.
Para conectar el generador de acciones con Formularios de Google
  1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acciones.
  2. Cree o edite un flujo de acciones.
  3. Abra la barra lateral de pasos.
  4. En Acciones externas, haga clic en Formularios de Google.
  5. Haga clic en Conectar.
  6. Siga las instrucciones de Formularios de Google para autenticarse y completar la conexión.

    Durante el proceso de conexión, deben autorizarse los siguientes ámbitos: forms.body.readonly, forms.responses.readonly y drive.

    Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, se le indica que ya está conectado, a qué instancia está conectado y qué acciones hay disponibles para Formularios de Google.

Uso de acciones de Formularios de Google en los flujos de acciones

Los pasos de acción de Formularios de Google se pueden usar para buscar formularios y buscar respuestas de encuestas.

Están disponibles las siguientes acciones de Formularios de Google:
  • Buscar formulario
  • Buscar respuestas

Buscar formulario

Utilice la acción Buscar formulario para buscar los formularios.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Form ID o Form name (se requiere al menos una)
Salida Detalles del formulario

Buscar respuestas

Utilice la acción Buscar respuestas para buscar las respuestas en la encuesta.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Form ID

Opcional: Response since, Response count, Page token
Salida Detalles de la respuesta como una matriz de objetos. Puede usar el nodo “Código personalizado” para analizar y extraer información de la respuesta.
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