Uso de acciones de Microsoft SharePoint en los flujos de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

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Puede conectar flujos de acciones a Microsoft SharePoint para automatizar tareas como crear, actualizar y buscar elementos de lista, sitios y páginas. Utilice una cuenta de servicio exclusiva para las conexiones y administre los permisos con cuidado. Las acciones disponibles incluyen administrar elementos de lista, obtener información del sitio y crear o publicar páginas. Todo eso ayuda a integrar los datos y flujos de trabajo de SharePoint en los procesos de soporte.

Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Microsoft SharePoint, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.

Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acciones se denominan colectivamente acciones externas.

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Conectar SharePoint con el generador de acciones
• Usar las acciones de SharePoint en los flujos de acciones

Conectar SharePoint con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acciones:

• Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
• Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
• Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.

Para conectar el generador de acciones con SharePoint

1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acciones.
2. Cree o edite un flujo de acciones.
3. Abra la barra lateral de pasos.
4. En Acciones externas, haga clic en Microsoft SharePoint.
5. Haga clic en Conectar.
6. Siga las instrucciones de SharePoint para autenticarse y completar la conexión.

   La conexión de Microsoft SharePoint utiliza OAuth 2.0 con el tipo de concesión de código de autorización. Una vez que autorice la conexión, se le redirigirá a Microsoft para otorgar permisos a su cuenta de Zendesk. La conexión usa la API de Microsoft Graph (graph.microsoft.com) para interactuar con SharePoint.

   Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para SharePoint.

Usar las acciones de SharePoint en los flujos de acciones

Los pasos de acción de SharePoint se pueden usar para administrar elementos de lista, sitios y páginas.

Están disponibles las siguientes acciones de SharePoint:

• Crear elemento de lista
• Actualizar elemento de lista
• Actualizar columna de elemento de lista
• Buscar elemento de lista
• Buscar sitio
• Crear página
• Buscar página
• Publicar página

Crear un elemento de lista

Use la acción Crear elemento de lista para crear un nuevo elemento en una lista de SharePoint. Después de seleccionar un sitio y una lista, puede proporcionar valores para cualquiera de las columnas disponibles en esa lista.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site, List Opcional: columnas dinámicas basadas en la lista seleccionada
Salida	Detalles de elemento de lista, lo que incluye: ID, URL de web, marca de tiempo de creación y valores de campo

Actualizar un elemento de lista

Use la acción Actualizar elemento de lista para actualizar un elemento existente en una lista de SharePoint. Solo se actualizarán las columnas con valores proporcionados.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site, List, Item ID Opcional: columnas dinámicas basadas en la lista seleccionada
Salida	Detalles de elemento de lista, lo que incluye: ID, URL de web, marca de tiempo de última modificación y valores de campo

Actualizar una columna de elemento de lista

Use la acción Actualizar columna de elemento de lista para proporcionar el valor que se debe actualizar para una columna específica en un elemento de lista.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site, List, Item ID, Column, Value
Salida	Detalles de elemento de lista, lo que incluye: ID, URL de web, marca de tiempo de última modificación y valores de campo

Buscar un elemento de lista

Use la acción Buscar elemento de lista para obtener los elementos de lista de SharePoint que coincidan con un valor de columna.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site, List, Column, Value
Salida	Detalles de elemento de lista, lo que incluye: ID, marca de tiempo de creación, marca de tiempo de última modificación, URL de web y valores de campo

Buscar información del sitio

Use la acción Buscar sitio para obtener información sobre un sitio de SharePoint por ID o nombre.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Opcional: Site, Site name (se requiere al menos una)
Salida	Información del sitio, lo que incluye: ID, nombre mostrado, nombre, URL de web, descripción y marca de tiempo de creación

Crear una página

Use la acción Crear página para crear una página nueva en un sitio de SharePoint.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site ID, Page name, Page title Nota: Page name es el nombre del archivo para la página nueva (p. ej., my-page). La extensión .aspx se agrega automáticamente si no se proporciona.
Salida	Detalles de la página, lo que incluye: ID, nombre, URL de web y marca de tiempo de creación

Buscar una página

Use la acción Buscar página para obtener información sobre una página específica en un sitio de SharePoint.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site ID, Page ID
Salida	Detalles de la página, lo que incluye: ID, nombre, título, URL de web, diseño de página, estado de publicación y marca de tiempo de creación

Publicar una página

Use la acción Publicar página para publicar una página en un sitio de SharePoint.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Site ID, Page ID
Salida	Detalles de la página publicada, lo que incluye: ID, nombre, título, URL de web, estado de publicación y marca de tiempo de publicación