Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

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Airtable se puede conectar a flujos de acciones para automatizar tareas como crear, actualizar, borrar y buscar registros. Use un token de acceso personal para la autenticación y una cuenta de servicio exclusiva para mayor seguridad. Entre las acciones disponibles cabe mencionar las operaciones por lotes, la adición de comentarios y la recuperación de esquemas de tablas. Todo esto ayuda a integrar la gestión de datos de Airtable directamente en sus flujos de trabajo para mejorar la colaboración y el manejo de los datos.

Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Airtable, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.
Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acciones se denominan colectivamente acciones externas.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
  • Conectar Airtable con el generador de acciones
  • Usar acciones de Airtable en flujos de acciones

Conectar Airtable con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acciones:
  • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
  • Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
  • Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.

Para crear un token de acceso personal

La conexión con Airtable requiere un token de acceso personal (PAT) que se usa para la autenticación. Consulte la documentación de Airtable para conocer los detalles.
  1. Cree un token de acceso personal en https://airtable.com/create/tokens.
  2. Otorgue al token acceso a las bases específicas que desea usar.
  3. Asegúrese de que el token tome en cuenta los siguientes ámbitos: data.records:read, data.records:write, data.recordComments:read, data.recordComments:write,schema.bases:read
  4. Guarde el token o mantenga abierta la ventana para poder copiarlo y pegarlo en Zendesk.

    Lo necesitará al conectar Airtable con el generador de acciones.

Para conectar el generador de acciones con Airtable
  1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acciones.
  2. Cree o edite un flujo de acciones.
  3. Abra la barra lateral de pasos.
  4. En Acciones externas, haga clic en Airtable.
  5. Haga clic en Conectar.
  6. Siga las indicaciones de Airtable para ingresar su token de acceso de Airtable y completar la conexión.
    Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para Airtable.

Usar acciones de Airtable en flujos de acciones

Están disponibles las siguientes acciones de Airtable:
  • Crear registro
  • Actualizar registro
  • Borrar registro
  • Buscar registro
  • Buscar registros
  • Buscar comentarios
  • Crear registros por lotes
  • Borrar registros por lotes
  • Agregar comentario al registro
  • Buscar esquema de tabla

Crear un registro

Utilice la acción Crear registro para crear un nuevo registro en la tabla de Airtable.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record fields (o campos dinámicos en función de cada tabla)

La ID de base comienza con "app" (p. ej., appAbCd1234EfGhIj) y se encuentra en el URL de Airtable.

El nombre de tabla puede ser el nombre de la tabla (p. ej., "Contactos") o la ID de la tabla (que comienza con "tbl").

Después de seleccionar una base y una tabla, la acción cargará dinámicamente los campos específicos para esa tabla. Los campos de registros deberán formatearse así: "FieldName: Value, Field2: Value2" para las matrices que usan punto y coma (Tags: tag1; tag2).
Salida Detalles del registro, como estado ok, baseId, tableName y el objeto registro (con ID, createdTime y campos).

Actualizar un registro

Utilice la acción Actualizar registro para modificar un registro existente en una tabla de Airtable.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record ID, Record fields (o campos dinámicos en función de cada tabla)

La ID de registro comienza con "rec" (p. ej., recAbCd1234EfGhIj).

Después de seleccionar una base y una tabla, la acción cargará dinámicamente los campos específicos para esa tabla. Proporcione valores solo para los campos que desea actualizar. Los valores existentes para los campos que no especifique permanecerán intactos.
Salida Detalles del registro, como estado ok, baseId, tableName y el objeto registro (con ID y campos actualizados).

Borrar un registro

Utilice la acción Borrar registro para borrar de forma permanente un registro específico de una tabla de Airtable.
Importante: Esta acción borra el registro de forma permanente y no se puede deshacer. Debe usarse con cuidado.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record ID
Salida Detalles de la eliminación, como estado ok, baseId, tableName, confirmación de borrado e ID del registro.

Buscar un registro

Utilice la acción Buscar registro para recuperar un registro por su ID de una tabla de Airtable. Utilice esta acción para obtener información detallada sobre un registro en particular junto con todos los valores de su campo. El esquema de salida refleja dinámicamente la estructura del campo real de la tabla.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record ID
Salida Detalles del registro, como estado ok, baseId, tableId, tableName y el objeto registro (con ID, createdTime y campos con sus valores).

Buscar registros

Utilice la acción Buscar registros para buscar registros en una tabla usando filtros y la función para ordenar y paginar.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base, Table

Opcional: Filter by formula, View, Sort field, Sort direction, Max records, Page size, Offset, Return fields by field ID

La función para filtrar por fórmula se vale de la sintaxis de fórmula de Airtable (p. ej., "{Name} = 'John'"). La vista restringe los resultados a una vista determinada. Las opciones de dirección para ordenar son ascendente y descendente. El número máximo de páginas permitidas es 100. Utilice el valor de desplazamiento (offset) de la respuesta para obtener la siguiente página de resultados. “Return fields by field ID” (Devolver los campos por ID de campo) determina si usar los nombres de campo o las ID de campo en la salida.
Salida Una matriz de registros con estado ok, baseId, tableId, tableName y registros (cada uno con ID, createdTime y campos), además de paginación por desplazamiento (offset).

Buscar comentarios

Utilice la acción Buscar comentarios para obtener todos los comentarios de un registro de Airtable.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record ID

Opcional: Page size, Offset

El tamaño de página controla cuántos comentarios devolver por solicitud (1-100, predeterminado: 100). Utilice el valor de desplazamiento (offset) de la respuesta para obtener la siguiente página de comentarios. Una cadena de desplazamiento vacía indica que no hay más páginas disponibles.
Salida Una matriz de comentarios con estado ok, baseId, tableName, recordId y comentarios (cada uno con ID, texto, createdTime, lastUpdatedTime y detalles del autor), además de paginación por desplazamiento (offset).

Crear registros por lotes

Utilice la acción Crear registros por lotes para crear varios registros a la vez en una tabla de Airtable.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Records

Para formatear varios registros, siga esta pauta: "FieldName: Value, Field2: Value2" y separe cada registro por medio de "---" (tres guiones). Ejemplo: "Name: John Doe, Status: Active\n---\nName: Jane Smith, Status: Done". Esto resulta muy útil a la hora de importar datos de forma masiva.
Salida Una matriz de registros con estado ok, baseId, tableName y una matriz de registros creados (cada uno con ID y createdTime).

Borrar registros por lotes

Utilice la acción Borrar registros por lotes para borrar varios registros a la vez en una tabla de Airtable. Esta acción resulta útil en las operaciones de limpieza masiva.
Importante: Esta acción borra todos los registros especificados de forma permanente y no se puede deshacer. Debe usarse con cuidado.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: Base ID, Table name, Record IDs

Se pueden proporcionar las ID de registro separándolas mediante una coma o colocándolas en líneas distintas (p. ej., "recAbCd123, recEfGh456, recIjKl789").
Salida Una matriz de registros con estado ok, baseId, tableName y una matriz de registros (cada uno con ID y confirmación de borrado).

Agregar un comentario a un registro

Utilice la acción Agregar comentario a registro para publicar un comentario en un registro de Airtable. Todos los colaboradores con acceso al registro pueden ver los comentarios. Esta acción sirve para agregar notas, actualizaciones o contexto a los registros de sus flujos de trabajo de Zendesk.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada

Requerido: Base ID, Table name or ID, Record ID, Comment text
Salida Detalles del comentario, como estado ok, baseId, tableIdOrName, recordId y objeto comentario (con ID, texto, createdTime y detalles del autor, lo que incluye ID, correo electrónico y nombre).

Buscar un esquema de tabla

Utilice la acción Buscar esquema de tabla para obtener las definiciones de esquema y campos para una tabla de Airtable. Sirve para conocer la estructura de una tabla, lo que incluye los campos disponibles y sus tipos. Esto resulta particularmente útil cuando se crean flujos de trabajo dinámicos que hay que adaptar a las distintas estructuras de tabla. La tableId de esta respuesta se puede usar para obtener referencias de tablas más fiables en otras acciones.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada

Requerido: Base ID, Table ID or name
Salida Esquemas de tabla como estado ok, baseId, tableId, tableName y objeto tabla (con ID, nombre, primaryFieldId, descripción, matrices de campos con ID/nombre/tipo/descripción y matriz de vistas con ID/nombre/tipo).
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