Uso de acciones de Microsoft Planner en los flujos de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

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Microsoft Planner se puede conectar con los flujos de acciones para automatizar la gestión de tareas dentro de los flujos de trabajo de soporte. Esta integración permite crear, buscar y actualizar las tareas y los planes de Planner directamente desde los flujos de acciones, lo que mejora la colaboración y el seguimiento de las tareas. Use una cuenta de servicio exclusiva para garantizar la seguridad de las conexiones y administrar los detalles de las tareas como fechas de vencimiento, agentes asignados, prioridad y estado para mantener a su equipo bien organizado.

Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Microsoft Planner, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.

Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acciones se denominan colectivamente acciones externas.

Los temas tratados en el artículo son estos:

• Conectar Microsoft Planner con el generador de acciones
• Uso de acciones de Microsoft Planner en los flujos de acciones

Conectar Microsoft Planner con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acciones:

• Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, conviene usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
• Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
• Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves de API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.

Para conectar el generador de acciones con Microsoft Planner

1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acciones.
2. Cree o edite un flujo de acciones.
3. Abra la barra lateral de pasos.
4. En Acciones externas, haga clic en Microsoft Planner.
5. Haga clic en Conectar.
6. Siga las instrucciones de Microsoft Planner para autenticarse y completar la conexión.

   El usuario autenticado deberá tener los permisos apropiados en Microsoft Planner para crear, ver y modificar tareas y planes. La conexión con Microsoft Planner usa la autenticación con OAuth 2.0 a través de la API de Microsoft Graph para acceder de manera segura a los planes y las tareas de su organización de Microsoft 365.

   Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, conviene usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para Microsoft Planner.

Usar las acciones de Microsoft Planner en los flujos de acciones

Están disponibles las siguientes acciones de Microsoft Planner:

• Crear tarea
• Buscar plan
• Buscar tarea
• Buscar tareas
• Actualizar tarea

Crear una tarea

Utilice la acción Crear tarea para crear una tarea nueva en un plan de Microsoft Planner.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Group, Plan, Title Las variables Grupo y Plan son menús desplegables en los que se pueden hacer búsquedas para cargar los grupos de Microsoft 365 y los planes asociados. Opcional: Bucket, Start date, Due date, Assignees, Priority, Status La Fecha de inicio y la Fecha de vencimiento deben tener el formato AAAA-MM-DD. Agentes asignados es un menú desplegable de selección múltiple que contiene los miembros de un plan. Las opciones de prioridad son Urgente, Importante, Media, Baja. Las opciones de estado son Sin iniciar, En curso y Completado.
Salida	Los detalles de una tarea como ID, ID del plan, ID del bucket, título, fecha de inicio, fecha de vencimiento, porcentaje de finalización, prioridad, asignaciones y categorías.

Buscar un plan

Utilice la acción Buscar plan para obtener los detalles de un plan específico de Microsoft Planner.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Group, Plan Grupo es un menú desplegable que admite búsquedas que carga los grupos de Microsoft 365. Plan es un menú desplegable dependiente que carga los planes que pertenecen al grupo seleccionado.
Salida	Los detalles del plan como ID y descripciones de categoría.

Buscar una tarea

Utilice la acción Buscar tarea para obtener los detalles de una tarea específica en un plan de Microsoft Planner.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Group, Plan, Task Grupo, Plan y Tarea son menús desplegables en cascada. Primero seleccione un grupo, después un plan dentro de ese grupo, y por último una tarea dentro de ese plan.
Salida	Los detalles de una tarea como ID, ID del plan, ID del bucket, título, hora de la fecha de inicio, hora de la fecha de vencimiento, porcentaje de finalización, prioridad, asignaciones y categorías.

Búsqueda de tareas

Utilice la acción Buscar tareas para buscar tareas dentro de un plan de Microsoft Planner por medio de filtros.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Group, Plan Opcional: Query Consulta (query) busca una coincidencia parcial entre los títulos de las tareas, sin importar si llevan mayúsculas o minúsculas. Si no se proporciona una consulta, se devuelven todas las tareas del plan.
Salida	Una matriz de tareas con ID, ID de plan, ID de bucket, título, hora de la fecha de inicio, hora de la fecha de vencimiento, porcentaje de finalización y prioridad, además de un recuento total.

Actualizar una tarea

Utilice la acción Actualizar tarea para modificar una tarea existente en un plan de Microsoft Planner.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

	Variables
Entrada	Requerido: Group, Plan, Task Opcional: Title, Bucket, Start date, Due date, Assignees, Priority, Status Se actualizan solo los campos que usted proporciona. Los valores existentes para los campos que no especifique permanecerán intactos. Las fechas deben tener el formato AAAA-MM-DD.
Salida	Los detalles de una tarea como ID, ID del plan, ID del bucket, título, fecha de inicio, fecha de vencimiento, porcentaje de finalización, prioridad, asignaciones y categorías.