Programación de recordatorios para revisar y verificar artículos

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Puede crear reglas de verificación de artículos para enviar recordatorios cuando determinados artículos necesitan revisión y verificación, conforme a los criterios y el intervalo establecidos por usted mismo. El propósito es ayudarle a evitar que el contenido se vuelva obsoleto. Por ejemplo, cada tres meses, sería conveniente revisar los artículos con una etiqueta específica, que aparecen en una determinada categoría o que no han sido actualizados en un tiempo.

La regla de verificación de artículos se diseña con un filtro de artículos y una frecuencia. Cuando los artículos satisfacen los criterios y el intervalo establecidos en una regla, se envían notificaciones por correo electrónico a los dueños de los artículos afectados, y los artículos aparecen en la lista de artículos Necesita verificación.

Estos artículos se consideran “sin verificar” y permanecerán en este estado hasta que alguien los verifique. Los dueños de los artículos continuarán recibiendo notificaciones por correo electrónico dos veces a la semana de los artículos que necesitan verificación.

Se pueden crear hasta 20 reglas de verificación. Y es necesario ser un administrador de Guide para crear las reglas de verificación de artículos.

Es posible duplicar una regla existente si desea crear una regla nueva basada en otra.

Para crear una regla de verificación de artículos

1. En Guide, haga clic en el icono de configuración () en la barra lateral y luego haga clic en Verificación de artículos.
2. Haga clic en Agregar.

   Si el botón Agregar no está disponible, quiere decir que ya creó el número máximo de reglas, que es 20. Puede borrar una regla si desea agregar otra nueva.

   

3. Ingrese el Nombre de regla.
4. Seleccione la Frecuencia del recordatorio.

   Una vez transcurrido el intervalo especificado, se envía una notificación por correo electrónico al dueño de los artículos y estos aparecen en la lista de artículos que necesita verificación.

5. Seleccione Filtros para seleccionar el grupo de artículos a los que se le aplicará esta regla.

   A medida que selecciona las opciones de filtro, aparece abajo una lista de los artículos afectados.

6. Haga clic en Crear.

Conforme a una regla, el dueño del artículo recibirá una notificación por correo electrónico cuando los artículos estén listos para su revisión. No se pueden cambiar ni agregar destinatarios de las notificaciones. De manera predeterminada, el dueño de un artículo es el autor del artículo, pero se puede cambiar al dueño de un artículo y sustituirlo por otro usuario o grupo.

Importante: Cuando se baja la categoría del dueño de un artículo de agente a usuario final, también se debe reasignar la propiedad del artículo a un agente o administrador actual de Guide. Si no se cambia la propiedad del archivo, el agente cuya categoría ha sido bajada a usuario final seguirá recibiendo correos electrónicos de verificación para ese artículo. Esto representa un riesgo de seguridad para la organización (consulte Cambio del dueño de un artículo).