Programación de recordatorios para revisar y verificar artículos

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La verificación es una configuración del artículo que permite indicar si un artículo es correcto y está actualizado, o si es necesario revisarlo y posiblemente corregirlo. La verificación de artículos se puede usar para lo siguiente:

• Cancelar manualmente la verificación de los artículos, con lo que se solicitaría una revisión y verificación inmediatas de parte de los dueños de los artículos.
• Cancelar automáticamente la verificación de los artículos mediante la configuración de reglas de verificación de artículos en función de filtros predefinidos y criterios de intervalos.

Cuando se cancela la verificación de los artículos, los dueños de los artículos reciben recordatorios por correo electrónico para que revisen y verifiquen sus artículos. No se pueden cambiar ni agregar destinatarios de las notificaciones. De manera predeterminada, el dueño de un artículo es el autor del artículo, pero se puede cambiar al dueño de un artículo y sustituirlo por otro usuario o grupo.

Importante: Cuando se baja la categoría del dueño de un artículo de agente a usuario final, también se debe reasignar la propiedad del artículo a un agente o administrador actual de Guide. A menos que se reasigne la propiedad del artículo, los agentes cuya categoría se haya bajado a usuario final, seguirán recibiendo correos electrónicos de verificación para los artículos que les pertenecen. Si desea más información, consulte Cambiar al dueño del artículo.

Este artículo contiene las siguientes secciones:

• Cancelar manualmente la verificación de artículos
• Crear reglas de verificación de artículos

Cancelar manualmente la verificación de artículos

Puede usar la verificación de artículos para iniciar una revisión de una sola vez del contenido de la base de conocimientos. Por ejemplo, puede ser que esté migrando a una nueva marca, en cuyo caso necesitaría revisar y corregir todos los artículos para que reflejen la nueva marca.

Para realizar una revisión de una sola vez, puede optar por cancelar la verificación de los artículos individualmente o bien puede optar por cancelarla de forma masiva.

Para cancelar la verificación de artículos individualmente

1. En Guide, haga clic en el icono Administrar artículos () en la barra lateral.
2. Seleccione uno o más artículos para actualizar.

   Se puede seleccionar un máximo de 30 artículos a la vez. Para seleccionar 30 elementos a la vez, marque la casilla junto a Título en la parte superior de la lista.

   

3. Haga clic en el menú de acciones masivas Configuración de los artículos en la parte inferior y luego seleccione Cancelar verificación.

   

4. Haga clic en Cancelar verificación para confirmar que desea verificar los artículos seleccionados.

Crear reglas de verificación de artículos

Puede crear reglas de verificación de artículos para enviar recordatorios cuando determinados artículos necesiten revisión y verificación, en función de los criterios y el intervalo que haya establecido. El propósito es ayudarle a evitar que el contenido se vuelva obsoleto. Por ejemplo, cada tres meses, sería conveniente revisar los artículos con una etiqueta específica, que aparecen en una determinada categoría o que no han sido actualizados en un tiempo.

Se pueden crear hasta 20 reglas de verificación. Y es necesario ser un administrador de Guide para crear las reglas de verificación de artículos.

Es posible duplicar una regla existente si desea crear una regla nueva basada en otra.

Para crear una regla de verificación de artículos

1. En Guide, haga clic en el icono de configuración () en la barra lateral y luego haga clic en Verificación de artículos.
2. Haga clic en Agregar.

   Si el botón Agregar no está disponible, quiere decir que ya creó el número máximo de reglas, que es 20. Puede borrar una regla si desea agregar otra nueva.

   

3. Ingrese el Nombre de regla.
4. Seleccione la Frecuencia del recordatorio.

   Una vez transcurrido el intervalo especificado, se envía una notificación por correo electrónico al dueño de los artículos y estos aparecen en la lista de artículos que necesita verificación.

5. Seleccione Filtros para seleccionar el grupo de artículos a los que se le aplicará esta regla.

   A medida que selecciona las opciones de filtro, aparece abajo una lista de los artículos afectados. Consulte Límites del producto Guide para el centro de ayuda si desea información sobre los límites de los filtros.

6. Haga clic en Crear.