¿Debo optar por desactivar o borrar a un usuario para eliminarlo de mi cuenta?

Pregunta

¿Cómo elimino a un representante de ventas de mi cuenta? ¿Cuál es la diferencia entre borrar y desactivar a un usuario en Zendesk Sell? ¿Qué pasos debo tener en cuenta cuando alguien abandona mi empresa?

Respuesta

Los administradores tienen dos opciones para eliminar a una persona de la cuenta: desactivarla o borrarla. Ambas opciones revocarán la capacidad del usuario de acceder a su cuenta de Sell y finalizarán todas las integraciones existentes creadas por esa persona.

Tenga en cuenta las diferencias a continuación al decidir si desea desactivarlo o borrarlo.

• Desactivar
• Borrar

Sugerencia: La principal diferencia entre desactivar y borrar a un usuario es que un usuario desactivado puede ser reactivado mientras que la eliminación es permanente. Tenga en cuenta que si un usuario es borrado de la cuenta y luego tiene que volver a agregarse a la cuenta, se agregará como un usuario nuevo. Las acciones realizadas por el nuevo usuario no se sincronizarán con los informes históricos.

Desactivar

La opción de desactivación se usa comúnmente cuando un empleado puede regresar a la empresa en el futuro o si un empleado abandona la compañía y sus acciones anteriores deben conservarse en la cuenta.

• Desactivar es una opción temporal. Puedereactivar o borraral usuario en el futuro.
• Los leads, contactos, tratos y tareas pueden seguir estando a nombre del usuario desactivado hasta que se actualice la propiedad. No se pueden asignar nuevos registros en la cuenta al usuario.
• Un usuario desactivado seguirá apareciendo en los informes de Sell para analizar las acciones anteriores de sus cuentas.
• Las conversaciones por correo electrónico históricas del usuario desactivado se conservan mientras permanezca desactivado.

Nota: Si tiene pensado desactivar a un usuario pero no desea que sus conversaciones de correo electrónico se conserven en Sell por motivos de privacidad o seguridad, indique al usuario que desconecte su integración de correo electrónico antes de desactivarlo de la cuenta. La otra opción de eliminar a un usuario de su cuenta, borrar, también eliminará todas las conversaciones por correo electrónico.

Para más información, consulte el artículo: Desactivación de un usuario en Sell.

Borrar

La opción de borrar se usa comúnmente cuando un representante de ventas deja la compañía y usted desea que se reasignen sus registros.

• La eliminación es una opción permanente.
• Es necesario que asigne la propiedad de todos los leads, contactos y tratos que anteriormente pertenecían a su representante de ventas a otro usuario activo.
• El nombre de un usuario eliminado aparecerá en los informes históricos como "nombre de usuario - borrado".
• Todos los datos de conversaciones por correo electrónico del representante de ventas se eliminan de Sell.

Para obtener más información, consulte el artículo: Eliminación de un usuario en Sell.

Importante: La desactivación o eliminación de un usuario no se refleja en su suscripción. Si se elimina a un usuario a través de cualquiera de las dos opciones, se abre un puesto/licencia disponible para que lo use otro usuario. Para obtener más información, consulte el artículo: Agregar y eliminar licencias de Sell.

Vea una comparación más detallada de la actividad afectada por la desactivación o eliminación en la tabla a continuación:

	Desactivación	Borrado
Notas	Las notas del usuario desactivado permanecerán en la cuenta.	Las notas del usuario eliminado permanecerán en la cuenta.
Colaborador	Un usuario desactivado seguirá apareciendo como colaborador.	Un usuario eliminado seguirá apareciendo como colaborador.
Llamadas telefónicas	Las llamadas telefónicas del usuario desactivado permanecerán en la cuenta.	Las llamadas telefónicas del usuario eliminado permanecerán en la cuenta.
Mensajes de texto	Los mensajes de texto se guardarán en la cuenta.	Los mensajes de texto se guardarán en la cuenta.
Correos electrónicos	A menos que el usuario deshabilite la integración de correo electrónico antes de que se desactive, sus conversaciones por correo electrónico se congelan en Sell.	Si se borra a un usuario de la cuenta, se borrarán todas las conversaciones por correo electrónico en Sell.
Propiedad	Un usuario desactivado puede seguir siendo el dueño de los leads, contactos y tratos.	Debe reasignar la propiedad de cada lead, contacto y trato a otro usuario. El nombre del usuario eliminado no aparecerá en las listas inteligentes.
Tareas y citas	Las tareas y citas futuras y anteriores del usuario desactivado se guardan en la cuenta.	Las tareas y citas futuras y pasadas del usuario eliminado se guardan en la cuenta con su “nombre - eliminado”.
Informes	Las actividades de los usuarios desactivados seguirán apareciendo en los informes.	La actividad de los usuarios eliminados, excepto las conversaciones por correo electrónico, aparecerá en los informes bajo su “nombre - eliminado”.