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Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Hojas de cálculo de Google, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.
Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acción se denominan colectivamente acciones externas.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
  • Conectar Hojas de cálculo de Google con el generador de acciones
  • Usar las acciones de Hojas de cálculo de Google en los flujos de acción
  • Receta: Registrar nuevos tickets de Zendesk en Hojas de cálculo de Google

Conectar Hojas de cálculo de Google con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acción, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acción:
  • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acción se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
  • Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
  • Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.
Para conectar el generador de acciones con Hojas de cálculo de Google
  1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acción.
  2. Cree o edite un flujo de acción.
  3. Abra la barra lateral de pasos.
  4. En Acciones externas, haga clic en Hojas de cálculo de Google.
  5. Haga clic en Conectar.
  6. Siga las instrucciones de Google para autenticarse y completar la conexión.

    Debe iniciar sesión en Google Workspace o en una cuenta de Gmail. En entornos administrados, es posible que tenga que solicitar la autorización del administrador.

    Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acción se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para Hojas de cálculo de Google.

Usar las acciones de Hojas de cálculo de Google en los flujos de acción

Los pasos de acción de Hojas de cálculo de Google se pueden usar para crear hojas de cálculo y agregar datos a una hoja creada dentro de un flujo de acción, como un resumen de ticket generado por IA, que luego se pueden compartir con otros usuarios.

Están disponibles las siguientes acciones de Hojas de cálculo de Google:
  • Crear hoja de cálculo
  • Crear hoja en hoja de cálculo
  • Adjuntar fila a hoja

Crear una nueva hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Crear hoja de cálculo para crear una hoja de cálculo.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_title
Salida spreadsheet_id, sheet_title

Crear una nueva hoja en una hoja de cálculo de Google

Use la acción Crear hoja para agregar una hoja a una hoja de cálculo existente. Tiene la opción de especificar encabezados de columna y una fila inicial de datos.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, sheet_title
Salida spreadsheet_id, sheet_title

Adjuntar una fila a una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Adjuntar fila a hoja para agregar una fila a una hoja creada anteriormente por el flujo de acción.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, sheet_title, values
Salida spreadsheet_id, sheet_title, values

Receta: Registrar nuevos tickets de Zendesk en Hojas de cálculo de Google

El siguiente ejemplo de flujo de acción agrega datos a un registro de ticket centralizado en Hojas de cálculo de Google. Cada vez que se envía un ticket de Zendesk, el flujo de acción agrega automáticamente una fila nueva a la hoja de cálculo con todos los detalles. Esto permite al equipo automatizar el seguimiento de las tendencias, analizar el impacto y generar informes sobre el volumen.

Un flujo de acción de este tipo podría constar de los siguientes pasos:
  1. Agregue un disparador de flujo de acción con los siguientes detalles:
    1. Haga clic en Agregar disparador.
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Zendesk, haga clic en Tickets.
    3. Haga clic en Ciclo de vida y seleccione Ticket creado.
  2. Agregue un paso para buscar los detalles del ticket:
    1. En el generador de acciones, debajo del disparador de flujo de acción, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar ticket.
    3. Bajo ID del ticket, haga clic en el campo y luego en Seleccione una variable en su lugar.
    4. En el menú de variables, seleccione Ticket creado como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del ticket.
  3. Agregue un paso para buscar los detalles del usuario acerca del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar a un usuario.
    3. Bajo Tipo de ID de usuario, seleccione ID del usuario de Zendesk.
    4. Para ID del usuario, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar ticket como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del solicitante.
  4. Agregue un paso para buscar los detalles acerca de la organización del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar una organización.
    3. Bajo Tipo de ID de organización, seleccione ID de la organización de Zendesk.
    4. Para ID de la organización, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar a un usuario como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID de la organización.
  5. Agregue un paso para buscar los detalles del usuario acerca del agente asignado al ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar a un usuario.
    3. Bajo Tipo de ID de usuario, seleccione ID del usuario de Zendesk.
    4. Para ID del usuario, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar ticket como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del agente asignado.
  6. Agregue un paso que añada una fila a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google con la información recopilada del ticket, el solicitante, la organización y el agente asignado:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones externas, haga clic en Hojas de cálculo de Google y luego seleccione Adjuntar fila a hoja.
    3. Seleccione una Hoja de cálculo existente o haga clic en Crear nueva y escriba un Título de la hoja de cálculo.
    4. Seleccione la Hoja en la que se va a agregar la fila.
    5. Bajo Valores de filas, use las variables de los pasos anteriores para capturar los detalles que desee acerca del ticket, el solicitante, la organización y el agente asignado asociado con el ticket. Ingrese los datos en el orden en que aparecen las columnas en la hoja y separe el valor de cada columna con una coma.

      Por ejemplo, esto podría incluir la ID, el asunto y la fecha de creación del ticket, el nombre del solicitante del ticket, el nombre de la organización y otros aspectos.

  7. Haga clic en Guardar.
  8. Haga clic en Probar para probar el flujo de acción.
  9. Haga clic en el menú de opciones () y seleccione Activar para comenzar a usar el flujo de acción y registrar tickets de incidentes automáticamente en una hoja de Hojas de cálculo de Google.
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