¿Qué plan tengo?
Suite, todas las versiones Growth, Professional, Enterprise o Enterprise Plus
Support Team, Professional o Enterprise
Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Microsoft Excel, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.
Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acción se denominan colectivamente acciones externas.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
  • Conectar Microsoft Excel con el generador de acciones
  • Usar las acciones de Microsoft Excel en los flujos de acción
  • Receta: Usar un flujo de acción para mantener un registro de incidentes centralizado en Excel

Conectar Microsoft Excel con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acción, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acción:
  • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acción se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
  • Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
  • Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.
Para conectar Microsoft Excel con el generador de acciones
  1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acción.
  2. Cree o edite un flujo de acción.
  3. Abra la barra lateral de pasos.
  4. En Acciones externas, haga clic en Microsoft Excel.
  5. Haga clic en Conectar.
  6. Use Microsoft para autenticar la cuenta.

    De acuerdo con las políticas de su organización, es posible que tenga que autorizar el acceso a dispositivos o aplicaciones.

    Nota:
    • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acción se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
    • Para que la conexión se realice correctamente, debe solicitar a un administrador de inquilinos de Microsoft que primero agregue el conector.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para Microsoft Excel.

Usar las acciones de Microsoft Excel en los flujos de acción

Los pasos de acción de Microsoft Excel se pueden usar para crear y actualizar libros y hojas de cálculo de Excel, así como para leer datos de ellos.

Están disponibles las siguientes acciones de Excel:
  • Crear libro
  • Crear hoja de cálculo
  • Agregar fila a hoja
  • Obtener datos de fila
  • Actualizar fila

Crear un nuevo libro de Excel

Utilice la acción Crear libro para crear un nuevo libro de Excel con un nombre específico.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada workbook_name
Salida created_date_time, http_status_code, last_modified_date_time, web_url, workbook_id, workbook_name

Crear una hoja de cálculo en un libro de Excel

Utilice la acción Crear hoja de cálculo para crear una nueva hoja de cálculo dentro de un libro existente.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada workbook_id, worksheet_name
Salida http_status_code, id, name, position, visibility

Agregar una fila a una hoja de cálculo de Excel

Utilice la acción Agregar fila a hoja para adjuntar una fila nueva en una hoja de cálculo existente.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada workbook_id, sheet_name, values
Salida address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Obtener datos de una fila en una hoja de cálculo de Excel

Utilice la acción Obtener datos de fila para recuperar los valores de una fila determinada en función de un índice de filas.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, row_index
Salida row_data

Actualizar una fila en una hoja de cálculo de Excel

Utilice la acción Actualizar fila para actualizar los valores de una fila determinada en función de un índice de filas.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, header_row
Salida address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Receta: Usar un flujo de acción para mantener un registro de incidentes centralizado en Excel

El siguiente ejemplo de flujo de acción agrega datos a un registro de incidentes centralizado en Microsoft Excel. Cada vez que un ticket de Zendesk se clasifica como incidente, el flujo de acción agrega automáticamente una fila nueva a la hoja de cálculo con todos los detalles del incidente. Esto permite al equipo automatizar el seguimiento de las tendencias, analizar el impacto y generar informes sobre el volumen de incidentes.

Un flujo de acción de este tipo podría constar de los siguientes pasos:
  1. Agregue un disparador de flujo de acción con los siguientes detalles:
    1. Haga clic en Agregar disparador.
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Zendesk, haga clic en Tickets.
    3. Haga clic en Propiedades y seleccione Tipo de ticket cambiado.
    4. Haga clic en Agregar condición.
    5. Bajo Variable, seleccione Tipo de ticket cambiado y Tipo.
    6. Establezca el Operador en Es.
    7. Bajo Valor, ingrese Incidente.
  2. Agregue un paso para buscar los detalles del ticket:
    1. En el generador de acciones, debajo del disparador de flujo de acción, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar ticket.
    3. Bajo ID del ticket, haga clic en el campo y luego en Seleccione una variable en su lugar.
    4. En el menú de variables, seleccione Tipo de ticket cambiado como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del ticket.
  3. Agregue un paso para buscar los detalles del usuario acerca del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar a un usuario.
    3. Bajo Tipo de ID de usuario, seleccione ID del usuario de Zendesk.
    4. Para ID del usuario, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar ticket como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del solicitante.
  4. Agregue un paso para buscar los detalles acerca de la organización del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar una organización.
    3. Bajo Tipo de ID de organización, seleccione ID de la organización de Zendesk.
    4. Para ID de la organización, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar a un usuario como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID de la organización.
  5. Agregue un paso que añada una fila a una hoja de cálculo de Excel con la información recopilada del ticket, el usuario y la organización:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones externas, haga clic en Microsoft Excel y luego seleccione Agregar fila a hoja.
    3. Seleccione la ID de libro y el Nombre de hoja de la hoja de cálculo de Excel.
    4. Bajo Valores de filas, use las variables de los pasos anteriores para capturar los detalles que desee sobre el ticket, el usuario y la organización asociados con el incidente. Ingrese los datos en el orden en que aparecen las columnas en la hoja y separe el valor de cada columna con una coma.

      Por ejemplo, esto podría incluir la ID, el asunto y la fecha de creación del ticket, el nombre del solicitante del ticket, el nombre de la organización y otros aspectos.

  6. Haga clic en Guardar.
  7. Haga clic en Probar para probar el flujo de acción.
  8. Haga clic en el menú de opciones () y seleccione Activar para comenzar a usar el flujo de acción y registrar tickets de incidentes automáticamente en una hoja de cálculo de Excel.
Tecnología de Zendesk