Utilisation des brouillons dans la base de connaissances

Avec les éditions autres qu’Enterprise, vous pouvez créer des brouillons d’articles pour le nouveau contenu. Les brouillons d’articles sont enregistrés, mais pas publiés, et vous pouvez donc les retravailler jusqu’à ce que vous soyez prêt à les publier. Vous ne pouvez pas créer de brouillons pour du contenu publié existant, mais uniquement pour du contenu nouveau.

Remarque – Avec l’édition Enterprise, vous n’avez pas de liste de brouillons. À la place, vous avez des listes d’articles pour les statuts des articles dans la Publication d’équipe. Vous pouvez créer un travail en cours, similaire à un brouillon, pour le contenu nouveau. Vous pouvez aussi créer un travail en cours pour du contenu publié existant sans affecter la version publiée.

Les administrateurs Guide peuvent ajouter des brouillons d’articles ou les modifier. Les agents qui ne sont pas des administrateurs Guide peuvent ajouter et modifier des brouillons dans les sections pour lesquelles la permission leur a été accordée (consultez Restriction de l’accès au contenu de la base de connaissances).

Cet article aborde les sujets suivants :

• Ajout de brouillons d’articles
• Modification de brouillons d’articles
• Publication de brouillons d’articles
• Affichage d’une liste de tous les brouillons

Ajout de brouillons d’articles

Quand vous créez un brouillon d’article, il est enregistré mais pas publié. Vous pouvez continuer de travailler sur ce brouillon jusqu’à ce qu’il soit prêt pour la publication.

Pour ajouter un brouillon d’article

1. Sélectionnez Ajouter > Article dans la barre de menus supérieure.

   

   L’article ainsi créé est un brouillon par défaut, comme indiqué en haut de l’article.

2. Saisissez le texte initial de votre brouillon d’article.
3. Sélectionnez une section pour votre article dans le menu Publier dans la section.
4. Cliquez sur Enregistrer.

   N’oubliez pas de noter l’URL de votre brouillon car elle vous permet de retourner directement à l’article jusqu’à sa publication. L’URL du brouillon de l’article n’est pas la même que celle de la version publiée, mais l’ID de l’article reste inchangé.

   Vous pouvez aussi voir vos brouillons d’articles en consultant l’activité de votre centre d’aide ou, si vous êtes administrateur Guide, vous pouvez consulter une liste de tous les brouillons. Si vous utilisez une édition Enterprise, vous pouvez utiliser le workflow de publication d’équipe pour voir tous les articles en mode brouillon. Consultez Révision, approbation et publication des articles avec la publication d’équipe.

Modification de brouillons d’articles

Vous pouvez modifier les brouillons d’articles selon vos besoins.

Pour modifier un brouillon

1. Ouvrez le brouillon à modifier et sélectionnez Modifier cet article.

   

   Vous pouvez trouver votre brouillon en consultant l’activité de votre centre d’aide. Ou, si vous êtes un administrateur Guide, vous pouvez aussi consulter une liste de tous les brouillons et y sélectionner celui de votre choix. Le brouillon s’ouvre alors en mode de modification.

2. Apportez les modifications de votre choix.
3. Cliquez sur Enregistrer.

   Le brouillon d’article est mis à jour. Vous pouvez apporter d’autres modifications si nécessaire ou vous pouvez cliquer sur Aperçu pour voir un aperçu de l’article dans votre centre d’aide.

Publication de brouillons d’articles

Quand vous êtes prêt, vous pouvez accéder à votre brouillon et le publier.

Pour publier un brouillon

1. Ouvrez le brouillon à publier et sélectionnez Modifier cet article. Vous pouvez trouver votre brouillon en consultant l’activité de votre centre d’aide.

   

   Ou, si vous êtes un administrateur Guide, vous pouvez aussi consulter une liste de tous les brouillons et y sélectionner celui de votre choix. Le brouillon s’ouvre alors en mode de modification.

2. Sélectionnez une section pour votre article dans le menu Publier dans la section.

   

3. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Pour fermer l’article aux commentaires, désélectionnez Ouvrir aux commentaires.
   • Pour mettre l’article à la une dans sa section, sélectionnez Mettre l’article à la une.
   • Si vous voulez ajouter une pièce jointe, cliquez sur Télécharger une pièce jointe dans la partie inférieure de l’éditeur.

     La taille maximale du fichier est 20 Mo.

4. Ajoutez les libellés de votre choix (indisponible avec Suite Team).

   Au fur et à mesure que vous tapez, une liste de libellés existants s’affiche et vous pouvez choisir celui que vous recherchez. Vous pouvez ajouter un nouveau mot-clé en sélectionnant Ajouter comme nouveau libellé.

   Un libellé peut être un seul mot ou une expression composée de plusieurs mots. Les libellés sont indexés pour la recherche avec un peu moins de poids que le titre de l’article. Cependant, comme plusieurs libellés avec des mots similaires peuvent avoir plus de poids que le titre et le corps de l’article, utilisez les libellés avec parcimonie pour équilibrer vos résultats de recherche.

5. Cliquez sur la flèche de menu déroulant du bouton Enregistrer et sélectionnez Publier.

   

   L’article est publié.

Consultation d’une liste de tous les brouillons (administrateurs Guide uniquement)

Vous pouvez accéder à la liste complète de vos brouillons d’article, mais uniquement si vous êtes un administrateur Guide.

Pour afficher une liste des brouillons

1. Dans Guide, cliquez sur l’icône Gérer les articles () dans la barre latérale.

   L’onglet Listes s’ouvre par défaut.

2. Cliquez sur Brouillons.

   Une liste de tous brouillons d’articles dans la marque de votre centre d’aide s’affiche.