Importation des opportunités de vente en utilisant un fichier CSV

Disponible avec toutes les éditions Sell

Vous pouvez ajouter plusieurs opportunités de vente à Sell en important un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) qui contient les données client. Vous pouvez aussi choisir d’importer les opportunités de vente individuellement dans Sell (consultez Leads, contacts et opportunités de vente dans Zendesk Sell).

Remarque – Vous pouvez importer la plupart des types de champs, mais pas tous (consultez Types de champ non pris en charge pour l’importation).

Cet article explique comment charger votre fichier CSV préparé. Si vous avez besoin de créer un fichier CSV, consultez Création d’un fichier CSV pour importer vos contacts, leads et opportunités de vente.

Cet article aborde les sujets suivants :

Chargement de votre fichier CSV

Une fois que vous avez préparé votre fichier CSV et que vous avez vérifié que des contacts sont spécifiés pour toutes les opportunités de vente, vous êtes prêt à les importer.

Si un contact pour une opportunité de vente existe déjà, il sera mis en correspondance à partir de valeurs comme l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone et joint à l’opportunité de vente. Si un contact pour une opportunité de vente n’existe pas, il sera créé et joint àl’opportunité de vente.

Si un contact pour une opportunité de vente existe déjà, vous pouvez le mettre en correspondance ou éviter de créer un doublon en utilisant le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail dans vos paramètres de gestion des doublons en allant à Paramètres > Données > Gestion des doublons > Gérer les règles de duplication (consultez Gestion des paramètres pour les doublons).

Vérifiez que les étapes du pipeline correspondent à vos étapes réelles. Vous pouvez aussi inclure d’autres champs personnalisés comme l’emplacement. Si vous n’incluez pas d’informations pour Propriétaire de l’opportunité ou Ajoutée le, ces deux champs sont ajoutés avec des valeurs par défaut (utilisateur actuel, date actuelle). Il est conseillé d’utiliser un fichier test pour vérifier que les modifications peuvent être annulées dans la section importée.

Pour importer des données dans Sell

Dans la barre latérale de Sell, cliquez sur l’icône Paramètres (), puis cliquez sur Données > Importer.
Cliquez sur Importer de nouvelles données.
Cliquez sur CSV pour le type de fichier que vous voulez importer.
Cliquez sur Importer les opportunités de vente et les contacts.
Faites glisser et déposez votre fichier ou cliquez sur Sélectionner le fichier pour charger votre fichier manuellement.
Cliquez sur Suivant.

Remarque – En fonction de la taille de votre fichier, son traitement par Sell peut prendre quelques minutes.

Importation de vos paramètres et mappage

À la page Importer vos données, vous pouvez fournir des détails sur la façon dont vous voulez traiter vos données quand elles sont importées, par exemple si vous souhaitez que les données soient remplacées ou stockées dans un champ supplémentaire.

Pour importer les données des nouvelles opportunités de vente

Pour Pendant cette importation, je veux, cliquez sur le menu déroulant et choisissez ajouter de nouveaux contacts et apporter des mises à jour aux contacts existants.
Pour Si les données actuellement dans Sell ne correspondent pas aux données de l’importation, cliquez sur le menu déroulant et choisissez mettre à jour toutes les données Sell existantes avec de nouvelles données du fichier d’importation.

Importation de vos options de données

Toutes les opportunités de vente sont ajoutées dans votre importation. Comme les contacts sont aussi ajoutés avec les opportunités de vente, la lise suivante explique les options sous Importer vos données pour les contacts :

Ajouter de nouveaux contacts et apporter des mises à jour aux contacts existants. Utilisez cette option si vous ajoutez de nouveaux contacts tout en modifiant également des contacts qui existent déjà dans Sell.
Ajouter uniquement les nouveaux contacts n’étant pas dans Sell. Utilisez cette option si vous n’importez que de nouvelles données, par exemple vous ajoutez des contacts qui n’ont jamais été importés dans Sell auparavant. Si vous sélectionnez cette option, Sell duplique les entreprises et n’associera pas la personne à chaque entreprise.
Mettre à jour uniquement les contacts Sell existants avec les nouvelles données du fichier d’importation. Utilisez cette option quand vous avez déjà des contacts dans Sell avec lesquels vous travaillez, mais que vous avez des données supplémentaires que vous souhaitez ajouter à leurs enregistrements. Afin d’éviter les doublons et pour vous assurer que les nouvelles données sont ajoutées au bon contact, sélectionnez uniquement des champs qui sont présents dans les contacts existants dans Sell pour que nous puissions faire correspondre les nouvelles données au bon enregistrement.
Remarque – Si vous choisissez la première et la troisième options, soyez conscient que l’annulation d’une importation ne supprime pas les données fusionnées dans les contacts existants. L’annulation d’une importation supprime uniquement les nouveaux contacts (consultez la section Annulation d’une importation ci-dessous).

Si les données actuellement dans Zendesk Sell ne correspondent pas aux données de l’importation (ce choix s’affiche uniquement quand vous sélectionnez une option qui inclut la mise à jour des contacts existants). Cette option indique que vous modifiez des contacts qui existent déjà dans Sell. Les champs qui s’affichent dans vos contacts peuvent contenir une valeur existante ou être vides. Cela indique que vous pouvez choisir de remplacer les valeurs existantes par les nouvelles données de votre fichier ou de remplir un champ vide.

Vous serez invité à choisir l’une des options suivantes :

Mettre à jour uniquement les champs Sell vides avec les données du fichier d’importation. Utilisez cette option pour placer les données de votre fichier d’importation dans les champs vides existants, sans remplacer les valeurs existantes.
Mettre à jour toutes les données Sell existantes avec de nouvelles données du fichier d’importation. Utilisez cette option pour remplacer toutes les valeurs de champs, vides ou non, avec les données du fichier d’importation.
Créer automatiquement un champ personnalisé pour conserver les deux valeurs. Utilisez cette option pour créer un nouveau champ personnalisé (généralement appelé Adresse). Si vous importez des leads, vous voyez une option supplémentaire, qui ne s’affiche pas pour l’importation des contacts et des opportunités de vente.
Si un contact dans le fichier d’importation existe déjà comme contact dans Zendesk Sell :
- Ne pas importer
- Importer et créer des contacts en double

Mappage

À l’écran de mappage, vous pouvez choisir les champs avec lesquels vous voulez mapper chaque colonne de données et les modifier si nécessaire. Si vous utilisez les champs par défaut comme décrit ci-dessus, le programme d’importation fera automatiquement des suggestions en fonction de l’en-tête de colonne.

Pour mapper les données avec un champ

Dans la barre latérale de Sell, cliquez sur Paramètres > Données > Importer > Importer vos données.
Dans Sélectionnez un champ de destination pour l’importation, cliquez sur le menu déroulant pour choisir le bon champ avec lequel mapper chaque colonne.
Vous pouvez aussi mapper les données avec des champs personnalisés existants ou, si besoin est, créer un nouveau champ.
Certaines colonnes vous permettent de modifier ou d’ignorer les conflits potentiels. Par exemple, dans la colonne Contact, vous pouvez segmenter les contacts dont le prénom et le nom se trouvent dans la même colonne. Pour séparer le prénom et le nom, cliquez sur Modifier.
Pour vous assurer que les e-mails de vos contacts sont mis en correspondance, il est conseillé de choisir l’adresse e-mail du contact plutôt que celle de l’entreprise.

Il arrive parfois (le plus souvent dans le cas de l’importation d’un contact), vous devez choisir d’importer le contact en tant que personne ou entreprise. Si votre en-tête de colonne ne le spécifie pas, vous devez préciser si vous voulez que ces données s’appliquent à une personne ou une entreprise.
Quand vous avez terminé de passer les champs en revue, cliquez sur Importer.
Vous pouvez aussi mettre les opportunités de vente à jour en masse (consultez Utilisation des listes intelligentes pour effectuer en masse une mise à jour et des actions sur vos leads, contacts et opportunités de vente).

Remarque – Si vous voulez que ces données soient importées pour la personne et l’entreprise, vous devez avoir deux colonnes dans votre fichier CSV et les données pourront alors être importées pour les deux types de contact.

Si le programme d’importation n’a aucune suggestion, comme un champ de marqueur, vous pouvez cliquer sur la case déroulante pour trouver le bon champ par défaut ou personnalisé dans votre liste. Vous pouvez aussi taper le nom du champ et le programme d’importation filtre automatiquement la liste.

Quand vous avez mappé un champ, vous pouvez modifier la colonne ou l’ignorer pour que la colonne soit entièrement ignorée et que les données ne soient pas importées.

Pour modifier vos paramètres d’importation
- Cliquez sur Modifier.
Si vous sélectionnez Ignorer par accident, il vous suffit de cliquer sur Importer cette colonne pour retourner aux paramètres de mappage.

Passage en revue de vos sélections d’importation

Une fois tous les champs mappés, vous pouvez passer en revue vos paramètres d’importation et de mappage des champs.

Dans Importer vos données, vérifiez tous les champs que vous mappez et les exemples de valeurs de votre fichier CSV.
Si vous trouvez des erreurs, retournez aux paramètres de mappage pour les corriger.
Cliquez sur Importer pour terminer le processus.

Annulation d’une importation

Si, pour une raison quelconque, vous avez besoin d’annuler une importation et de revenir à une ancienne importation, vous pouvez choisir quelle importation rétablir.

Pour annuler une importation

Dans la barre latérale, dans Paramètres > Données > Importer, sous Importer l’historique, vous voyez une liste de vos importations terminées par date.
Cliquez sur Annuler l’importation sur la date d’importation pour supprimer les données qui étaient incluses à ce fichier de votre compte.
Remarque – L’annulation d’une importation ne supprime pas les données fusionnées dans les opportunités de vente existantes. Seules les nouvelles opportunités sont supprimées.

Notez les points suivants quand vous annulez une importation :

Seul un administrateur peut annuler une importation.
Quand une importation est annulée, vos champs personnalisés et vos marqueurs pendant l’importation restent intacts dans votre compte.
Si pendant une importation, deux enregistrements sont fusionnés ou un enregistrement existant est mis à jour avec de nouvelles informations, la fusion ne sera pas annulée ou l’enregistrement ne sera pas supprimé.
Si vous affectez un nouveau propriétaire à un enregistrement importé, cette réaffectation n’empêche pas l’annulation de l’importation.
Si vous créez une opportunité de vente à partir d’un contact qui a été importé dans le fichier CSV puis essayez d’annuler l’importation, le contact importé n’est pas supprimé, car l’opportunité de vente doit avoir un contact principal.
Si vous créez un contact et une opportunité de vente simultanément via une importation CSV puis annulez l’importation, le contact et l’opportunité de vente sont supprimés tous les deux.
L’option Annuler l’importation n’est pas disponible quand vous mettez à jour les données existantes en masse (consultez Mise à jour en masse à l’aide d’un fichier CSV).

Remarque – Si une importation contient plus de 1000 entrées, la suppression de toutes les données de votre compte peut prendre jusqu’à 10 minutes.