Une fois votre emploi du temps généré, vous pouvez le modifier selon vos besoins. Cet article décrit les options disponibles pour la modification de l'emploi du temps, ainsi que la façon de planifier manuellement des périodes de travail, des tâches et des tâches récurrentes.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Modifier l’emploi du temps
- Planifier manuellement les périodes de travail
- Copier et coller des périodes de travail dans l'emploi du temps
- Planifier des tâches manuellement
- Planifier en masse des tâches récurrentes
Articles connexes
Modification de votre emploi du temps
Modifiez votre emploi du temps en modifiant les tâches de la période de travail d'un agent au cours d'une journée.
La vue quotidienne de l'emploi du temps s'ouvre par défaut. Vous pouvez passer à la vue hebdomadaire ou mensuelle en cliquant sur le menu Jour au-dessus de l'emploi du temps et en sélectionnant la vue de votre choix.
Pour modifier l'emploi du temps
- Placez votre curseur sur l'icône d'emploi du temps dans la barre de navigation, puis cliquez sur Emploi du temps.
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Cherchez l'agent dont vous souhaitez modifier l'emploi du temps et cliquez sur une tâche.
Un menu s'ouvre et vous permet d'ajouter de nouvelles tâches ou des jours de congés. Vous pouvez aussi rechercher et modifier les workstreams et les tâches générales.
Remarque : si un workstream est grisé, cela signifie que l'agent n'y est pas affecté. -
Pour remplacer une tâche ou modifier les horaires de cette tâche, cliquez sur la tâche d'un agent avec le bouton gauche de la souris.
Un menu s'ouvre dans lequel vous pouvez :- Ajouter une tâche (à gauche ou à droite de la tâche actuelle)
- Ajouter une nouvelle tâche
- La diviser en deux
- Ajouter des congés
- Modifier l'heure de début/de fin d'une période de travail
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Supprimer une période de travail
Dans le menu, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône des trois points pour passer à la modification de la tâche.
Remarque : les tâches peuvent être planifiées par incréments d'une minute, à condition que chaque tâche individuelle dure au moins 5 minutes.
- Pour redimensionner les tâches actuelles, saisissez le début ou la fin d'une tâche et faites-la glisser à la position souhaitée. Quand vous redimensionnez une tâche, vous ajoutez des incréments de 15 minutes à chaque fois que vous faites glisser la tâche.
- Pour supprimer les tâches actuelles, saisissez le début ou la fin d'une tâche et faites-la glisser jusqu'à la tâche précédente ou suivante de la période de travail de l'agent.
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Quand vous avez fini de modifier l'emploi du temps, cliquez sur Publier.
Vous pouvez sélectionner une plage de dates et publier votre emploi du temps pour des dates passées, actuelles et futures. Les agents pourront voir toute modification de leur emploi du temps dans l'application Emploi du temps de l'agent sur Zendesk. En savoir plus au sujet de la publication de votre emploi du temps.
Planifier manuellement les périodes de travail
- Dans l'emploi du temps automatique, cliquez sur Modification en masse puis sélectionnez Ajouter des périodes de travail.
- Choisissez la disposition de votre période de travail (le nom et l'emplacement de la période s'affichent dans le menu déroulant).
- Sélectionnez les dates auxquelles vous souhaitez appliquer la planification.
- Sélectionnez l'onglet Utilisateurs et ajoutez des utilisateurs.
- Cliquez sur Ajouter des périodes de travail.
- Cliquez sur Publier.
Copier et coller des périodes de travail dans l'emploi du temps
Vous pouvez copier la période de travail existante d'un agent et la coller dans la période de travail d'un autre agent depuis les vues quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle de votre emploi du temps.
Pour copier et coller une période de travail
- Placez votre curseur sur l'icône d'emploi du temps dans la barre de navigation, puis cliquez sur Emploi du temps.
- Trouvez l'agent dont vous souhaitez copier l'emploi du temps.
- Sélectionnez une tâche dans la période de travail de l'agent et faites un clic droit sur la tâche pour ouvrir le menu.
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Sélectionnez Copier la période de travail dans le menu.
Vous pouvez aussi cliquer sur la tâche de la période de travail que vous voulez copier et appuyer sur Cmd (ou Ctrl ) + C.
Dans la vue hebdomadaire ou mensuelle, cliquez dans la cellule vide correspondant au jour pour lequel vous voulez coller une période de travail ou cliquez sur la période de travail spécifique pour laquelle vous souhaitez effectuer la copie.
Remarque : si un agent a plusieurs périodes de travail dans une journée, seule la première période de travail ou la période de travail sélectionnée est copiée. -
Localisez l'agent pour lequel vous voulez coller la période de travail dans l'emploi du temps et cliquez sur l'icône Coller la période de travail en regard de son nom.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit sur l'emploi du temps d'un agent et sélectionner Coller période de travail ou appuyer sur Cmd (ou Ctrl) + V.
La période de travail existante de l'agent est remplacée par la période copiée, en incluant l'heure de début de la période copiée.
Pour conserver l'heure de début de la période de travail existante de l'agent, cliquez sur la période de l'agent et sélectionnez Coller période de travail dans le menu, ou appuyez sur Cmd (ou Ctrl ) + Maj + V. - Cliquez sur Publier.
Planifier des tâches manuellement
- Dans l'emploi du temps automatique, cliquez sur Modification en masse puis sélectionnez Ajouter des périodes de travail.
- Depuis le menu, choisissez la tâche que vous voulez ajouter.
- Sélectionnez la date, l'heure de début et la durée de la tâche.
- Accédez à l'onglet Utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs auxquels la tâche doit être affectée.
- Cliquez sur Ajouter des tâches.
- Cliquez sur Publier.
Planifier en masse des tâches récurrentes
Vous pouvez utiliser l'outil de modification en masse pour planifier des tâches récurrentes. Par exemple, vous voulez peut-être planifier en masse des réunions ou des formations individuelles récurrentes. L'outil de modification en masse vous permet de planifier ce type de tâches sans avoir à recréer la totalité de l'emploi du temps intrajournalier.
Pour planifier en masse des tâches récurrentes
- Placez votre curseur sur l'icône d'emploi du temps dans la barre de navigation, puis cliquez sur Emploi du temps.
- Cliquez sur Modifier en masse.
- Sélectionnez Ajouter une tâche.
- Choisissez la tâche que vous voulez ajouter et sélectionnez la date, l'heure de début et la durée.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez également cliquer sur Ajouter une tâche si l'utilisateur n'a aucune période de travail planifiée pour cette tranche horaire. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour les réunions obligatoires.
- Activez Planifier une tâche récurrente.
- Sélectionnez la fréquence à laquelle vous voulez que la tâche se répète et les jours de la semaine concernés par l’exécution de cette tâche.
- Choisissez une date de fin pour cette tâche.
- Cliquez sur l'onglet Utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs pour lesquels cette tâche doit être répétée.
- Cliquez sur Ajouter des tâches, puis sur Publier l'emploi du temps mis à jour.