Le politiche di conservazione dei dati sono fondamentali per le aziende per garantire la conformità alle normative, poiché molti settori hanno leggi che impongono la conservazione di determinati tipi di dati.
Ad esempio, la legislazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone alle aziende dell’UE di non conservare i dati personali più a lungo del necessario e le aziende devono essere in grado di dimostrare la conformità a questo principio. Spesso le aziende devono rispettare molteplici leggi sulla conservazione dei dati, a seconda del settore e dell’ubicazione.
Usa le pianificazioni di eliminazione per creare policy avanzate di conservazione dei dati e gestire l’archiviazione dei dati nel tuo account. Puoi creare fino a dieci pianificazioni per eliminare automaticamente i ticket archiviati .
Informazioni sulle pianificazioni di eliminazione
Le pianificazioni di eliminazione consentono agli amministratori e agli agenti con ruoli personalizzati di creare condizioni per l’eliminazione dei ticket. le pianificazioni di eliminazione eliminano solo i ticket archiviati, ovvero quelli chiusi da più di 120 giorni.
Le pianificazioni di eliminazione eliminano automaticamente i ticket archiviati che sono stati chiusi e non modificati per un periodo di tempo specificato. Ad esempio, se la condizione Ultimo aggiornamento è impostata su 365 giorni e il ticket è stato modificato entro tale intervallo di tempo (ad esempio, il contenuto del ticket è stato rimosso), il ticket non viene eliminato. Il calcolo del tempo ricomincia e il ticket verrà eliminato dopo 365 giorni dalla data di modifica.
Le pianificazioni di eliminazione iniziano a eliminare i ticket idonei entro 72 ore dall’attivazione. Verranno eliminati fino a 200.000 ticket al giorno per account.
- Elimina i ticket che non vengono aggiornati da tre anni
- Elimina i ticket con il brand Francia che non vengono aggiornati da sei mesi
- Elimina i ticket di tipo Domanda che non sono stati aggiornati da 200 giorni
Una volta attivate, le pianificazioni di eliminazione non sono un evento una tantum. Zendesk cerca ed elimina continuamente i ticket che soddisfano le condizioni, a meno che non disattivi la pianificazione orari. Non vi è alcun impatto sulle prestazioni quando le pianificazioni eliminano un volume elevato di ticket o vengono eseguite durante i periodi di punta.
Puoi creare fino a dieci pianificazioni di eliminazione nella pagina Pianificazioni di eliminazione nel Centro amministrativo.
I ticket eliminati mediante le pianificazioni di eliminazione non sono inclusi nella vista Ticket eliminati. Puoi tenere traccia di queste modifiche nel registro di verifica filtrando in base a Tipo di attività: Eliminato.
Creazione di pianificazioni di eliminazione
Puoi creare fino a dieci pianificazioni di eliminazione, impostando le condizioni per l’eliminazione dei ticket in base a categorie come Organizzazione e Brand. Per fornire un feedback su altre condizioni da aggiungere, compila questo breve modulo Google.
Per creare una pianificazione di eliminazione
- In Centro amministrativo, fai clic su
Account nella barra laterale, quindi seleziona Sicurezza > Pianificazioni di eliminazione. - Fai clic su Crea pianificazione eliminazione.
Se hai già creato dieci pianificazioni, questo pulsante è nascosto. Prima di crearne una nuova, devi eliminare una esistente. Consulta Gestione delle pianificazioni di eliminazione.
- Inserisci il Nome della pianificazione.
Usa una convenzione di denominazione coerente per riconoscere meglio i tipi di pianificazioni simili.
- (Facoltativo) Inserisci una Descrizione per la pianificazione di eliminazione.
- Fai clic su Aggiungi condizione per configurare la pianificazione dell’eliminazione per eliminare i ticket archiviati che soddisfano tutte o una qualsiasi delle condizioni specificate. Consulta Creazione di istruzioni di condizione per le pianificazioni di eliminazione.
- Seleziona una categoria, un operatoree un valore per ciascuna condizione.
L’operatore determina la relazione tra la categoria e il valore. Ad esempio, se selezioni l’operatore È, la categoria deve essere uguale al valore.
Nota: le pianificazioni di eliminazione eliminano solo i ticket archiviati, ovvero quelli chiusi da più di 120 giorni. Se crei una condizione per eliminare i ticket prima di 120 giorni, i ticket vengono eliminati dopo 120 giorni.
L’operatore campo determina la relazione tra la condizione e il valore. Ad esempio, se selezioni l’operatore di campo È, la condizione deve essere uguale al valore.
- Dopo aver aggiunto le condizioni, puoi facoltativamente fare clic su Anteprima per visualizzare in anteprima il numero di ticket corrispondenti e che verranno eliminati quando la pianificazione è attiva.
- Fai clic su Crea.
La nuova pianificazione delle eliminazioni viene aggiunta alla fine dell’elenco come pianificazione non attiva.
- Attiva la pianificazione di eliminazione.
Creazione di istruzioni di condizione per le pianificazioni di eliminazione
Le istruzioni di condizione sono costituite da categorie, operatori di campo e valori di condizione (che variano in base alla categoria selezionata). Le istruzioni condizionali sono essenzialmente istruzioni "if" che eliminano i ticket che soddisfano i criteri specificati.
La tabella seguente elenca le categorie disponibili per le istruzioni delle condizioni degli edifici.
| Categoria | Descrizione |
|---|---|
| Ultimo aggiornamento | Elimina i ticket in base all’ultimo aggiornamento. È obbligatoria almeno una condizione Ultimo aggiornamento .
Le pianificazioni di eliminazione eliminano i ticket che sono stati chiusi e non modificati per il periodo di tempo specificato in Ultimo aggiornamento. Ad esempio, se Ultimo aggiornamento è impostato su 365 giorni e il ticket è stato modificato entro tale intervallo di tempo (ad esempio, il contenuto del ticket è stato rimosso), il ticket non viene eliminato. Il calcolo del tempo ricomincia e il ticket verrà eliminato dopo 365 giorni dalla data di modifica. |
| Campi personalizzati | Elimina i ticket in base ai valori dei campi personalizzati. |
| Brand | Elimina i ticket in base al brand. |
| Modulo | Elimina i ticket in base al modulo ticket, se usi più moduli ticket. |
| Gruppo | Elimina i ticket per gruppo. |
| Tipo | Elimina i ticket in base al tipo di ticket: domanda, incidente, problema o compito. |
| Richiedente | Elimina i ticket in base al nome del richiedente. |
| Organizzazione | Elimina i ticket in base all’organizzazione, se disponi di più organizzazioni. |
| Tag | Elimina i ticket con i tag ticketselezionati. |
Attivazione delle pianificazioni di eliminazione
Le pianificazioni di eliminazione sono disattivate quando vengono create. Per iniziare a eliminare i ticket, devi attivare le pianificazioni di eliminazione.
Per attivare una pianificazione di eliminazione
- In Centro amministrativo, fai clic su Account nella barra laterale, quindi seleziona Sicurezza > Pianificazioni di eliminazione.
- Fai clic sull’icona del menu delle opzioni (
) relativo alla pianificazione non attiva, quindi fai clic su Attiva. - Nella finestra di dialogo di conferma, seleziona le caselle di spunta per confermare di aver compreso che i ticket verranno eliminati immediatamente e come pianificato in futuro.
- Fai clic su Attiva pianificazione eliminazione.
Gestione delle pianificazioni di eliminazione
Usa l’icona del menu delle opzioni per attivare, disattivare, modificare, eliminare o clonare una pianificazione di eliminazione. Per poterla eliminare, una pianificazione non deve essere attiva.
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