Googleドライブを外部ナレッジソースとして接続する方法

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要約：◀▼

共有Googleドライブを外部ナレッジソースとして接続すると、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのコンテンツを同期し、ワークフローで利用できるようになります。複数の共有ドライブを管理したり、ユーザーセグメントごとに閲覧権限を設定したり、コンテンツを手動で再同期したり、必要に応じてドライブを切断したりできます。このインテグレーションにより、設定された権限に基づいて外部ドキュメントを利用できるようにしながら、ナレッジベースを最新の状態に保つことができます。

GoogleドライブをZendeskアカウントに接続すると、共有Googleドライブのコンテンツを、外部コンテンツが使用される場所でナレッジソースとして利用できるようになります。

メモ：現在、GoogleドライブコネクタはGoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートに対応しています。また、共有Googleドライブのコンテンツを同期できます。個人のGoogleドライブに保存されているコンテンツは同期されません。PDFの取り込みEAPに登録すると、PDFドキュメントの同期を有効にできます。

この記事では、以下のトピックについて説明します。

共有のGoogleドライブを接続する
別の共有ドライブを追加する
Zendeskアカウントに接続されたGoogleドライブを管理する

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共有のGoogleドライブを接続する

共有Googleドライブからコンテンツを取り込み、同期するためのコネクションを作成できます。Googleドライブを接続した後、この外部コンテンツを使用するようにワークフローを設定できます。

外部コンテンツのコネクションを設定して管理するには、ナレッジベース管理者である必要があります。

Googleドライブ接続を設定するには

「ナレッジベース管理」で、サイドバーの「記事の管理」（）をクリックします。
「外部コンテンツ」>「コネクション」をクリックします。
Googleドライブカードの「利用可能なソース」セクションで、「接続」をクリックします。
Googleドライブの接続画面を確認し、「続行」をクリックします。
Zendeskに同期するコンテンツへの適切なアクセス権を持つユーザーアカウントでGoogleにログインし、ZendeskによるGoogleドライブ内のファイルへのアクセスを許可します。
同期したいドライブを選択し、「同期」をクリックします。

同期が完了すると、同期された各ソースには「同期済み」のステータスが緑色で表示されます。

別の共有ドライブを追加する

Googleドライブへのコネクションを作成したら、いつでもそのコネクションに共有ドライブを追加できます。

Googleドライブへのコネクションに共有ドライブを追加するには

「ナレッジベース管理」で、サイドバーの「記事の管理」（）をクリックします。
「外部コンテンツ」>「コネクション」をクリックします。
コネクションに追加する共有ドライブを含むGoogleドライブの行のオプションメニュー（）をクリックし、「コンテンツを追加」を選択します。
同期したいドライブを選択します。
「同期」をクリックして共有ドライブを追加し、Zendeskのナレッジベースへの同期を開始します。
同期が完了すると、新規に追加された各ドライブに、緑色の「同期済み」ステータスが表示されます。

Zendeskアカウントに接続されたGoogleドライブを管理する

Googleドライブとのコネクションを作成した後は、必要に応じて接続先のドライブの設定を変更できます。

ここでは、以下のトピックについて説明します。

Googleドライブのコネクションの詳細を確認する
Googleドライブのコンテンツの閲覧者権限を管理する
Googleドライブのコンテンツを手動で再同期する
Googleドライブの接続を解除する

Googleドライブのコネクションの詳細を確認する

ナレッジベースに連携した共有Googleドライブについて、作成日時、作成者、最終同期日時などの情報を確認できます。

Googleドライブのコネクションの詳細を確認するには

「ナレッジベース管理」で、サイドバーの「記事の管理」（）をクリックします。
「外部コンテンツ」>「コネクション」をクリックします。
管理するドライブの行にあるオプションメニュー（）をクリックし、「管理」を選択します。
コネクションの詳細情報を確認します。
- 作成日時：コネクションが作成された日時
- 接続したユーザー：コネクションを作成したナレッジベース管理者の名前
- 項目：ドライブ内の接続済みファイルの数
- Status：同期のステータス
- 前回の同期：前回の同期が行われた日時。同期は24時間ごとに自動で行われますが、手動でトリガすることも可能です
- コネクション：接続されたドライブの名前
- 閲覧権限：接続されたファイルを閲覧できるユーザー。ファイルの内容を閲覧するには、Googleドライブ上でそのコンテンツへのアクセス権が必要です。
「保存」をクリックします。

Googleドライブのコンテンツの閲覧者権限を管理する

Zendeskワークフロー内の接続済みGoogleドライブのコンテンツについて、閲覧できるユーザーを設定できます。

Googleドライブのコンテンツの閲覧者権限を管理するには

「ナレッジベース管理」で、サイドバーの「記事の管理」（）をクリックします。
「外部コンテンツ」>「コネクション」をクリックします。
管理するソースの行にあるオプションメニュー（）をクリックし、「管理」を選択します。
「閲覧権限」で、以下のオプションのいずれかを選択して、このソースを閲覧できるユーザーセグメントを指定します。
- 選択したユーザーセグメントのみに表示：以下のユーザーセグメントから最大10個選択できます（複数のユーザーセグメントを選択するにはEnterpriseプランが必要）。
  - サインインユーザー：アカウントを作成してヘルプセンターにサインインした社内外のユーザーが含まれます。
  - エージェントと管理者：チームメンバーのみ。このセグメントを対象に、社内専用のコンテンツを作成できます。
    メモ：ライトエージェントはこのセグメントに含まれます。ライトエージェントの権限のリストについては、「ライトエージェントの権限の概要と設定方法」を参照してください。
  - カスタムユーザーセグメント：タグ、組織、またはグループに基づいて閲覧アクセスを制限できます。詳しくは「ユーザーセグメントを作成してヘルプセンターへの閲覧アクセスを制限する方法」を参照してください。
- 全員に表示：ヘルプセンターを訪問するすべてのユーザーが対象となり、サインインは不要です。
「保存」をクリックします。

Googleドライブのコンテンツを手動で再同期する

Googleドライブを外部コンテンツソースとして接続すると、24時間ごとに同期処理が実行され、新規または変更されたコンテンツが更新されます。手動で強制的に同期させることもできます。

Googleドライブのコンテンツを手動で再同期するには

「コネクション」ページで、同期するコネクションのオプションメニュー（）をクリックします。
「再同期」を選択します。
Googleドライブコネクションが即座に同期され、「前回の同期」列が最新の同期日時で更新されます。

Googleドライブの接続を解除する

共有ドライブを同期する必要がなくなった場合は、Googleドライブとのコネクションを削除できます。Googleドライブとのコネクションを削除すると、そのサイト内にあるすべての共有ドライブとのコネクションも削除されます。Googleドライブ内のほかの共有ドライブとのコネクションを維持したまま、特定の共有ドライブとのコネクションだけを削除するには、その共有ドライブのコネクションのみを削除してください。

コネクションを削除すると、そのコネクションに関連するコンテンツは、外部コンテンツが使用されるすべての場所で利用できなくなります。

Googleドライブを切断するには

「コネクション」ページで、コネクションを解除する接続または共有ドライブのオプションメニュー（）をクリックします。
「コネクションを削除」を選択します。
メッセージを確認し、「コネクションを削除」をクリックします。
共有ドライブは「コネクション」リストから削除され、外部コンテンツのソースとして利用できなくなります。