特定のデータの保持を義務付ける法律がある業界は多く、企業にとってデータ保持ポリシーは、規制を守るうえで重要な役割を果たします。たとえば、EU圏の一般データ保護規則（GDPR）では、企業は個人データを必要以上に保持することが禁止されており、企業はこの原則を遵守していることを証明できなければなりません。多くの場合、企業は業種や地域によって複数のデータ保持法を遵守しなければなりません。
- 非アクティブ状態が3年間続いているエンドユーザーを削除する
- Acme, Inc. 以外の組織のメンバーで、2年間非アクティブなエンドユーザーを削除する
- retain タグのない、18か月間非アクティブなエンドユーザーを削除する
Zendeskでエンドユーザーを削除すると、ソフト削除され、30日後に完全に削除されるキューに入れられます。
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エンドユーザー削除スケジュールについて
エンドユーザー削除スケジュールは、一定期間アクティブでないエンドユーザーを継続的に検索し、削除します。たとえば、1年間アクティブでないエンドユーザーを削除するスケジュールを作成した場合、その間にエンドユーザーがチケットにコメントを投稿した場合は、そのエンドユーザーは削除されません。この場合、カウントは最初からやり直しとなり、ユーザーは最後にアクティブになってから1年後に削除されます。
- エンドユーザーがヘルプセンターで最後に行ったアクティビティ（記事の検索、閲覧、コメント追加など）。
- エンドユーザーがリクエスタであるか、CCに入っているチケットの前回のコメント。これが、チケットへのユーザーの前回のコメントのタイムスタンプとなります。
ユーザーのアクティビティとは、チケットが終了した時間など、チームメンバーやZendeskが行ったアクティビティではありません。
アクティブにされた削除スケジュールは、1回限りのイベントではありません。Zendeskは、スケジュールを無効にしない限り、エンドユーザーを繰り返し検索して削除します。削除スケジュールは、定義された条件を満たしてから72時間以内に、対象となるエンドユーザーの削除を開始します。たとえば、3年間非アクティブ状態のエンドユーザーを削除するスケジュールを設定した場合、3年間アクティブでない状態が続いた後、72時間以内に削除が開始されます。Zendeskは、1アカウントにつき1日あたり最大24,000人のエンドユーザーを削除できます。
削除スケジュールはエンドユーザーを論理削除します。つまり、Zendeskデータベース内にはユーザーが残っており、特定のデータベース権限を持つZendeskの従業員だけが限定的にアクセスできる状態になります。その後、このユーザーを完全に削除することもできますが、特に何もしなくても、30日後にZendeskによって完全に削除されます。
「アクティビティタイプ：更新」でフィルタリングすることで、監査ログでこれらの変更を追跡できます。
エンドユーザー削除スケジュールの作成
エンドユーザー削除スケジュールは最大10件まで作成できますが、アクティブにできるのは一度に1件のみです。「高度なデータプライバシーと保護」アドオンをお持ちの場合は、最大10件のエンドユーザー削除スケジュールをアクティブにできます。
エンドユーザー削除スケジュールを作成するには
- 管理センターで、サイドバーの「
アカウント」をクリックし、「セキュリティ」>「削除スケジュール」を選択します。 - 「削除スケジュールを作成」>「エンドユーザー」をクリックします。
すでに10件のエンドユーザー削除スケジュールを作成している場合は、上限に達したことを知らせるメッセージが表示されます。その場合、新しいスケジュールを作成するには、既存のスケジュールを削除する必要があります。
-
スケジュール名を入力します。
類似する削除スケジュールを見分けやすくするため、一貫した命名規則を使用します。
- （オプション）削除スケジュールの説明を入力します。
- 「最終アクティブ」には、エンドユーザーが最後にZendeskでアクティブになった日付に基づいて、削除するタイミングを指定します。このフィールドの指定は必須です。
メモ：最終アクティブの日付で最も古いのは2018年1月1日です。この日付より前にアクティブになったエンドユーザーは、最終アクティブの日付が2018年1月1日とマークされます。また、2018年1月1日から2021年3月1日までの間のチケットアクティビティのみを考慮します。この期間中のヘルプセンターアクティビティは無視されます。
- 「追加条件」をクリックして、組織やタグなど、エンドユーザーを削除するための追加条件を追加します。指定された条件のすべてまたはいずれかを満たすエンドユーザーを削除するように削除スケジュールを設定します。詳しくは「エンドユーザー削除スケジュールの条件文を作成する」を参照してください。
エンドユーザーを削除するための条件を1つ追加できます。「高度なデータプライバシーと保護」アドオンをお持ちの場合は、追加できる条件の数に制限はありません。
- 各条件について、「カテゴリ」、「演算子」、および「値」を選択します。
演算子は、カテゴリとその値との関係を決定します。たとえば、= の演算子を選択した場合、カテゴリと値は等しくなければなりません。
- （オプション）条件を追加したら、「プレビュー」をクリックすることで、スケジュールがアクティブになったときに削除されるエンドユーザーのおよその数を確認できます。
- 「作成」をクリックします。
- 削除スケジュールをアクティブにします。
エンドユーザー削除スケジュールの条件文を作成する
条件文は、カテゴリ、フィールド演算子、条件の値（選択したカテゴリにより異なる）から成ります。条件文は、基本的に、指定した条件に一致したエンドユーザーを削除する「if」文です。
下の表に、エンドユーザー削除スケジュールの条件文の作成に利用可能なカテゴリの一覧を示します。
| カテゴリ | 説明 |
|---|---|
| 最終アクティブ | エンドユーザーがそのZendeskアカウントで最後にアクティブになった日時に基づいて、エンドユーザーを削除します。最終アクティブの条件が少なくとも1つ必要です。
削除スケジュールは、「最終アクティブ」フィールドで設定した期間、継続して非アクティブだったエンドユーザーを削除します。たとえば、「最終アクティブ」が365日に設定されていて、その期間内にエンドユーザーが記事にコメントを投稿した場合、そのエンドユーザーは削除されません。カウントはリセットされ、そのエンドユーザーは最終アクティブの日付から365日後に削除されます。 ヘルプセンターまたはコミュニティにおけるエンドユーザーのアクティビティとしてカウントされるのは以下のアクティビティです。
Supportにおけるエンドユーザーアクティビティとしてカウントされるのは以下のアクティビティです。
|
| 組織 | 組織が複数ある場合に、特定の組織のエンドユーザーを削除します。 |
| タグ | 選択したユーザータグを持つエンドユーザーを削除します。 |
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