通常、Zendeskでは、チケットが「終了」ステータスになってから120日経過すると自動的にアーカイブされます。アーカイブ済みチケットには引き続きアクセス可能ですが、定期的に削除することをお勧めします。
管理者は削除スケジュールを作成し、指定した期間後にアーカイブ済みチケットを削除することができます。この方法は自動化されており、データ保持に関する法律に準拠し、Zendeskアカウントのデータストレージを管理することができます。チケットに機密情報が含まれている場合、削除スケジュールを作成することで、GDPRやCRPAなどの国際的なプライバシー法令に準拠したデータ保持ポリシーを作成するのに役立ちます。
「高度なデータプライバシーとデータ保護(ADPP)」アドオンは、高度なデータプライバシーとデータ保護ポリシーを作成する場合にお勧めです。これにより、複数の削除スケジュールをアクティブにし、ブランドごとにデータを分けることができます。詳しくは「複数のチケット削除スケジュールを使用した高度なデータ保持ポリシーの作成」を参照してください。
削除スケジュールについて
削除スケジュールは、管理者と権限のあるカスタムロールのエージェントに対して、終了してから120日以上経過したアーカイブ済みのチケットの削除を許可します。
1つの削除スケジュールをアクティブにして、終了となってから一定期間変更されていないチケットを継続的に検索し、削除することができます。たとえば、終了されてから365日後にアーカイブ済みチケットを削除するスケジュールを作成し、その期間内にチケットが変更された場合(チケットの内容が編集された場合など)、チケットは削除されません。タイムカウントがリセットされ、チケットはその変更日から365日後に削除されます。
アクティブにされた削除スケジュールは、1回限りのイベントではありません。スケジュールを非アクティブにしない限り、Zendeskは継続的にチケットを検索し、削除します。大量のチケットを削除したり、繁忙期に実行するスケジュールを作成しても、パフォーマンスに影響はありません。
管理センターの「削除スケジュール」ページで、最大10個の削除スケジュールを作成できますが、一度にアクティブにできるスケジュールは1つだけです。
削除スケジュールで削除されたチケットは、「削除済みチケット」ビューには含まれません。「アクティビティタイプ:削除」でフィルタリングすることで、監査ログでこれらの変更を追跡できます。
削除スケジュールを作成する
削除スケジュールは10個まで作成できますが、アクティブにできるスケジュールは1つだけです。
削除スケジュールを作成するには
- 管理センターで、サイドバーの「 アカウント」をクリックし、「セキュリティ」>「削除スケジュール」を選択します。
- 「削除スケジュールを作成」をクリックします。
- スケジュール名を入力します。
似たようなタイプの削除スケジュールを見分けやすくするために、一貫した命名規則を使用します。
- (オプション)削除スケジュールの説明を入力します。
- 「終了済みチケットの削除」では、スケジュールでチケットを削除する日時を指定します。たとえば、チケットが終了してから3年後に削除するには、以下のように、「値」に「3」を入力し、「単位」ドロップダウンフィールドで「年」を選択します。
メモ:削除スケジュールは、終了してから120日以上経過したアーカイブ済みチケットのみを削除します。指定した日数が120日より短い場合、削除スケジュールはチケットの終了後120日目に実行されます。
- オプションで「プレビュー」をクリックすると、スケジュールがアクティブになったときに削除されるチケットの数をプレビューで確認できます。
- 「作成」をクリックします。
- 削除スケジュールをアクティブにします。
削除スケジュールをアクティブにする
削除スケジュールは作成した時点では非アクティブの状態です。削除スケジュールをアクティブにして、スケジュールどおりチケットの削除が開始されるようにする必要があります。一度にアクティブにできる削除スケジュールは1つだけです。
削除スケジュールをアクティブにするには
- 管理センターで、サイドバーの「 アカウント」をクリックし、「セキュリティ」>「削除スケジュール」を選択します。
- 非アクティブなスケジュールのオプションメニューのアイコン()をクリックし、「アクティブにする」をクリックします。
- 確認ダイアログで、「削除がすぐに開始されます」と「スケジュール削除は今後も継続します」のチェックボックスを選択します。
- 「削除スケジュールをアクティブにする」をクリックします。
削除スケジュールを管理する
オプションメニューアイコン()を使用して、削除スケジュールのアクティブ化、非アクティブ化、編集、削除を行います。削除スケジュールは非アクティブにしないと削除できません。