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アクションビルダーをGoogleスプレッドシートなどの外部システムに接続すると、管理者は自動化ワークフロー内でZendeskを外部システムと連携させることができます。これにより、部門間のコラボレーションを強化し、複数のプラットフォームにまたがる一貫した利用体験を維持できます。
メモ：アクションフロー内の外部システムに関わるステップは、総称して「外部アクション」と呼ばれます。
この記事では、以下のトピックについて説明します。
  • Googleスプレッドシートをアクションビルダーに接続する
  • アクションフローでGoogleスプレッドシートアクションを使用する
  • レシピ：Googleスプレッドシートに新しいZendeskチケットを記録する

Googleスプレッドシートをアクションビルダーに接続する

外部アクションをアクションフローで使用するには、アクションビルダーを外部システムへ接続する必要があります。

外部システムに接続して外部アクションをアクションフローで使用する場合は、以下のベストプラクティスをお勧めします。
  • アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
  • すべてのインテグレーションで、必要なスコープへアクセスできる必要があります。ただし、外部システムへの接続を許可する前に、スコープを確認し検証することが重要です。
  • APIキーベースのツール（OpenAIなど）の資格情報を管理する場合、キーをセキュアな保管場所または資格情報管理ツールに保存することが最適です。
アクションビルダーをGoogleスプレッドシートに接続するには
  1. 管理センターで、サイドバーにある「 アプリおよびインテグレーション」をクリックし、「アクション」>「アクションフロー」を選択します。
  2. アクションフローを新規作成するか、既存のアクションフローを編集します。
  3. ステップサイドバーを開きます。
  4. 「外部アクション」で、「Googleスプレッドシート」をクリックします。
  5. 「接続」をクリックします。
  6. Googleの指示に従って認証を行い、接続を確立します。

    Google WorkspaceまたはGmailアカウントでログインします。管理環境で管理者の承認が必要になる場合があります。

    メモ：アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。

接続が完了すると、接続していることを示すインジケーター、接続したインスタンスの詳細情報、およびGoogleスプレッドシートで利用可能なアクションが表示されます。

アクションフローでGoogleスプレッドシートアクションを使用する

Googleスプレッドシートアクションを使用すると、スプレッドシートを作成したり、アクションフロー内で作成されたシート（たとえば、AIが生成したチケット概要など）にデータを追加したりできます。こうして作成したシートは、他のユーザーと共有することも可能です。

以下のGoogleスプレッドシートのアクションを選択できます。
  • スプレッドシートを作成する
  • スプレッドシートのシートを作成する
  • 行をシートに追加する

Googleスプレッドシートを新規作成する

「スプレッドシートを作成する」アクションを使用してスプレッドシートを作成します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 spreadsheet_title
出力 spreadsheet_id、sheet_title、

新しいGoogleスプレッドシートに新しいシートを作成する

「スプレッドシートのシートを作成する」アクションを使用して既存のスプレッドシートにシートを追加します。列の見出しや最初のデータ行を指定するオプションも含まれています。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 spreadsheet_id、sheet_title
出力 spreadsheet_id、sheet_title

Googleスプレッドシートに行を追加する

「行をシートに追加する」アクションを使用してアクションフロー内で以前に作成されたシートに行を追加します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 spreadsheet_id、sheet_title、values
出力 spreadsheet_id、sheet_title、values

レシピ：Googleスプレッドシートに新しいZendeskチケットを記録する

以下のアクションフローの例では、Googleスプレッドシートに集約されたチケットログへデータを追加します。Zendeskのチケットが送信されるたびに、アクションフローが自動的に詳細情報を記載した新しい行をスプレッドシートに追加します。これにより、チームは傾向の追跡、影響の分析、件数に関するレポート作成を自動化できます。

このようなアクションフローは、以下のステップで構成されることがあります。
  1. 以下の詳細情報を設定してアクションフロートリガを追加します。
    1. 「トリガを追加」をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskセクションで「チケット」をクリックします。
    3. 「ライフサイクル」をクリックし、チケットの作成」を選択します。
  2. チケットの情報を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、アクションフロートリガの下にあるステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「チケットを検索」をクリックします。
    3. 「チケットID」で、フィールドをクリックし、「変数を選択する」をクリックします。
    4. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットの作成」を選択した後、「チケットID」を選択します。
  3. チケットのリクエスタに関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
    3. 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
    4. 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「リクエスタID」を選択します。
  4. チケットのリクエスタの組織に関する詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「組織を検索する」をクリックします。
    3. 「組織IDタイプ」で、「Zendesk組織ID」を選択します。
    4. 「組織ID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「ユーザーを検索」を選択した後、「組織ID」を選択します。
  5. チケット担当者に関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
    3. 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
    4. 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「担当者 ID」を選択します。
  6. チケット、リクエスタ、組織、担当者に関して収集した情報をGoogleスプレッドシートに追加する行を作成するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「外部アクション」で、「Googleスプレッドシート」をクリックした後、「行をシートに追加する」を選択します。
    3. 既存のスプレッドシートを選択するか、「新規作成」をクリックしてスプレッドシートのタイトルを入力します。
    4. 行を追加するシートを選択します。
    5. 「行の値」で、前の手順で作成した変数を使用して、チケット、リクエスタ、組織、およびチケットに関連付けられた担当者に関する必要な情報を取得します。シートに列が表示される順序でデータを入力し、各列の値をカンマで区切ります。

      たとえば、これにはチケットのID、件名、作成日、チケットのリクエスタの名前、組織名などの値があります。

  7. 「保存」をクリックします。
  8. 「テスト」をクリックし、アクションフローをテストします。
  9. オプションメニュー（）をクリックし、「アクティブする」を選択します。これで、Googleスプレッドシートに事象チケットを自動で記録するアクションフローが有効になります。
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