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アクションビルダーをMicrosoft Excelなどの外部システムに接続すると、管理者は自動化ワークフロー内でZendeskを外部システムと連携させることができます。これにより、部門間のコラボレーションを強化し、複数のプラットフォームにまたがる一貫した利用体験を維持できます。
メモ：アクションフロー内の外部システムに関わるステップは、総称して「外部アクション」と呼ばれます。
この記事では、以下のトピックについて説明します。
  • Microsoft Excelをアクションビルダーに接続する
  • アクションフローでMicrosoft Excelアクションを使用する
  • レシピ：アクションフローを使用して事象ログをExcelで一元管理する

Microsoft Excelをアクションビルダーに接続する

外部アクションをアクションフローで使用するには、アクションビルダーを外部システムへ接続する必要があります。

外部システムに接続して外部アクションをアクションフローで使用する場合は、以下のベストプラクティスをお勧めします。
  • アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
  • すべてのインテグレーションで、必要なスコープへアクセスできる必要があります。ただし、外部システムへの接続を許可する前に、スコープを確認し検証することが重要です。
  • APIキーベースのツール（OpenAIなど）の資格情報を管理する場合、キーをセキュアな保管場所または資格情報管理ツールに保存することが最適です。
Microsoft Excelをアクションビルダーに接続するには
  1. 管理センターで、サイドバーにある「 アプリおよびインテグレーション」をクリックし、「アクション」>「アクションフロー」を選択します。
  2. アクションフローを新規作成するか、既存のアクションフローを編集します。
  3. ステップサイドバーを開きます。
  4. 「外部アクション」で、「Microsoft Excel」をクリックします。
  5. 「接続」をクリックします。
  6. アカウント認証にMicrosoft Teamsを使用します。

    組織のポリシーによっては、デバイスまたはアプリのアクセス許可が必要になる場合があります。

    メモ：
    • アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
    • 接続を成功させるには、まずMicrosoftテナントの管理者にコネクタを追加してもらう必要があります。

接続が完了すると、接続していることを示すインジケーター、接続したインスタンスの詳細情報、およびMicrosoft Excelで利用可能なアクションが表示されます。

アクションフローでMicrosoft Excelアクションを使用する

Microsoft Excelのアクションステップは、Excelのワークブックやワークシートの作成、更新、それらのデータの読み込みに使用できます。

以下のExcelアクションを選択できます。
  • Excelワークブックを新規作成する
  • Excelワークブックにワークシートを作成する
  • Excelワークシートに行を追加する
  • Excelワークシートの行データを取得する
  • Excelワークシートの行を更新する

Excelワークブックを新規作成する

ワークブックを作成アクションを使用して、名前を付けてExcelワークブックを新規作成します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 workbook_name
出力 created_date_time、http_status_code、last_modified_date_time、web_url、workbook_id、workbook_name

Excelワークブックにワークシートを作成する

ワークシートを作成アクションを使用して、既存のワークブックに新しいワークシートを作成します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 workbook_id、worksheet_name
出力 http_status_code、id、name、position、visibility

Excelワークシートに行を追加する

行をシートに追加アクションを使用して、既存のワークシートに新しい行を追加します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 workbook_id、sheet_name、values
出力 address、cell_count、column_count、column_hidden、column_index、http_status_code、row_count、row_hidden、row_index、values

Excelワークシートの行データを取得する

行データを取得アクションを使用して、行インデックスに基づいて特定の行の値を取得します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 spreadsheet_id、row_index
出力 row_data

Excelワークシートの行を更新する

行を更新アクションを使用して、行インデックスに基づいて特定の行の値を更新します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 spreadsheet_id、header_row
出力 address、cell_count、column_count、column_hidden、column_index、http_status_code、row_count、row_hidden、row_index、values

レシピ：アクションフローを使用して事象ログをExcelで一元管理する

以下のアクションフローの例では、Microsoft Excelで一元管理された事象ログにデータを追加します。Zendeskのチケットが事象として分類されるたびに、アクションフローによって事象の詳細情報を含む新しい行が Excel のワークシートに自動的に追加されます。これにより、チームは傾向の追跡、影響の分析、事象の件数のレポーティングを自動化できます。

このようなアクションフローは、以下のステップで構成されることがあります。
  1. 以下の詳細情報を設定してアクションフロートリガを追加します。
    1. 「トリガを追加」をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskセクションで「チケット」をクリックします。
    3. 「プロパティ」をクリックし、「チケットタイプの変更」を選択します。
    4. 「条件を追加」をクリックします。
    5. 「変数」で、「チケットタイプの変更」と「タイプ」を選択します。
    6. 「演算子」には「=」を設定します。
    7. 「値」に「事象」と入力します。
  2. チケットの情報を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、アクションフロートリガの下にあるステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「チケットを検索」をクリックします。
    3. 「チケットID」で、フィールドをクリックし、「変数を選択する」をクリックします。
    4. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットタイプの変更」を選択した後、「チケットID」を選択します。
  3. チケットのリクエスタに関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
    3. 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
    4. 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「リクエスタID」を選択します。
  4. チケットのリクエスタの組織に関する詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「組織を検索する」をクリックします。
    3. 「組織IDタイプ」で、「Zendesk組織ID」を選択します。
    4. 「組織ID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「ユーザーを検索」を選択した後、「組織ID」を選択します。
  5. チケット、ユーザー、組織に関して収集した情報をExcelワークシートに追加する行を作成するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「外部アクション」で、「Microsoft Excel」をクリックした後、「行をシートに追加」を選択します。
    3. Excelワークシートの「ワークブックID」と「シート名」を選択します。
    4. 「行の値」で、前の手順で作成した変数を使用して、事象に関連付けられたチケット、ユーザー、および組織に関する必要な情報を取得します。シートに列が表示される順序でデータを入力し、各列の値をカンマで区切ります。

      たとえば、これにはチケットのID、件名、作成日、チケットのリクエスタの名前、組織名などの値があります。

  6. 「保存」をクリックします。
  7. 「テスト」をクリックし、アクションフローをテストします。
  8. オプションメニュー（）をクリックし、「アクティブする」を選択します。これで、Excelワークシートに事象チケットを自動で記録するアクションフローが有効になります。
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