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アクションビルダーをMicrosoftカレンダーなどの外部システムに接続すると、管理者は自動化ワークフロー内でZendeskを外部システムと連携させることができます。これにより、部門間のコラボレーションを強化し、複数のプラットフォームにまたがる一貫した利用体験を維持できます。
メモ：アクションフロー内の外部システムに関わるステップは、総称して「外部アクション」と呼ばれます。
この記事では、以下のトピックについて説明します。
  • Microsoftカレンダーをアクションビルダーに接続する
  • アクションフローでのMicrosoftカレンダーアクションの使用
  • レシピ：チケットが再割り当てされた際にMicrosoftカレンダーに自動で引き継ぎ会議を作成する

Microsoftカレンダーをアクションビルダーに接続する

外部アクションをアクションフローで使用するには、アクションビルダーを外部システムへ接続する必要があります。

外部システムに接続して外部アクションをアクションフローで使用する場合は、以下のベストプラクティスをお勧めします。
  • アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
  • すべてのインテグレーションで、必要なスコープへアクセスできる必要があります。ただし、外部システムへの接続を許可する前に、スコープを確認し検証することが重要です。
  • APIキーベースのツール（OpenAIなど）の資格情報を管理する場合、キーをセキュアな保管場所または資格情報管理ツールに保存することが最適です。
Microsoftカレンダーをアクションビルダーに接続するには
  1. 管理センターで、サイドバーにある「 アプリおよびインテグレーション」をクリックし、「アクション」>「アクションフロー」を選択します。
  2. アクションフローを新規作成するか、既存のアクションフローを編集します。
  3. ステップサイドバーを開きます。
  4. 「外部アクション」で、「Microsoftカレンダー」をクリックします。
  5. 「接続」をクリックします。
  6. アカウント認証にMicrosoft Teamsを使用します。

    Microsoftカレンダーはユーザースコープを使用するため、接続にはサービスアカウントを使用する必要があります。個人アカウントでの認証は正常に機能しません。

    必要なスコープ：offline_access、User.Read、Calendars.Read、Calendars.ReadWrite、MailboxSettings.Read、MailboxSettings.ReadWrite

    メモ：アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。

接続が完了すると、接続していることを示すインジケーター、接続したインスタンスの詳細情報、およびMicrosoftカレンダーで利用可能なアクションが表示されます。

アクションフローでMicrosoftカレンダーアクションを使用する

Microsoftカレンダーのアクションステップを使用すると、Microsoftカレンダーでカレンダーイベントを自動的に作成、更新、管理することができます。

以下のMicrosoftカレンダーアクションを選択できます。
  • カレンダーイベントを作成する
  • カレンダーイベントを更新する
  • カレンダーイベントを検索する
  • カレンダーイベントを削除する

カレンダーイベントを作成する

イベントを作成アクションを使用して、新しいカレンダーイベントを作成します。たとえば、Zendeskで優先度の高いチケットが作成された際に、自動的にフォローアップミーティングやリマインダーを作成したい場合などです。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 external_id、calendar_id、title、start_time、end_time、attendees、description、location
出力 id、link

カレンダーイベントを更新する

イベントを更新アクションを使用して、カレンダーの既存のイベントを変更します。たとえば、チケットの期限日が変更された場合に再スケジュールする場合などです。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 external_id、calendar_id、event_id、updated_fields
出力 id、link

カレンダーイベントを検索する

「イベントを検索」アクションを使用して、カレンダーの既存のイベントに関する情報を取得します。これは、イベントが既に存在するかどうかを確認し、既存のイベント情報を検証するのに役立ちます。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 external_id、query (title, date range, attendee)
出力 events (id, title, start_time, end_time, attendees, link)

カレンダーイベントを削除する

カレンダーの既存のイベントを削除するには、イベントを削除アクションを使用します。

このアクションには以下の入力と出力が含まれます。

  変数
入力 external_id、calendar_id、event_id
出力 なし

レシピ：チケットが再割り当てされた際にMicrosoftカレンダーに自動で引き継ぎ会議を作成する

次のアクションフローの例では、チケットが再割り当てされるとMicrosoftカレンダーに自動で会議が作成され、前任の担当者と新しい担当者が招待されます。これにより、チケットの背景情報を共有したうえでスムーズに担当を引き継げるため、対応の遅れを防ぎ、責任範囲も明確になります。

このアクションフローは、次のステップで構成されることがあります。
  1. 以下の詳細情報を設定してアクションフロートリガを追加します。
    1. 「トリガを追加」をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskセクションで「チケット」をクリックします。
    3. 「ルーティング」をクリックし、「チケットのエージェントの割り当て変更」を選択します。
  2. チケットの情報を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、アクションフロートリガの下にあるステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「チケットを検索」をクリックします。
    3. 「チケットID」で、フィールドをクリックし、「変数を選択する」をクリックします。
    4. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットのエージェントの割り当て変更」を選択した後、「チケット ID」を選択します。
  3. チケット担当者に関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
    3. 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
    4. 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「担当者ID」を選択します。
  4. チケットのリクエスタの組織に関する詳細を検索するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「組織を検索する」をクリックします。
    3. 「組織IDタイプ」で、「Zendesk組織ID」を選択します。
    4. 「組織ID」で、「変数を追加」をクリックします。
    5. 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「ユーザーを検索」を選択した後、「組織ID」を選択します。
  5. チケット、担当者、組織について収集した情報に基づいてカレンダーのイベントを作成するステップを追加します。
    1. アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
    2. ステップサイドバーの「外部アクション」で、「Microsoftカレンダー」をクリックした後、「イベントを作成」を選択します。
    3. 「カレンダー」で、イベントを作成する接続済みアカウントから適切なカレンダーを選択します。
    4. 「タイトル」の「ハンドオフチケット」に入力した後、「変数を追加」をクリックします。
  6. 「保存」をクリックします。
  7. 「テスト」をクリックし、アクションフローをテストします。
  8. オプションメニュー（）をクリックし、「アクティブにする」を選択します。これで、担当者が変更されたときにチケットの引継ぎ会議を自動でスケジュールするアクションフローが有効になります。
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