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첨부 파일 삭제 일정을 만들면 중요한 티켓 정보를 그대로 유지하면서 보관된 티켓에서 PII와 같은 민감한 첨부 파일을 제거하여 데이터 프라이버시를 관리하는 데 도움이 됩니다. 티켓 기간, 그룹 또는 태그와 같은 기준에 따라 첨부 파일을 삭제하도록 조건을 설정할 수 있습니다. 첨부 파일을 삭제하면 복원할 수 없다는 점을 기억하세요. 감사 로그를 통해 변경 내용을 추적하고 데이터 관리 필요에 맞게 일정을 관리하세요.
첨부 파일에는 운전면허증, 여권, 진단서, 세금 관련 문서와 같은 개인 식별 정보(PII)가 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 문서는 일반적으로 확인 또는 환불 처리에 사용되며, 데이터 프라이버시 및 규정 준수를 유지하기 위해 목적이 달성되면 제거해야 합니다. 첨부 파일로 인해 저장 공간 사용량이 늘어나 추가 비용이 발생할 수 있습니다.
전체 티켓을 삭제하여 공간을 절약하고 PII를 제거하는 대신 관리자 및 권한이 있는 사용자 지정 역할의 상담사는 관련 티켓 정보를 그대로 유지하면서 첨부 파일을 삭제하는 일정을 만들 수 있습니다.
첨부 파일 삭제 일정에 대한 정보
첨부 파일 삭제 일정을 통해 첨부 파일을 자동으로 삭제하기 위한 조건을 만들 수 있습니다. 첨부 파일 삭제 일정은 120일 이상 종료 상태였던 티켓인 보관된 티켓의 첨부 파일만 삭제합니다.
- 1년 이상 전에 만든 모든 티켓의 첨부 파일을 삭제합니다.
- HR 티켓 그룹에서
hold태그가 있는 티켓을 제외하고 6개월 이상 종료 상태인 모든 티켓의 첨부 파일을 삭제합니다. - 법무 그룹의 티켓을 제외하고 6개월 이상 종료 상태인 모든 티켓의 첨부 파일을 삭제합니다.
삭제 일정은 다음 채널을 사용하여 티켓에 첨부된 첨부 파일을 삭제합니다.
- 상담사 워크스페이스의 티켓 인터페이스
- 이메일
- API
- SMS
- 웹 양식
- 문의 등록/티켓 양식
메시징, 사이드 대화, 헬프 센터 문서 및 댓글의 첨부 파일과 같은 다른 모든 첨부 파일 유형은 지원되지 않습니다.
첨부 파일 삭제 일정은 정의된 기준을 충족한 후 72시간 이내에 적격 첨부 파일을 삭제하기 시작합니다. 예를 들어, 3년 된 첨부 파일을 삭제하는 일정의 경우 해당 기간에 도달한 후 72시간 이내에 그러한 첨부 파일을 삭제하기 시작합니다. 하루에 계정당 24,000개까지의 첨부 파일이 삭제됩니다.
활성화된 후의 삭제 일정은 일회성 이벤트가 아닙니다. 일정을 비활성화하지 않는 한 Zendesk에서 조건을 충족하는 첨부 파일을 지속적으로 검색하여 삭제합니다. 일정이 대량의 첨부 파일을 삭제하거나 바쁜 기간 중에 실행되는 경우에도 성능에 영향을 미치지 않습니다.
감사 로그에서 활동 유형: 삭제됨을 기준으로 필터링하여 그러한 변경 내용을 추적할 수 있습니다.
첨부 파일 삭제 일정 만들기
관리자 및 권한이 있는 사용자 지정 역할의 상담사는 최대 10개의 첨부 파일 삭제 일정을 만들 수 있지만 한 번에 하나의 첨부 파일 삭제 일정만 활성화할 수 있습니다. 고급 데이터 프라이버시 및 보호 추가 기능이 있으면 최대 10개의 첨부 파일 삭제 일정을 활성화할 수 있습니다.
첨부 파일 삭제 일정을 만들려면 다음과 같이 하세요.
- 관리 센터의 사이드바에서
계정을 클릭한 다음 보안 > 삭제 일정을 선택합니다. -
삭제 일정 만들기 > 첨부 파일을 클릭합니다.
이미 10개의 첨부 파일 삭제 일정이 있는 경우에는 한도에 도달했다는 메시지가 나타납니다. 먼저 일정을 하나 삭제해야 새 일정을 만들 수 있습니다.
-
일정 이름을 입력합니다.
비슷한 유형의 삭제 일정을 인식하는 데 도움이 되도록 일관된 이름 지정 규칙을 사용하세요.
- (선택 사항) 삭제 일정의 설명을 입력합니다.
- 카테고리의 경우 티켓이 만들어지거나 마지막으로 업데이트된 날짜를 기준으로 첨부 파일을 삭제할 시기를 표시합니다. 이 필드는 필수입니다.
-
조건 추가를 클릭하여 조직별 또는 브랜드별 등 첨부 파일 삭제를 위한 모든 조건을 더 추가합니다. 첨부 파일 삭제 일정의 조건 문 작성하기를 참조하세요.
고급 데이터 프라이버시 및 보호 추가 기능이 있으면 모든 또는 하나 이상의 조건을 충족하는 최대 100개의 추가 삭제 기준을 추가할 수 있습니다.
-
카테고리, 연산자, 그리고 각 조건에 대한 값을 선택합니다.
연산자는 카테고리와 값 사이의 관계를 결정합니다. 예를 들어 다음과 같음 연산자를 선택하면 카테고리가 값과 동일해야 합니다.
- (선택 사항) 조건을 추가한 후 미리 보기를 클릭하여 삭제할 첨부 파일이 있는 티켓의 대략적인 수를 미리 확인합니다. (이 숫자는 삭제할 첨부 파일의 개수가 아닙니다.)
-
만들기를 클릭합니다.
새 삭제 일정이 비활성 일정으로 목록의 맨 끝에 추가됩니다.
- 삭제 일정을 활성화합니다.
첨부 파일 삭제 일정의 조건 문 작성하기
조건 문은 카테고리, 조건, 필드 연산자, 조건 값(선택한 카테고리에 따라 다름)으로 구성됩니다. 조건 문은 본질적으로 지정된 기준을 충족하는 첨부 파일을 삭제하는 “if” 문입니다.
아래 표는 첨부 파일 삭제 일정을 위한 조건 문을 만드는 데 사용할 수 있는 카테고리를 나열합니다. 파일 크기와 같은 첨부 파일에 대한 특정 조건은 사용할 수 없습니다.
| 카테고리 | 설명 |
|---|---|
| 만든 시간 | 티켓이 만들어진 때를 기준으로 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 마지막 업데이트 | 티켓이 마지막으로 업데이트된 때를 기준으로 첨부 파일을 삭제합니다. 예를 들어, 마지막 업데이트가 365일로 설정되어 있고 티켓이 해당 기간 내에 수정된 경우에는 첨부 파일이 삭제되지 않습니다. 처음부터 다시 계산하여 수정 날짜로부터 365일 후에 첨부 파일이 삭제됩니다. |
| 사용자 지정 필드 | 사용자 지정 필드 값에 따라 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 브랜드 | 브랜드별로 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 티켓 양식 | 여러 티켓 양식을 사용하는 경우에는 티켓 양식별로 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 그룹 | 그룹별로 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 지원 유형 | 지원 유형인 상담사 또는 AI 상담사에 따라 첨부 파일을 삭제합니다 |
| 유형 | 티켓 유형인 질문, 인시던트, 문제 또는 작업에 따라 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 요청자 | 요청자 이름에 따라 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 조직 | 여러 조직이 있는 경우에는 조직에 따라 첨부 파일을 삭제합니다. |
| 태그 | 선택한 티켓 태그가 있는 첨부 파일을 삭제합니다. |