Configuração de lembretes de revisão e verificação de artigos

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É possível criar regras de verificação de artigos para enviar lembretes quando os artigos precisam ser revisados e verificados, com base nos critérios e intervalos definidos. Isso é útil para garantir que seu conteúdo não fique obsoleto ou desatualizado. Por exemplo, talvez você queira revisar artigos que tenham um rótulo específico a cada três meses, ou aqueles de uma determinada categoria ou que não foram atualizados há um tempo.

Uma regra de verificação de artigos é criada com um filtro de artigos e uma frequência. Quando os artigos atendem aos critérios e ao intervalo baseados numa regra, notificações por e-mail são enviadas para os responsáveis pelos artigos em questão e os artigos aparecem na lista de artigos de Verificação necessária.

Esses artigos são então considerados como não verificados e permanecem nessa condição até que alguém faça a verificação deles. Os responsáveis recebem notificações por e-mail duas vezes por semana sobre os artigos que necessitam de verificação.

É possível criar até 20 regras de verificação. Você deve ser um administrador do Guide para poder criá-las.

Você pode duplicar uma regra existente se desejar basear sua regra em outra.

Como criar uma regra de verificação de artigos

1. No Guide, clique no ícone Configurações () na barra lateral e clique em Verificação de artigos.
2. Clique em Adicionar.

   Se o botão Adicionar estiver indisponível, significa que você já criou o número máximo de 20 regras. Você pode apagar uma regra se quiser adicionar outra nova.

   

3. Insira o Nome da regra.
4. Selecione uma Frequência para o lembrete.

   Especificado o intervalo, uma notificação por e-mail é enviada ao responsável pelo artigo e os artigos aparecem na lista de Verificação de artigos.

5. Selecione Filtros para determinar o grupo de artigos para essa regra.

   Conforme você seleciona as opções de filtros, uma lista de artigos afetados é exibida.

6. Clique em Criar.

O responsável pelo artigo recebe uma notificação por e-mail quando os artigos estiverem prontos para serem revisados, com base numa regra. Você não pode alterar ou adicionar destinatários às notificações. Por padrão, o responsável é o autor, mas é possível alterar o responsável pelo artigo para outro usuário ou um grupo.

Importante: ao fazer o downgrade dos responsáveis pelos artigos (de agentes para usuários finais), você também deve reatribuir a responsabilidade pelo artigo a um agente ou administrador atual do Guide. A falha em reatribuir a responsabilidade pelo artigo significa que os agentes que foram rebaixados para usuários finais ainda receberão e-mails de verificação do artigo. Isso representa um risco de segurança para a sua organização (consulte Alteração do responsável pelo artigo).