As políticas de retenção de dados são fundamentais para as empresas garantirem a conformidade com regulamentos, pois muitos setores têm leis que regularizam a retenção de determinados tipos de dados. Por exemplo, a legislação do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) exige que empresas da UE não retenham dados pessoais por mais tempo que o necessário, e as empresas precisam ser capazes de demonstrar conformidade com esse princípio. Muitas vezes, as empresas precisam cumprir várias leis de retenção de dados, dependendo do setor e da localização.
- Apagar usuários finais que não estão ativos há três anos
- Apagar usuários finais cuja organização NÃO seja Acme, Inc. e que não estejam ativos há dois anos
- Apagar usuários finais sem a tag reter que não estão ativos há 18 meses
Quando você apaga usuários finais no Zendesk, eles são apagados de maneira reversível e colocados na fila para exclusão permanente após 30 dias.
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Sobre as programações de exclusão de usuários finais
As programações de exclusão de usuários finais pesquisam e apagam continuamente usuários finais que não estão ativos há um período de tempo especificado. Por exemplo, se você criar uma programação que apague um usuário final após um ano de inatividade e esse usuário fizer um comentário em um ticket dentro desse período, ele não será apagado. A contagem do tempo recomeça e o usuário é apagado um ano após sua última atividade.
- A última atividade do usuário final na central de ajuda, incluindo a última vez que ele pesquisou, visualizou ou fez um comentário em um artigo.
- A última vez que o usuário final entrou na própria conta.
- O último comentário do usuário final no ticket, que é o carimbo de data/hora do último comentário feito pelo usuário em um ticket em que ele é o solicitante.
A atividade do usuário não é uma atividade realizada por um membro da equipe ou pelo Zendesk, como o momento em que um ticket foi fechado.
Depois de ativada, a programação de exclusão não é um evento único. A menos que a programação seja desativada, o Zendesk pesquisa continuamente e apaga os usuários finais. As programações de exclusão começam a apagar os usuários finais qualificados dentro de 72 horas depois que os critérios definidos são atendidos. Por exemplo, se uma programação apaga usuários finais inativos após 3 anos, ela começará a apagá-los dentro de 72 horas depois de atingirem 3 anos de inatividade. O Zendesk pode apagar até 24.000 usuários finais por conta, por dia.
As programações de exclusão apagam os usuários finais de forma reversível, o que significa que eles ainda permanecem no banco de dados da Zendesk e podem ser acessados de forma limitada por funcionários da Zendesk com determinados privilégios de banco de dados. Você pode então apagar o usuário permanentemente ou não executar nenhuma ação adicional e o Zendesk apagará o usuário permanentemente após 30 dias.
Você pode monitorar essas alterações no registro de auditoria filtrando por Tipo de atividade: Atualizado.
Criação de programações de exclusão de usuários finais
Você pode criar até 10 programações de exclusão de usuário final, mas somente uma delas pode ficar ativa por vez. Se você tem o complemento Privacidade e proteção avançadas de dados, pode ativar até 10 programações de exclusão de usuários finais.
Como criar uma programação de exclusão de usuário final
- Na Central de administração, clique em
Conta na barra lateral e selecione Segurança > Programações de exclusão. - Clique em Criar programação de exclusão > Usuários finais.
Se você já criou 10 programações de exclusão de usuário final, será exibida uma mensagem notificando que seu limite foi atingido. Você precisa apagar uma programação antes de poder criar uma nova.
- Insira um Nome da programação.
Use uma convenção de nomenclatura consistente para ajudar você a reconhecer tipos semelhantes de programações de exclusão.
- (Opcional) Insira uma Descrição para a programação de exclusão.
- Em Última atividade, indique quando os usuários finais devem ser apagados com base em quando estiveram ativos pela última vez no Zendesk. Esse campo é obrigatório.
Observação: a data da última atividade mais antiga é 1.º de janeiro de 2018. Os usuários finais que ficaram ativos pela última vez antes dessa data são marcados como tendo a última atividade em 1.º de janeiro de 2018.
- Clique em Adicionar condição para adicionar outras condições para exclusão de usuários finais, como por organização ou tags. Você pode configurar a programação de exclusão para apagar usuários finais que atendam a Todas ou a Qualquer uma das condições especificadas. Consulte Criação de instruções de condição para programações de exclusão de usuários finais.
Você pode adicionar outra condição para apagar usuários finais. Se você tem o complemento Privacidade e proteção avançadas de dados, não há limite para o número de condições que é possível adicionar.
- Selecione uma Categoria, um Operador e um Valor para cada condição.
O operador determina o relacionamento entre a categoria e o valor. Por exemplo, se você selecionar o operados É, a categoria deve ser igual ao valor.
- (Opcional) Depois que as condições forem adicionadas, clique em Visualizar para ver um número aproximado de usuários finais que atendem a elas e que serão apagados quando a programação estiver ativa.
- Clique em Criar.
- Ative a programação de exclusão.
Criação de instruções de condição para programações de exclusão de usuários finais
As instruções de condição consistem em categorias, operadores de campo e valores de condição, que variam de acordo com a categoria selecionada. As instruções de condição são essencialmente instruções "if" que apagam usuários finais que atendem aos critérios especificados.
A tabela a seguir lista as categorias disponíveis para a criação de instruções de condição para programações de exclusão de usuários finais.
| Categoria | Descrição |
|---|---|
| Última atividade | Apaga os usuários finais com base em quando estiveram ativos pela última vez. Pelo menos uma condição de Última atividade é obrigatória.
As programações de exclusão apagam os usuários finais que ficaram inativos pelo período especificado no campo Última atividade. Por exemplo, se o campo Última atividade for definido como 365 dias e o usuário final fizer um comentário em um ticket dentro desse período, o usuário final não será apagado. A contagem do tempo recomeça e o usuário final é excluído 365 dias após a data da última atividade. |
| Organização | Apaga os usuários finais com base na organização, caso você tenha várias organizações. |
| Tags | Apaga os usuários finais com as tags de ticket selecionadas. |
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