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Ao conectar o criador de ações a sistemas externos, como o Planilhas Google, os administradores podem integrar o Zendesk a sistemas externos em fluxos de trabalho automatizados, melhorando a colaboração e mantendo uma experiência contínua em várias plataformas.
Observação: as etapas associadas aos sistemas externos em fluxos de ação são chamadas coletivamente de ações externas.
Este artigo contém os seguintes tópicos:
  • Conexão do Planilhas Google ao criador de ações
  • Uso de ações do Planilhas Google em fluxos de ação
  • Receita: Registro de novos tickets do Zendesk em uma Planilha Google

Conexão do Planilhas Google ao criador de ações

Antes de incluir ações externas nos seus fluxos de ação, é preciso conectar o criador de ações ao sistema externo.

Ao se conectar a sistemas externos para uso em fluxos de ação, as seguintes práticas recomendadas devem ser observadas:
  • Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo. Portanto, é uma prática recomendada usar uma conta de serviço dedicada em vez de credenciais pessoais ao se conectar a cada sistema externo.
  • Todas as integrações solicitam acesso aos escopos necessários. No entanto, é importante que você avalie e valide os escopos antes de autorizar a conexão com o sistema externo.
  • Ao gerenciar credenciais para ferramentas baseadas em chave de API, como a OpenAI, recomendamos armazenar as chaves em um cofre seguro ou em um gerenciador de credenciais.
Como conectar o criador de ações ao Planilhas Google
  1. Na Central de administração, clique em Aplicativos e integrações na barra lateral e selecione Ações > Fluxos de ação.
  2. Crie ou edite um fluxo de ação.
  3. Abra a barra lateral da etapa.
  4. Em Ações externas, clique em Planilhas Google.
  5. Clique em Conectar.
  6. Siga os comandos do Google para se autenticar e concluir a conexão.

    Você entrará em uma conta do Google Workspace ou Gmail, e a aprovação do administrador pode ser necessária em ambientes gerenciados.

    Observação: Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo. Portanto, é uma prática recomendada usar uma conta de serviço dedicada em vez de credenciais pessoais ao se conectar a cada sistema externo.

Depois de se conectar ao sistema, você verá um indicador de conexão e detalhes sobre a instância à qual está conectado, bem como as ações disponíveis para o Planilhas Google.

Uso de ações do Planilhas Google em fluxos de ação

As etapas de ação do Planilhas Google podem ser usadas para criar planilhas e adicionar dados a uma planilha criada dentro do fluxo de ação, como o resumo de um ticket gerado por IA, que pode ser compartilhado com outros usuários.

As ações do Planilhas Google a seguir estão disponíveis:
  • Criar planilha
  • Criar folha na planilha
  • Anexar linha à folha

Criação de uma nova planilha do Google

Use a ação de criar planilha.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas spreadsheet_title
Saída spreadsheet_id, sheet_title,

Criação de uma nova página em uma planilha do Google

Use a ação de criar folha para adicionar uma página a uma planilha existente. Você tem a opção de especificar títulos de coluna e uma linha inicial de dados.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas spreadsheet_id, sheet_title
Saída spreadsheet_id, sheet_title

Acréscimo de uma linha a uma planilha do Google

Use a ação de anexar linha para incluir uma linha em uma planilha criada previamente pelo fluxo de ação.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas spreadsheet_id, sheet_title, values
Saída spreadsheet_id, sheet_title, values

Receita: registro de novos tickets do Zendesk em uma Planilha Google

O exemplo de fluxo de ação abaixo adiciona dados a um registro centralizado de tickets no Planilhas Google. Cada vez que um ticket do Zendesk é enviado, o fluxo de ação adiciona automaticamente uma nova linha à planilha com os detalhes completos. Isso permite que a equipe automatize o acompanhamento de tendências, a análise de impacto e os relatórios sobre volume.

Um fluxo de ação assim consistiria nas etapas a seguir:
  1. Adicionar um gatilho de fluxo de ação com estes detalhes:
    1. Clique em Adicionar gatilho.
    2. Na barra lateral da etapa, em Zendesk, clique em Tickets.
    3. Clique em Ciclo de vida e selecione Ticket criado.
  2. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do ticket:
    1. No criador de ações, abaixo do gatilho do fluxo de ação, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Procurar ticket.
    3. Em ID do ticket, clique dentro do campo e depois em Selecione uma variável.
    4. No menu de variáveis, selecione Ticket criado como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do ticket.
  3. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do usuário sobre o solicitante do ticket:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar usuário.
    3. Em Tipo de ID do usuário, selecione ID do usuário do Zendesk.
    4. Para ID do usuário, clique em Adicionar variável.
    5. No menu de variáveis, selecione Procurar ticket como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do solicitante.
  4. Adicionar uma etapa para procurar detalhes da organização do solicitante do ticket:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar organização.
    3. Em Tipo de ID da organização, selecione ID da organização do Zendesk.
    4. Para ID da organização, clique em Adicionar variável.
    5. No menu de variáveis, selecione Pesquisar usuário como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID da organização.
  5. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do usuário sobre o atribuído para o ticket:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar usuário.
    3. Em Tipo de ID do usuário, selecione ID do usuário do Zendesk.
    4. Para ID do usuário, clique em Adicionar variável.
    5. No menu de variáveis, selecione Procurar ticket como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do atribuído.
  6. Adicionar uma etapa que acrescenta uma linha em uma Planilha Google com as informações coletadas para o ticket, o solicitante, a organização e o atribuído:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações externas, clique em Planilhas Google e selecione Anexar linha à folha.
    3. Selecione uma Planilha existente ou clique em Criar nova e insira um Título da planilha.
    4. Selecione a Folha à qual a linha será adicionada.
    5. Em Valores da linha, use as variáveis das etapas anteriores para capturar os detalhes que você quer sobre o ticket, o solicitante, a organização e o atribuído associados ao ticket. Insira os dados na ordem em que as colunas aparecem na folha, separando o valor de cada coluna com uma vírgula.

      Por exemplo, as colunas podem incluir o ID, o assunto e a data de criação do ticket; o nome do solicitante do ticket; o nome da organização, entre outras informações.

  7. Clique em Salvar.
  8. Clique em Testar para testar o fluxo de ação.
  9. Clique no menu de opções () e selecione Ativar para começar a usar o fluxo de ação que registra automaticamente tickets de incidente na Planilha Google.
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