Uso de ações do Microsoft Excel em fluxos de ação

Qual é o meu plano?

Suite, todas as versões

Growth, Professional, Enterprise ou Enterprise Plus

Support

Team, Professional ou Enterprise

Ao conectar o criador de ações a sistemas externos, como o Microsoft Excel, os administradores podem integrar o Zendesk a sistemas externos com fluxos de trabalho automatizados, melhorando a colaboração e mantendo uma experiência contínua em várias plataformas.

Observação: as etapas associadas aos sistemas externos em fluxos de ação são chamadas coletivamente de ações externas.

Este artigo contém os seguintes tópicos:

• Conexão do Microsoft Excel ao criador de ações
• Uso de ações do Microsoft Excel em fluxos de ação
• Receita: uso de um fluxo de ação para manter um registro centralizado de incidentes no Excel

Conexão do Microsoft Excel ao criador de ações

Antes de incluir ações externas nos seus fluxos de ação, é preciso conectar o criador de ações ao sistema externo.

Ao se conectar a sistemas externos para uso em fluxos de ação, as seguintes práticas recomendadas devem ser observadas:

• Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo. Portanto, é uma prática recomendada usar uma conta de serviço dedicada em vez de credenciais pessoais ao se conectar a cada sistema externo.
• Todas as integrações solicitam acesso aos escopos necessários. No entanto, é importante que você avalie e valide os escopos antes de autorizar a conexão com o sistema externo.
• Ao gerenciar credenciais para ferramentas baseadas em chave de API, como a OpenAI, recomendamos armazenar as chaves em um cofre seguro ou em um gerenciador de credenciais.

Como conectar o Microsoft Excel ao criador de ações

1. Na Central de administração, clique em Aplicativos e integrações na barra lateral e selecione Ações > Fluxos de ação.
2. Crie ou edite um fluxo de ação.
3. Abra a barra lateral da etapa.
4. Em Ações externas, clique em Microsoft Excel.
5. Clique em Conectar.
6. use a Microsoft para autenticar a conta.

   Dependendo das políticas da sua organização, pode ser necessário autorizar o acesso do dispositivo ou do aplicativo.

   Observação:

   • Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo. Portanto, é uma prática recomendada usar uma conta de serviço dedicada em vez de credenciais pessoais ao se conectar a cada sistema externo.
   • para garantir que a conexão tenha êxito, é necessário que um administrador de locatário da Microsoft adicione o conector primeiro.

Depois de se conectar ao sistema, você verá um indicador de conexão e detalhes sobre a instância à qual está conectado, bem como as ações disponíveis para o Microsoft Excel.

Uso de ações do Microsoft Excel em fluxos de ação

As etapas de ação do Microsoft Excel podem ser usadas para criar e atualizar pastas de trabalho e planilhas, além de ler dados delas.

As seguintes ações do Excel estão disponíveis:

• Criar pasta de trabalho
• Criar planilha de trabalho
• Adicionar linha à planilha
• Obter dados da linha
• Atualizar linha

Criação de uma nova pasta de trabalho do Excel

Use a ação Criar pasta de trabalho para criar uma nova pasta de trabalho do Excel com um nome especificado.

As entradas e saídas dessa ação são:

	Variáveis
Entradas	workbook_name
Saída	created_date_time, http_status_code, last_modified_date_time, web_url, workbook_id, workbook_name

Criação de uma planilha de trabalho em uma pasta de trabalho do Excel

Use a ação Criar planilha de trabalho para criar uma nova planilha de trabalho em uma pasta de trabalho existente.

As entradas e saídas dessa ação são:

	Variáveis
Entradas	workbook_id, worksheet_name
Saída	http_status_code, id, name, position, visibility

Adição de uma linha a uma planilha de trabalho do Excel

Use a ação Adicionar linha à planilha para anexar uma nova linha a uma planilha de trabalho existente.

As entradas e saídas dessa ação são:

	Variáveis
Entradas	workbook_id, sheet_name, values
Saída	address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Obtenção de dados de uma linha em uma planilha de trabalho do Excel

Use a ação Obter dados da linha para recuperar valores em uma linha específica, com base em um índice de linha.

As entradas e saídas dessa ação são:

	Variáveis
Entradas	spreadsheet_id, row_index
Saída	row_data

Atualização de uma linha em uma planilha de trabalho do Excel

Use a ação Atualizar linha para atualizar valores em uma linha específica, com base em um índice de linha.

As entradas e saídas dessa ação são:

	Variáveis
Entradas	spreadsheet_id, header_row
Saída	address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Receita: uso de um fluxo de ação para manter um registro centralizado de incidentes no Excel

O exemplo de fluxo de ação a seguir adiciona dados a um registro centralizado de incidentes no Microsoft Excel. Cada vez que um ticket do Zendesk é classificado como um incidente, o fluxo de ação adiciona automaticamente uma nova linha à planilha com todos os detalhes do incidente. Isso permite que a equipe automatize o acompanhamento de tendências, a análise de impacto e os relatórios sobre volume de incidentes.

Um fluxo de ação assim consistiria nas etapas a seguir:

1. Adicionar um gatilho de fluxo de ação com estes detalhes:
   1. Clique em Adicionar gatilho.
   2. Na barra lateral da etapa, em Zendesk, clique em Tickets.
   3. Clique em Propriedades e selecione Tipo de ticket alterado.
   4. Clique em Adicionar condição.
   5. Em Variável, selecione Tipo de ticket alterado e Tipo.
   6. Defina o Operador como É.
   7. Em Valor, insira Incidente.
2. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do ticket:
   1. No criador de ações, abaixo do gatilho do fluxo de ação, clique no ícone Adicionar etapa ().
   2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Procurar ticket.
   3. Em ID do ticket, clique dentro do campo e depois em Selecione uma variável.
   4. No menu de variáveis, selecione Tipo de ticket alterado como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do ticket.
3. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do usuário sobre o solicitante do ticket:
   1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
   2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar usuário.
   3. Em Tipo de ID do usuário, selecione ID do usuário do Zendesk.
   4. Para ID do usuário, clique em Adicionar variável.
   5. No menu de variáveis, selecione Procurar ticket como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do solicitante.
4. Adicionar uma etapa para procurar detalhes da organização do solicitante do ticket:
   1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
   2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar organização.
   3. Em Tipo de ID da organização, selecione ID da organização do Zendesk.
   4. Para ID da organização, clique em Adicionar variável.
   5. No menu de variáveis, selecione Pesquisar usuário como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID da organização.
5. Adicione uma etapa que acrescenta uma linha em uma planilha do Excel com as informações coletadas para o ticket, o usuário e a organização:
   1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
   2. Na barra lateral da etapa, em Ações externas, clique em Microsoft Excel e selecione Adicionar linha à planilha.
   3. Selecione a ID da pasta de trabalho e o Nome da planilha.
   4. Em Valores da linha, use as variáveis das etapas anteriores para capturar os detalhes que você quer sobre o ticket, o usuário e a organização associados ao incidente. Insira os dados na ordem em que as colunas aparecem na folha, separando o valor de cada coluna com uma vírgula.

      Por exemplo, as colunas podem incluir o ID, o assunto e a data de criação do ticket; o nome do solicitante do ticket; o nome da organização, entre outras informações.

6. Clique em Salvar.
7. Clique em Testar para testar o fluxo de ação.
8. Clique no menu de opções () e selecione Ativar para começar a usar o fluxo de ação que registra automaticamente tickets de incidente na planilha do Excel.