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Ao conectar o criador de ações a sistemas externos, como o Calendário da Microsoft, os administradores podem integrar o Zendesk a sistemas externos com fluxos de trabalho automatizados, melhorando a colaboração e mantendo uma experiência contínua em várias plataformas.
Observação: as etapas associadas aos sistemas externos em fluxos de ação são chamadas coletivamente de ações externas.
Este artigo contém os seguintes tópicos:
  • Conexão do Calendário da Microsoft ao criador de ações
  • Uso de ações do Calendário da Microsoft em fluxos de ação
  • Receita: Criação automática de uma reunião de transferência no Calendário da Microsoft quando um ticket é reatribuído

Conexão do Calendário da Microsoft ao criador de ações

Antes de incluir ações externas nos seus fluxos de ação, é preciso conectar o criador de ações ao sistema externo.

Ao se conectar a sistemas externos para uso em fluxos de ação, as seguintes práticas recomendadas devem ser observadas:
  • Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo. Portanto, é uma prática recomendada usar uma conta de serviço dedicada em vez de credenciais pessoais ao se conectar a cada sistema externo.
  • Todas as integrações solicitam acesso aos escopos necessários. No entanto, é importante que você avalie e valide os escopos antes de autorizar a conexão com o sistema externo.
  • Ao gerenciar credenciais para ferramentas baseadas em chave de API, como a OpenAI, recomendamos armazenar as chaves em um cofre seguro ou em um gerenciador de credenciais.
Como conectar o Calendário da Microsoft ao criador de ações
  1. Na Central de administração, clique em Aplicativos e integrações na barra lateral e selecione Ações > Fluxos de ação.
  2. Crie ou edite um fluxo de ação.
  3. Abra a barra lateral da etapa.
  4. Em Ações externas, clique em Calendário da Microsoft.
  5. Clique em Conectar.
  6. use a Microsoft para autenticar a conta.

    É necessário usar uma conta de serviço ao se conectar ao Calendário da Microsoft, pois ele utiliza escopos de usuário. A autenticação com uma conta pessoal não funciona corretamente.

    Os seguintes escopos são obrigatórios: offline_access, User.Read, Calendars.Read, Calendars.ReadWrite, MailboxSettings.Read, MailboxSettings.ReadWrite.

    Observação: Todas as ações externas realizadas por um fluxo de ação são atribuídas ao usuário que conectou o sistema externo.

Depois de se conectar ao sistema, você verá um indicador de conexão e detalhes sobre a instância à qual está conectado, bem como as ações disponíveis para o Calendário da Microsoft.

Uso de ações do Calendário da Microsoft em fluxos de ação

As etapas de ação do Calendário da Microsoft podem ser usadas para criar, atualizar e gerenciar automaticamente eventos do Calendário da Microsoft.

As seguintes ações do Calendário da Microsoft estão disponíveis:
  • Criar evento
  • Evento de atualização
  • Pesquisar evento
  • Apagar evento

Criação de um evento de calendário

Use a ação de criar evento para criar um novo evento de calendário. Por exemplo, talvez você queira criar automaticamente reuniões de acompanhamento ou lembretes quando forem criados tickets de alta prioridade no Zendesk.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas external_id, calendar_id, title, start_time, end_time, attendees, description, location
Saída id, link

Atualização de um evento de calendário

Use a ação de atualizar evento para modificar um evento de calendário existente, como reagendá-lo quando a data de vencimento de um ticket é alterada.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas external_id, calendar_id, event_id, updated_fields
Saída id, link

Pesquisa de um evento de calendário

Use a ação de pesquisar evento para recuperar informações sobre um evento de calendário existente. Isso é útil para verificar se um evento já existe e para confirmar os detalhes de um evento existente.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas external_id, query (title, date range, attendee)
Saída events (id, title, start_time, end_time, attendees, link)

Exclusão de um evento de calendário

Use a ação de excluir evento para apagar um evento de calendário existente.

As entradas e saídas dessa ação são:

  Variáveis
Entradas external_id, calendar_id, event_id
Saída nenhuma

Receita: criação automática de uma reunião de transferência no Calendário da Microsoft quando um ticket é reatribuído

O exemplo de fluxo de ação abaixo cria automaticamente uma reunião no Calendário da Microsoft quando um ticket é reatribuído e convida o atribuído anterior e o novo atribuído. Isso assegura a transferência consistente da responsabilidade com contexto completo do ticket, o que reduz atrasos e melhora o compromisso.

Um fluxo de ação assim pode consistir nas etapas a seguir:
  1. Adicionar um gatilho de fluxo de ação com estes detalhes:
    1. Clique em Adicionar gatilho.
    2. Na barra lateral da etapa, em Zendesk, clique em Tickets.
    3. Clique em Encaminhamento e selecione Atribuição de agente do ticket alterada.
  2. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do ticket:
    1. No criador de ações, abaixo do gatilho do fluxo de ação, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Procurar ticket.
    3. Em ID do ticket, clique dentro do campo e depois em Selecione uma variável.
    4. No menu de variáveis, selecione Atribuição de agente do ticket alterada como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do ticket.
  3. Adicionar uma etapa para procurar detalhes do usuário sobre o atribuído para o ticket:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar usuário.
    3. Em Tipo de ID do usuário, selecione ID do usuário do Zendesk.
    4. Para ID do usuário, clique em Adicionar variável.
    5. No menu de variáveis, selecione Procurar ticket como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID do atribuído.
  4. Adicionar uma etapa para procurar detalhes da organização do solicitante do ticket:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações do Zendesk, clique em Pesquisar organização.
    3. Em Tipo de ID da organização, selecione ID da organização do Zendesk.
    4. Para ID da organização, clique em Adicionar variável.
    5. No menu de variáveis, selecione Pesquisar usuário como a etapa geradora da variável que você quer usar e depois selecione ID da organização.
  5. Adicionar uma etapa que cria um evento de calendário com base nas informações coletadas para o ticket, o atribuído e a organização:
    1. No criador de ações, clique no ícone Adicionar etapa ().
    2. Na barra lateral da etapa, em Ações externas, clique em Calendário da Microsoft e selecione Criar evento.
    3. Em Calendário, selecione o calendário apropriado da conta conectada na qual o evento será criado.
    4. Em Título, insira Transferir ticket e clique em Adicionar variável ID do ticket.
  6. Clique em Salvar.
  7. Clique em Testar para testar o fluxo de ação.
  8. Clique no menu de opções () e selecione Ativar para começar a usar o fluxo de ação que programa automaticamente reuniões de transferência de ticket quando o atribuído de um ticket é alterado.
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