Sie können eine E-Mail-Sequenz einrichten, um die Interaktion mit Leads (potenziellen Kunden) und Kontakten zu automatisieren und in regelmäßigen Abständen E-Mail-Nachrichten zu versenden. Eine Sequenz ist eine Abfolge von Aktionen, die bestimmen, wie und wann Vertriebsmitarbeiter mit neuen Leads und Kontakten Verbindung aufnehmen.
Sequenz-E-Mails werden anhand einer Vorlage erstellt. Deshalb müssen Sie vor dem Einrichten einer E-Mail-Sequenz geeignete E-Mail-Vorlagen für Nachrichten an Leads oder Kontakte definieren.
Zum Einrichten von E-Mail-Sequenzen in Sell werden Administratorberechtigungen benötigt.
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Erstellen einer E-Mail-Sequenz
Um eine E-Mail-Sequenz zu verwenden, müssen Sie die Kontakthäufigkeit, die enthaltenen Schritte und die Art der Korrespondenz festlegen (z. B. automatisierte E-Mail oder Prozessschritte). In den Schritten der Sequenz können Sie außerdem jeder Aufgabe einen Namen geben. Der Name könnte sich auf etwas ganz Bestimmtes beziehen (z. B. Kontakt anrufen, Folge-E-Mail senden oder Auf LinkedIn verbinden) oder einen allgemeinen Vorgang bezeichnen (z. B. Lead recherchieren).
Bei den mit Aufgaben verbundenen Schritten wird automatisch zum nächsten Schritt der Sequenz übergegangen, wenn die Aufgabe des vorhergehenden Schritts als abgeschlossen markiert wird.
So richten Sie eine E-Mail-Sequenz ein
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen (
) und dann auf Business-Regeln > Sequenzen.
Eine Liste aller von Ihnen konfigurierten Leadsequenzen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Sequenz hinzufügen.
- Geben Sie einen Namen für die neue Lead- oder Kontaktsequenz ein.
Hinweis: Dieser Name sollte möglichst aussagekräftig sein, da Vertriebsmitarbeiter ihn später beim Hinzufügen von Leads und Kontakten verwenden werden, um die richtigen E-Mail-Sequenzen auszuwählen.
- Lesen Sie die vorkonfigurierten Regeln für den Versand der E-Mail-Nachrichten in der Sequenz:
- Jeder Benutzer kann Leads und Kontakte in eine Sequenz aufnehmen.
- E-Mails werden im Namen des Benutzers an Leads und Kontakte gesendet, der sie in die Sequenz aufgenommen hat.
- E-Mails werden an Wochentagen (Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag) verschickt.
- Wenn ein Lead oder ein Kontakt auf eine E-Mail antwortet oder ein Lead in einen Kontakt konvertiert wird, wird die Sequenz angehalten und der Versand von E-Mails an diesen Lead oder Kontakt gestoppt.
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
Die automatisierten E-Mails werden in der Reihenfolge gesendet, in der Sie sie in Ihren Schritten definiert haben. Sie können die Abfolge der Schritte vor dem Speichern der Sequenz jedoch ändern.
- Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage für diesen Schritt aus oder erstellen Sie eine neue Vorlage.
- Geben Sie an, wann die E-Mail zugestellt werden soll.
Es ist sinnvoll, die E-Mail im ersten Schritt sofort zu senden, damit sie direkt nach der Aufnahme eines Leads oder Kontakts in die Sequenz zugestellt wird. Wenn es sich um einen Schritt zum Senden einer Folge-E-Mail handelt, geben Sie die gewünschte Wartezeit an.
Der erste Schritt muss nicht sofort bei der Aufnahme erfolgen, da er von der Sequenz abhängt. Die erste Aktion beginnt unmittelbar beim Aufnehmen des Leads oder Kontakts in eine Sequenz und wird in genau dem von Ihnen festgelegten Abstand mit dem nächsten Schritt fortgesetzt. Wenn er beispielsweise für einen Tag später geplant ist, wird der zweite Schritt 24 Stunden nach dem ersten ausgeführt.Hinweis: Die Wartezeit für Aufgaben wird in Wochentagen (Montag mit Freitag) angegeben, da Wochenenden (Samstag und Sonntag) bei der Berechnung der Wartezeit nicht berücksichtigt werden. Sie können die Zeit für die Ausführung von Aufgaben in einem Schritt oder den Versand einer E-Mail auch in Stunden angeben. - (Optional: Fügen Sie einen Link zum Abbestellen in E-Mails ein.) Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mail als Spam gekennzeichnet wird, ist es sinnvoll, zu allen automatisierten Kommunikationen (z. B. E-Mail-Sequenzen) einen Link zum Abbestellen hinzuzufügen. In manchen Ländern ist ein Link zum Abbestellen auch gesetzlich vorgeschrieben. So fügen Sie einen Link zum Abbestellen hinzu:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allen E-Mails in dieser Sequenz einen Link zum Abbestellen hinzufügen.
- Wählen Sie im Dropdownmenü Sprache des Links zum Abbestellen die Sprache aus, in der der Link zum Abbestellen angezeigt werden soll.
Der Link zum Abbestellen wird am Ende jeder in einer Sequenz versendeten E-Mail in der ausgewählten Sprache hinzugefügt.
Hinweis: Es ist sinnvoll, nur Ihren Benutzern zu erlauben, auf den Link zum Abbestellen in einer E-Mail zu klicken. Sonst kann es vorkommen, dass sie für Ihre Leads oder Kontakte versehentlich abbestellt wird.Wenn ein E-Mail-Empfänger auf „Abbestellen“ klickt, wird eine Bestätigung angezeigt und der Empfänger von allen laufenden und zukünftigen Sequenzen ausgeschlossen. Um den Versand unerwünschter E-Mail-Nachrichten zu vermeiden, erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn Sie versehentlich versuchen, einen Empfänger zu einer Sequenz hinzuzufügen oder einem Empfänger eine E-Mail zu senden, der E-Mails abbestellt hat. Sie können prüfen, ob ein bestimmter Empfänger E-Mails abbestellt hat, indem Sie den Mauszeiger auf das Symbol „Abbestellen“ neben dessen E-Mail-Adresse setzen.
- Überprüfen Sie die in einem Schritt gesendete E-Mail-Vorlage in der Vorschau, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Hinweis: Geteilte E-Mail-Vorlagen stehen allen Mitgliedern Ihres Teams auch für einmalige E-Mail-Nachrichten zur Verfügung. Sie können eine Vorlage teilen, indem Sie sie bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von E-Mail-Vorlagen. - Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, um einen weiteren Schritt einzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang für die übrigen Schritte in der Sequenz. Bei Schritten zum Senden einer Folge-E-Mail können Sie angeben, ob Sie die E-Mail als Antwort auf den vorherigen Schritt senden oder einen neuen E-Mail-Thread starten möchten.
Außerdem können Sie an jeder beliebigen Stelle eine Aufgabe als Schritt hinzufügen und ihre Fälligkeit festlegen (z. B. nach Abschluss des vorhergehenden Schritts). Zum Ändern der Reihenfolge ziehen Sie die Schritte einfach mit der Maus an die gewünschte Stelle.
- Klicken Sie auf Sequenz speichern, um die E-Mail-Sequenz zu speichern.
Die neue Sequenz wird zusammen mit Informationen zur Anzahl der Schritte, den aufgenommenen Leads oder Kontakten und dem Ersteller auf der Seite Reach – Sequenzen angezeigt.
Nachdem Sie eine E-Mail-Sequenz erstellt haben, kann diese von allen Sell-Benutzern in Ihrem Konto zur Interaktion mit Leads oder Kontakten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von E-Mail- und Aufgabensequenzen an Leads in Sell.
Überwachen der Nutzung von E-Mail-Sequenzen
Sie können zu jeder Sequenz Statistiken anzeigen, die Ihnen helfen, Ihren Workflow zu optimieren.
So rufen Sie E-Mail-Sequenzstatistiken auf
- Klicken Sie auf Einstellungen () und dann auf Business-Regeln > Sequenzen.
Auf der Seite Reach – Sequenzen wird eine Liste aller bereits konfigurierten Lead- und Kontaktsequenzen angezeigt.
- Klicken Sie auf den Namen der Sequenz, die Sie bearbeiten möchten.
Die Nutzungsstatistiken zu dieser Sequenz werden angezeigt:
- Aktiv: Die Anzahl der aktiven Leads oder Kontakte in der Sequenz.
- Abgeschlossene: Die Anzahl der Leads oder Kontakte, die die Sequenz bereits abgeschlossen haben.
- Antwortrate: Der Anteil der Leads und oder Kontakte, die auf eine der Sequenz-E-Mails geantwortet haben, an der Gesamtzahl der Leads oder Kontakte, die die Sequenz abgeschlossen haben. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Antwortrate, um anzuzeigen, wie viele Leads oder Kontakte insgesamt geantwortet haben.
Ändern einer E-Mail-Sequenz
Bei Bedarf können Sie eine vorhandene E-Mail-Sequenz bearbeiten und einzelne Details ändern.
So ändern Sie eine E-Mail-Sequenz
- Klicken Sie auf Einstellungen () und dann auf Business-Regeln > Sequenzen.
Auf der Seite Reach – Sequenzen sind alle vorhandenen Lead- und Kontaktsequenzen aufgeführt, die Sie konfiguriert haben.
- Klicken Sie auf den Namen der Sequenz, die Sie bearbeiten möchten.
Wenn die Sequenz derzeit verwendet wird (also aktive Leads oder Kontakte enthält), erscheint eine Warnmeldung, in der die Anzahl der von der Bearbeitung der Sequenz betroffenen Leads oder Kontakte angegeben ist. Wenn Sie als Sell-Administrator verhindern möchten, dass sich das Ändern einer Sequenz auf vorhandene Leads oder Kontakte auswirkt, müssen Sie eine neue Sequenz erstellen. Wenn Sie die Sequenz bearbeiten, werden die Änderungen ab dem nächsten (also dem auf den geplanten Schritt folgenden) Schritt auf alle aufgenommenen Leads oder Kontakte angewendet.
- Auf der Bearbeitungsseite für Leadsequenzen können Sie folgende Aufgaben ausführen:
- Den Sequenznamen ändern: Klicken Sie auf den Namen der Sequenz, um ihn zu ändern. Dies hat keinen Einfluss auf die sequenzierten Leads und Kontakte.
- Die Reihenfolge der Schritte in der E-Mail-Sequenz ändern: Ziehen Sie die Schritte mit der Maus in die gewünschte Reihenfolge.
- Einen Schritt hinzufügen: Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, um einen neuen Schritt zur Sequenz hinzuzufügen, und geben Sie eine E-Mail-Vorlage und eine Zeitverzögerung für den Schritt an.
- Einen Schritt ändern: Klicken Sie neben einem bestimmten Schritt auf Bearbeiten, um das Dialogfeld zum Ändern der E-Mail-Vorlage und der Zeitverzögerung für diesen Schritt zu öffnen.
- Einen Schritt entfernen: Klicken Sie neben einem bestimmten Schritt auf Bearbeiten und dann auf Löschen, um ihn zu entfernen.
Die neue E-Mail-Sequenz gilt für alle neuen Leads oder Kontakte, für die die Sequenz nach Inkrafttreten der Änderungen gestartet wird. Alle aktiven Leads und Kontakte, für die die Sequenz vor Inkrafttreten Ihrer Änderungen gestartet wurde, setzen ihre laufende Sequenz unverändert fort.
Hinweis: Änderungen, die Sie am Inhalt einer E-Mail-Vorlage vornehmen, werden sofort in alle Sequenzen übernommen, in denen die bearbeitete Vorlage verwendet wird. - Klicken Sie auf Speichern, um die bearbeitete E-Mail-Sequenz zu speichern.
Die bearbeitete Sequenz wird zusammen mit Informationen zur Anzahl der Schritte und dem Ersteller auf der Seite „Reach – Sequenzen“ angezeigt.
Löschen einer E-Mail-Sequenz
Sie können eine E-Mail-Sequenz auf der Seite „Reach – Sequenzen“ löschen. Wenn Sie eine Sequenz löschen, wird sie dauerhaft entfernt.
So löschen Sie eine E-Mail-Sequenz
- Klicken Sie auf Einstellungen () und dann auf Business-Regeln > Sequenzen.
Auf der Seite Reach - Sequenzen wird eine Liste aller bereits konfigurierten Lead- und Kontaktsequenzen angezeigt.
- Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol (
), um die Sequenz zu löschen.
Wenn die Sequenz derzeit verwendet wird (also aktive Leads oder Kontakte enthält), erscheint eine Warnmeldung, in der die Anzahl der vom Löschen der Sequenz betroffenen Leads oder Kontakte angegeben ist. Wenn Sie die Sequenz löschen, wird sie sofort entfernt und der Versand von Sequenz-E-Mails an die entsprechenden Leads oder Kontakte gestoppt.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.
Die Sequenz wird permanent gelöscht und nicht mehr auf der Seite „Reach – Sequenzen“ angezeigt.