Administratoren können viele Benutzer gleichzeitig importieren, statt sie einzeln manuell hinzuzufügen. Hierzu erstellen Sie eine CSV-Datei, die die Benutzerdaten als durch Kommas getrennte Werte enthält. Neben den wichtigsten Benutzerdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern können Sie auch Benutzerrollen einrichten, Agentenrechte festlegen und Benutzer zu einer Organisation hinzufügen. Mit der Massenimportfunktion können Sie neue Benutzer hinzufügen und vorhandene Benutzer ersetzen. Der Massenimport per CSV-Datei ist nur für Support-Benutzer und ‑Rollen möglich.
Für den Massenimport von Benutzern und Organisationen sind Administratorrechte erforderlich.
- Damit die Daten in Ihrem Zendesk-Konto geschützt sind, ist der Datenimport standardmäßig deaktiviert. Um den Datenexport im Konto zu aktivieren und Zugriff auf die Importseite zu erhalten, muss sich der Kontoinhaber oder ein Administrator an den Zendesk-Kundensupport wenden.
- Wenn Sie einen Massenimport von Benutzern und Organisationen durchführen möchten, müssen Sie die Organisationen zuerst importieren.
Überlegungen zum Massenimport von Benutzern
Einschränkungen des Massenimports von Benutzern und Organisationen
Sie können für Benutzer und Organisationen nur die wichtigsten Daten importieren. Zum Beispiel ist es bei einem Massenimport möglich, die in der untenstehenden Tabelle beschriebenen Daten zu importieren, nicht aber Zeitzonen, Fotos, Spracheinstellungen usw. Wenn Sie Daten importieren möchten, die nicht in der untenstehenden Tabelle aufgeführt sind, müssen Sie stattdessen die REST-API von Zendesk verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Benutzern mit der Zendesk-API und Importieren von Organisationen mit der Zendesk-API.
- Die maximale Anzahl von Zeilen hängt von der Importmethode ab.
- Wenn Sie neue und vorhandene Benutzer- und Organisationsdaten auf den Seiten für Massenaktionen importieren, kann die CSV-Importdatei maximal 2.000 Zeilen enthalten, also eine Kopfzeile und bis zu 1.999 Datenzeilen.
- Wenn Sie das Datenimportprogramm zum Importieren neuer und vorhandener Benutzer- und Organisationsdaten verwenden, darf die Größe der importierten CSV-Datei 1 GB nicht überschreiten. Wir empfehlen eine maximale Anzahl von 500.000 Zeilen, also eine Kopfzeile und bis zu 499.999 Datenzeilen. Außerdem darf jede Zeile nicht mehr als 128 KB umfassen.
- Bei Verwendung des Datenimportprogramms gelten zudem die folgenden Einschränkungen:
- Die CSV-Importdatei kann maximal 200 Spalten enthalten.
- Die CSV-Importdatei kann keine bestimmte Importreihenfolge für Zeilen gewährleisten.
- Die CSV-Importdatei darf Benutzer und Organisationen nicht mehrmals enthalten. Andernfalls kann der Import fehlschlagen.
- Die Datensätze können in einer anderen Reihenfolge erstellt oder aktualisiert werden als der, in der sie in der CSV-Datei enthalten sind.
- Sie können jeweils nur eine CSV-Datei importieren. Wenn Sie mehr als die für die CSV-Datei zulässige Anzahl von Zeilen importieren möchten, müssen Sie für jeden Stapel separate Dateien erstellen und diese nacheinander importieren. Beim Importieren ohne Datenimportprogramm können Sie maximal zwei Stapel in die Warteschlange stellen und im Hintergrund abarbeiten lassen. Wenn Sie mehr als zwei Stapel importieren möchten, müssen Sie warten, bis die ersten zwei Stapel importiert sind, bevor Sie weitere hinzufügen können.
- Sie können keine Kontaktinformationen aus den Facebook- oder X (vormals Twitter)-Konten von Endbenutzern per Massenimport hinzufügen. Hierzu müssen Sie die REST-API von Zendesk verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Benutzern mit der Zendesk-API.
Aktualisieren von Profildaten vorhandener Benutzer
Die folgenden Benutzerdaten werden ersetzt:
- name
- external_id
- role
- restriction
- organization
- Angepasste Felder
Die folgenden Benutzerdaten werden an bereits vorhandene Daten angefügt:
- details
- notes
- tags
- phone (als sekundäre Telefonnummer hinzugefügt)
- email (als sekundäre E-Mail-Adresse hinzugefügt)
Benachrichtigen von importierten Benutzern per E-Mail
Vor einem Massenimport von Benutzern müssen Sie Ihre Einstellungen für die Willkommens-E-Mail überprüfen. Wenn Sie per Massenimport neue Benutzer hinzufügen, während Guide aktiviert ist, enthält jeder Benutzer die Willkommens-E-Mail. Diese Willkommens-E-Mail enthält einen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse. Unter diesem Link werden Benutzer aufgefordert, ein Kennwort zu wählen und sich dann anzumelden. Sie können verhindern, dass die Willkommens-E-Mail an diese Benutzer gesendet wird.
So verhindern Sie, dass die Willkommens-E-Mail an Benutzer gesendet wird
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Personen und dann auf Konfiguration > Endbenutzer. - Deaktivieren Sie unter Willkommens-E-Mail für Benutzer die Einstellung Willkommens-E-Mail auch dann senden, wenn ein neuer Benutzer von einem Agenten oder Administrator erstellt wird.
- Klicken Sie auf Speichern.
Erstellen der CSV-Benutzerdatendatei
Wenn Sie eine Liste mit den zu importierenden Benutzern erstellen, übernehmen Sie diese Daten mit großer Wahrscheinlichkeit aus einem anderen Benutzermanagementsystem, wie z. B. aus einer Mitarbeiterdatenbank. Die meisten dieser Systeme bieten eine Möglichkeit zum Erstellen einer CSV-Exportdatei. Wenn Sie die Liste von Grund auf neu erstellen müssen, können Sie dies mit einem Programm wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc tun.
- Die Datei muss eine korrekt formatierte CSV-Datei sein und mit UTF-8-Codierung gespeichert werden.
- Die erste Zeile der CSV-Datei ist die Kopfzeile, die in der Datei enthalten sein muss.
- Die Kopfzeile muss alle erforderlichen Felder in der Tabelle unten enthalten sowie alle weiteren in der Tabelle unten aufgeführten Felder, die Sie verwenden möchten.
- Die verwendeten Felder müssen in der Kopfzeile in der unten aufgelisteten Reihenfolge erscheinen.
- Wenn Sie keine Daten für ein Feld importieren möchten, geben Sie sie auch nicht in der Kopfzeile an.
- Wenn es leere Datenspalten in der Datei gibt, werden die meisten vorhandenen Daten für den betreffenden Benutzer überschrieben. Eine Liste der Ausnahmen finden Sie unter Aktualisieren von Profildaten vorhandener Benutzer.
- Fügen Sie in Notizen oder mehrzeiligen angepassten Feldern Zeilenumbrüche hinzu (Alt+Eingabetaste unter Windows bzw. Ctrl+Wahltaste+Eingabetaste auf einem Mac).
In der folgenden Tabelle sind die Felder aufgeführt, die Sie in die Datei aufnehmen können. Beim Importieren neuer Benutzer sind die Felder „name“, „email“ und „restriction“ erforderlich. Beim Aktualisieren vorhandener Benutzer durch Massenimport ist nur jeweils eine eindeutige Kennung erforderlich (z. B. E-Mail-Adresse oder externe ID).
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| name | Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich. Vor- und Nachname des Benutzers |
Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich. Vollständige E-Mail-Adresse des Benutzers (irgendeinbenutzer@meinefirma.com). Wenn Sie für einen Benutzer mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, geben Sie sie durch einen senkrechten Strich ( | ) getrennt ein. Beispiel: first@yourcompany.com|second@yourcompany.com
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| external_id | Wenn Sie eine ID außer der E-Mail-Adresse des Benutzers (z. B. eine Mitarbeiter-ID oder eine Kundenreferenznummer) haben, können Sie diese hier eingeben. Jeder Benutzer muss eine eindeutige externe ID haben, da andernfalls Daten überschrieben werden. Wenn Sie für einen einzelnen Benutzer mehrere E-Mail-Adressen oder Telefonnummern konfigurieren müssen, können Sie in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben „external_id“ anlegen. Mit Ausnahme der zusätzlichen E-Mail-Adressen oder Telefonnummern sollten die Einträge in den einzelnen Spalten jeweils identisch sein. Wenn eine externe ID, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit mehr als einem vorhandenen Benutzer übereinstimmt, wird diese Zeile beim Massenimport zurückgewiesen.
Hinweis: Wenn Sie Benutzer importieren, für die nur das Feld „external_id“ als Kennung vorhanden ist (d. h. keine E-Mail-Adresse), müssen Sie das Feld „email“ ohne Dateninhalt in die CSV-Datei aufnehmen. Beispiel:
|
| details | Detaillierte Informationen über diesen Benutzer, z. B. eine Adresse. Diese Informationen sind nur für Agenten sichtbar, nicht für Endbenutzer. |
| notes | Notizen zu diesem Benutzer. Notizen sind nur für Teammitglieder sichtbar, nicht für Endbenutzer. |
| phone (nicht Datenimportprogramm) |
Telefonnummer des Benutzers. Eindeutige Telefonnummern werden als Direktdurchwahl hinzugefügt. Bereits vorhandene Telefonnummern werden als sekundäre Nummern hinzugefügt. Damit sie in Talk funktionieren, müssen Telefonnummern das international standardisierte E.164-Format aufweisen. |
| phones (nur Datenimportprogramm) |
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| shared_phone_number (nicht Datenimportprogramm) |
Wenn es sich um eine gemeinsam genutzte Telefonnummer handelt, setzen Sie dieses Feld auf „true“. Eine gemeinsam genutzte Telefonnummer kann nicht als Benutzeridentität verwendet werden. |
| shared_phone (nur Datenimportprogramm) |
Die geteilte Telefonnummer des Benutzers. Damit sie in Talk funktionieren, müssen Telefonnummern das international standardisierte E.164-Format aufweisen. |
| role | Bei diesem Feld wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden: „End-user“, „Agent“ oder „Admin“. Wenn Sie keine Rolle festlegen, wird dem Benutzer die Rolle „End user“ (also „Endbenutzer“) zugewiesen. |
| restriction (nicht Datenimportprogramm) |
Durch die Beschränkung wird beispielsweise festgelegt, welche Berechtigungen das Teammitglied oder der Endbenutzer hat, auf welche Tickets der Zugriff möglich ist, usw. Beim Importieren neuer Benutzer erforderlich, wenn die Rolle des Benutzers auf Agent gesetzt ist.
Bei Nicht-Enterprise-Plänen werden folgende Beschränkungswerte unterstützt:
Wenn die Rolle des Benutzers auf „Endbenutzer“ gesetzt ist, können die Beschränkungswerte „organization“ und „requested“ zugewiesen werden.
Hinweis: Beim Enterprise-Plan können die standardmäßigen Agenteneinschränkungen durch Agentenrollen überschrieben werden. Daher können Sie beim Importieren oder Aktualisieren eines Agenten keine der in der obigen Tabelle aufgeführten Standardeinschränkungen verwenden, Sie müssen eine Agentenrolle angeben. Wenn Sie versehentlich einen Rollennamen verwenden, der in Support nicht existiert, erhält der Benutzer standardmäßig die Rolle eines Light Agents.
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| ticket_restriction (nur Datenimportprogramm) |
|
| organization (nicht Datenimportprogramm) |
Der Name der Organisation, zu der dieser Benutzer hinzugefügt werden soll. Die Organisation muss bereits vorhanden sein, sonst schlägt der Importvorgang fehl. Bei Professional- und Enterprise-Plänen können Sie einen Benutzer zu mehreren Organisationen hinzufügen, indem Sie die Namen der einzelnen Organisationen durch einen senkrechten Strich ( | ) trennen. Beispiel: Als Standardorganisation ist für einen Benutzer die Organisation festgelegt, die in alphabetischer Reihenfolge als erstes kommt. Es ist nicht möglich, bei einem Massenimport eine andere Standardorganisation festzulegen. Allerdings kann die Standardorganisation eines Benutzers manuell oder über den Endpunkt Support API – Set Membership as Default geändert werden. |
| organizations (nur Datenimportprogramm) |
|
| tags | Wenn Benutzer- und Organisationsstichwörter für Zendesk Support aktiviert sind (siehe Hinzufügen von Stichwörtern und Benutzern zu Organisationen), können Sie Benutzerstichwörter hinzufügen. Trennen Sie die einzelnen Stichwörter durch ein Komma. |
| brand (nicht Datenimportprogramm) |
Wenn das Konto mehrere Marken hat, können Sie eine markenspezifische Subdomäne angeben. Die angegebene Subdomäne bestimmt die Marke, von der Benutzer eine Willkommens-E-Mail erhalten, solange diese Marke und ihr Help Center aktiv sind. Wenn die angegebene markenspezifische Subdomäne nicht aktiv ist oder nicht existiert oder wenn ihr Help Center nicht aktiviert ist, wird die Spalte ignoriert und die Willkommens-E-Mail von der Standardmarke gesendet. Geben Sie nur den Markennamen in der Subdomäne an, also z. B. meinedomäne und nicht meinedomäne.zendesk.com. |
| custom_fields.<Feldschlüssel> | Beim Massenimport von Benutzern können Sie ein angepasstes Benutzerfeld importieren, indem Sie das Präfix custom_fields. und den entsprechenden Feldschlüssel angeben. Für den Feldschlüssel subscription_date würden Sie beispielsweise Folgendes angeben, um die importierten Werte für dieses Feld festzulegen: custom_fields.subscription_date Beachten Sie, dass es bei der Eingabe von Schlüsseln für angepasste Felder auf die richtige Groß- und Kleinschreibung ankommt. Wenn Sie Informationen in ein Kontrollkästchen importieren, geben Sie „true“ ein, damit das Kästchen markiert erscheint, bzw. „false“, damit es unmarkiert erscheint. Um die Werte für die Optionen in einer Dropdownliste festzulegen, verwenden Sie das Stichwort, das Sie beim Erstellen der Dropdownliste hinzugefügt haben. Für angepasste Datumsfelder müssen Sie das Format JJ/MM/TT oder JJJJ-MM-TT verwenden. So machen Sie den Schlüssel für ein angepasstes Benutzerfeld ausfindig:
Wenn ein Feldwert nicht richtig formatiert ist, schlägt der Import fehl und Sie erhalten eine Fehlermeldung mit den Datensätzen, die nicht gespeichert werden konnten.
Hinweis: Wenn es sich bei dem angepassten Benutzerfeld, das Sie importieren, um ein Nachschlagebeziehungsfeld handelt, geben Sie die ID des verknüpften Objekts als Wert für dieses Feld ein. Geben Sie zum Beispiel für eine Organisation die ID der Organisation, für einen Benutzer die Benutzer-ID und für den Datensatz zu einem angepassten Objekt die Datensatz-ID ein. Um die ID einer Organisation, eines Benutzers oder eines Datensatzes zu einem angepassten Objekt zu ermitteln, können Sie Daten aus Ihrem Konto exportieren oder die Organizations API, Users API oder Custom Object Records API verwenden.
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Importieren der CSV-Benutzerdatendatei
Mit der Massenimportfunktion können Sie neue Benutzer erstellen oder vorhandene Benutzer aktualisieren.
Der Import wird in die Warteschlange gestellt und die Benutzer werden nach Abschluss des Importvorgangs zu Zendesk Support hinzugefügt. Die Zeit bis zum Abschluss eines Importvorgangs hängt von der Größe der CSV-Datei und der Größe der Warteschlange ab.
Importieren von Benutzerdaten mit dem Datenimportprogramm
Mit dem Datenimportprogramm können Sie eine CSV-Datei importieren, die neue Benutzer erstellt oder vorhandene Benutzer aktualisiert, und alle auf der Seite „Datenimportprogramm“ eingeleiteten Importvorgänge protokollieren.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Objekte und Regeln und dann auf Tools > Datenimportprogramm. - Klicken Sie auf Importieren.
- Klicken Sie unter Ziel auf Benutzer.
- Unter Art von Import haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Nur Datensätze erstellen: Es werden nur neue Benutzer hinzugefügt. Alle Daten in der CSV-Datei, die sich auf vorhandene Benutzer beziehen, werden ignoriert.
- Nur Datensätze aktualisieren: Daten für die in der CSV-Datei aufgeführten vorhandenen Benutzer werden aktualisiert. Zum Aktualisieren von Benutzern ist die external_id erforderlich. Alle Daten, die sich auf neue Benutzer beziehen, werden ignoriert.
- Datensätze erstellen und aktualisieren: Neue Benutzer werden hinzugefügt und vorhandene Benutzer mit den Daten aus der CSV-Datei aktualisiert.
Hinweis: Wenn eine externe ID, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit mehr als einem vorhandenen Benutzer übereinstimmt, wird diese Zeile beim Massenimport zurückgewiesen. Prüfen Sie Ihren Importverlauf. - Ziehen Sie die Datei in den Bereich Datei hochladen oder klicken Sie auf Zum Hochladen hier klicken und wählen Sie die gewünschte CSV-Datei im Dateibrowser aus.
Wenn Sie die Auswahl einer Datei aufheben möchten, klicken Sie neben dem Namen der Datei auf das Symbol „Löschen“ (
). - Klicken Sie auf Weiter.
- Überprüfen Sie die Liste der Feldzuordnungen.
- Wenn die Felder richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf Weiter.
- Wenn die Felder nicht richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf Zurück. Bearbeiten Sie die CSV-Datei, damit sie den Formatanforderungen entspricht, und laden Sie sie dann noch einmal hoch.
- Überprüfen Sie im Bestätigungsdialogfeld die Importdetails und klicken Sie dann auf Import starten.
Nachdem der Import gestartet wurde, können die importierten Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sie können den Status eines Importvorgangs im Importverlauf überprüfen.
Importieren von Benutzerdaten per Massenimport
Wir empfehlen die Verwendung des Datenimportprogramms, Sie können neue und aktualisierte Benutzerdaten aber auch über die Seiten für Massenaktionen importieren.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Personen und dann auf Massenaktionen > Benutzer importieren.
- Wählen Sie die Importoptionen aus:
-
Neue Benutzer erstellen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. In der CSV-Datei aufgeführte Benutzer, die in Ihrem Zendesk-Konto nicht vorhanden sind, werden immer erstellt.
-
Vorhandene Benutzer aktualisieren: Wählen Sie diese Importoption, wenn auch die Daten vorhandener Benutzer geändert werden sollen.
Das Feld „external_id“ oder „email address“ muss in der CSV-Datei enthalten sein, damit die Benutzer identifiziert werden können. Nehmen Sie neben den Feldern zur Benutzeridentifizierung nur diejenigen Felder in Ihre CSV-Datei auf, die aktualisiert werden sollen. Wenn Sie für ein Feld in Ihrer CSV-Datei keinen Wert eingeben, wird dieser Wert für den vorhandenen Benutzer überschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren von Profildaten vorhandener Benutzer.
Wenn eine externe ID, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit mehr als einem vorhandenen Benutzer übereinstimmt, wird diese Zeile beim Massenimport zurückgewiesen.
Hinweis: Wenn Sie keine neuen Benutzer hinzufügen möchten, müssen Sie das Datenimportprogramm verwenden. Wenn Sie die Seiten für Massenaktionen verwenden und Ihre CSV-Datei Informationen zu neuen Benutzern enthält, werden diese ungeachtet der ausgewählten Importoption immer hinzugefügt. -
- (Optional) Wählen Sie Externe IDs in Importergebnisdatei aufnehmen.
Nach Abschluss des Importvorgangs erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu einer separaten CSV-Importergebnisdatei. Über diesen Link können Sie die Datei herunterladen und die Ergebnisse des Importvorgangs anzeigen. In dieser Datei ist der Status der Benutzerdaten angegeben, die Sie zu importieren versucht haben: „Created“ (Erstellt), „Updated“ (Aktualisiert) oder „Skipped“ (Übersprungen) Wenn Sie diese Option wählen, enthält der Bericht zu jedem erstellten oder aktualisierten Benutzer eine E-Mail-Adresse oder externe ID.
Wenn Sie diese Option nicht wählen, enthält die Ergebnisdatei des CSV-Imports keine externen IDs. Stattdessen ist zu jedem erstellten oder aktualisierten Benutzer nur die E-Mail-Adresse aufgeführt.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Datei auswählen oder Ich möchte Daten selbst einfügen.
- Klicken Sie auf Importieren.
Der Import wird in die Warteschlange gestellt und die Benutzer werden nach Abschluss des Importvorgangs zu Zendesk Support hinzugefügt. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Import abgeschlossen ist.