Organisationen werden zur Verwaltung von Benutzern und Ihres Workflows zur Ticketbearbeitung verwendet. In ihnen werden hauptsächlich Ihre Endbenutzer erfasst, sie können aber auch Teammitglieder enthalten.
Gelegentlich kann es notwendig sein, zwei Organisationen zusammenzufassen. Gründe dafür können beispielsweise Unternehmensübernahmen, Umstrukturierungen oder allgemeine Wartungsmaßnahmen sein. Das Zusammenfassen von Organisationen spart den Administratoren Zeit und Arbeit, da die Organisationen selbst sowie die zugehörigen Tickets und Benutzer automatisch aktualisiert werden.
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Überblick über das Zusammenfassen von Organisationen
Administratoren können eine Organisation mit einer anderen zusammenfassen. Die Organisation, die Sie mit einer anderen zusammenfassen, wird als die aufgenommene Organisation bezeichnet. Die Organisation, mit der Sie sie zusammenfassen, wird als die aufnehmende Organisation bezeichnet.
Beim Zusammenfassen von Organisationen werden alle Benutzer, Tickets und Domänen in eine Organisation übernommen – die aufnehmende Organisation. Die aufgenommene Organisation wird nach dem Zusammenfassen gelöscht. Alle Änderungen im Zusammenhang mit dem Zusammenfassen von Organisationen werden im Auditprotokoll aufgezeichnet. Außerdem wird der Vorgang im Ticketereignisprotokoll der von der Zusammenfassung betroffenen Tickets angezeigt.
Grundlegende Fakten
Bevor Sie mit dem Zusammenfassen von Organisationen beginnen, sollten Sie sich mit den folgenden grundlegenden Fakten vertraut machen:
- Das Zusammenfassen von Organisationen kann nicht rückgängig gemacht werden. Nachdem eine Zusammenfassung von Organisationen gestartet wurde, ist es nicht mehr möglich, sie rückgängig zu machen, zu aktualisieren oder erneut einzureichen.
- Die Organisation, die Sie mit einer anderen zusammenfassen, (die aufgenommene Organisation) wird anschließend gelöscht.
- Nur Administratoren können Organisationen zusammenfassen.
- Die aufgenommene Organisation kann während der Zusammenfassung nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Die aufnehmende Organisation kann während der Zusammenfassung bearbeitet werden, mit Ausnahme der Domänen.
- Business-Regeln, die den Organisationswert prüfen oder festlegen, funktionieren nach dem Zusammenfassen von Organisationen möglicherweise nicht mehr. Überprüfen Sie daher Ihre Auslöser, Automatisierungen, Makros, Ansichten und SLAs.
- Nachschlagebeziehungsfelder, die auf Organisationen verweisen, können nach dem Zusammenfassen von Organisationen ebenfalls nicht mehr funktionieren. Verweise auf die aufgenommene Organisation werden bei der Zusammenfassung auf die aufnehmende Organisation aktualisiert.
Überlegungen und Einschränkungen
Bedenken Sie bei der Entscheidung über die Zusammenfassung von Organisationen die folgenden Punkte. Weitere Informationen zur Zusammenfassung der Daten finden Sie hier.
- Die aufgenommene Organisation darf nicht mehr als 10.000 Tickets und 10.000 Benutzer aufweisen. Andernfalls wird die Zusammenfassung blockiert.
- Gruppenzuweisungen werden in Tickets, die mit der aufnehmenden Organisation zusammengefasst werden, nicht aktualisiert. Die Gruppenzuweisung der aufnehmenden Organisation wird bei der nächsten Aktualisierung des Tickets übernommen und auf alle neuen Tickets angewendet. Das kann dazu führen, dass Tickets einer anderen als der erwarteten Gruppe zugewiesen werden.
- Benutzer können mehreren Organisationen angehören, aber nur eine Standardorganisation aufweisen. Beim Zusammenfassen der Standardorganisation eines Benutzers mit einer anderen Organisation wird dessen Standardorganisation aktualisiert. Wenn die aufgenommene Organisation nicht die Standardorganisation des Benutzers ist, wird seine Standardorganisation nicht geändert und nur die Mitgliedschaft aktualisiert.
- Wenn ein Endbenutzer eine neue Anfrage einreicht, eine Anfrage aktualisiert oder seine offenen Anfragen anzeigt, wird die aufgenommene Organisation nicht in seinem Profil angezeigt. Wenn ein Endbenutzer jedoch einer Organisation angehört hat, die mit einer anderen Organisation zusammengefasst wurde, sieht er nach der Anmeldung bei seinem Guide-Profil die Details der aufnehmenden Organisation.
- Es werden keine Benachrichtigungen angezeigt, wenn die Zusammenfassung von Organisationen läuft, erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist. Sie können Details zur Zusammenfassung aber im Auditprotokoll überprüfen.
Zusammenfassen von Organisationen
Organisationen können nur von einem Administrator zusammengefasst werden.
So fassen Sie eine Organisation mit einer anderen zusammen
- Klicken Sie in der Seitenleiste von Support auf das Symbol Organisationen (
). - Klicken Sie auf den Namen der Organisation, die Sie zusammenfassen möchten.
- Klicken Sie im Dropdownmenü oben rechts auf der Seite auf Mit anderer Organisation zusammenfassen.
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der aufnehmenden Organisation und wählen Sie sie in der Liste aus. Klicken Sie auf Weiter.
- Wenn Sie zwei Organisationen mit unterschiedlichen Gruppenzuordnungen oder Teilungsberechtigungen auswählen, wird eine Warnung angezeigt. Klicken Sie auf Zusammenführung fortsetzen, um fortzufahren.
- Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Organisationszusammenführung und klicken Sie dann auf Zusammenführung bestätigen.Hinweis: Wenn eine Organisation andere Ticketzugriffsberechtigungen hat, wird in der Bestätigungsmeldung eine Warnung angezeigt. Wenn Sie fortfahren, könnten Tickets für unbeabsichtigte Endbenutzer sichtbar werden.
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Nach Abschluss der Zusammenfassung sind alle Änderungen im Auditprotokoll aufgezeichnet. Außerdem wird der Vorgang im Ticketereignisprotokoll der von der Zusammenfassung betroffenen Tickets angezeigt.
Überblick über das Zusammenfassen von Organisationsdaten
Beim Zusammenfassen von Organisationen gehen alle Daten der aufgenommenen Organisation mit Ausnahme der offenen Tickets, Benutzer und Domänen verloren. Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen dazu, wie die Daten und Einstellungen einer Organisation beim Zusammenfassen behandelt werden.
| Organisationsdaten | Ergebnisse der Zusammenfassung |
|---|---|
| Tickets | Alle Tickets der aufgenommenen Organisation, einschließlich archivierter und geschlossener Tickets, werden in die aufnehmende Organisation übernommen.
Bei Tickets, die Teil der Zusammenfassung sind, einschließlich archivierter und geschlossener Tickets, wird die Aktualisierung der Organisation im Ticketereignisprotokoll erfasst.
|
| Benutzer | Alle Benutzer der aufgenommenen Organisation werden in die aufnehmende Organisation übernommen. |
| Domänen | Die Domänen der aufgenommenen Organisation werden der aufnehmenden Organisation angehängt. |
| Tags | Die Stichwörter der aufgenommenen Organisation gehen verloren. |
| Notizen | Die Notizen der aufgenommenen Organisation gehen verloren. |
| Details | Die Details der aufgenommenen Organisation gehen verloren. |
| Angepasste Organisationsfelder | Die angepassten Felder der aufgenommenen Organisation gehen verloren. |
| Externe ID | Die externe ID der aufgenommenen Organisation geht verloren. |
| Gruppenzuweisung | Die Gruppenzuweisung der aufgenommenen Organisation geht verloren. |
| Einstellung „Gemeinsame Organisation“ | Die Einstellung „Gemeinsame Organisation“ der aufgenommenen Organisation geht verloren. |
| Zugehörige Datensätze | Die zugehörigen Datensätze der aufgenommenen Organisation gehen verloren. |