Nachdem Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, können Sie ihn wie gewünscht bearbeiten. In diesem Beitrag werden die Optionen zum Bearbeiten des Zeitplans sowie die manuelle Planung von Schichten, Aufgaben und wiederkehrenden Aufgaben beschrieben.
Dieser Beitrag enthält die folgenden Themen:
- Bearbeiten des Zeitplans
- Schichten manuell planen
- Kopieren und Einfügen von Schichten in den Zeitplan
- Aufgaben manuell planen
- Mehrere Aufgaben gleichzeitig planen
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Bearbeiten des Zeitplans
Sie können Ihren Zeitplan bearbeiten, indem Sie die Aufgaben einer Agentenschicht an einem Tag ändern.
Standardmäßig wird die Tagesansicht des Zeitplans geöffnet. Sie können zur Wochen- oder Monatsansicht wechseln, indem Sie über dem Zeitplan auf das Menü „Tage“ klicken und die gewünschte Ansicht auswählen.
So bearbeiten Sie den Zeitplan
- Setzen Sie den Mauszeiger in der Navigationsleiste auf das Zeitplansymbol und klicken Sie dann auf Zeitplan.
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Suchen Sie den Agenten, dessen Zeitplan Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf eine Aufgabe.
Ein Menü wird geöffnet, in dem Sie neue Aufgaben oder freien Urlaub hinzufügen können. Sie können auch Arbeitsstream und Allgemeine Aufgaben suchen und ändern.
Hinweis: Wenn ein Arbeitsstream grau dargestellt wird, wurde ihm der Kundendienst-Mitarbeiter nicht zugewiesen. -
Um eine Aufgabe zu ersetzen oder die Zeiten zu bearbeiten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Aufgabe eines Agenten.
Es wird ein Menü geöffnet, in dem Sie Folgendes tun können:- Aufgabe hinzufügen (links oder rechts neben der aktuellen Aufgabe)
- Neue Aufgabe hinzufügen
- Halbieren
- Urlaub hinzufügen
- Anfangs-/Endzeit der Schicht bearbeiten
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Schicht entfernen
Sie können auch im Menü auf das Symbol mit den drei Punkten klicken, um zur Bearbeitung der Aufgabe zu wechseln.
Hinweis: Aufgaben können in Minutenschritten geplant werden, solange die einzelne Aufgabe mindestens fünf Minuten lang ist.
- Um die Größe aktueller Aufgaben zu ändern, ziehen Sie eine Aufgabe am Anfang oder Ende an die gewünschte Position. Wenn Sie die Größe von Aufgaben ändern, wird jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe ziehen, in Schritten von 15 Minuten verlängert.
- Um aktuelle Aufgaben zu löschen, ziehen Sie den Anfang oder das Ende einer Aufgabe auf die vorherige oder nächste Aufgabe in der Schicht des Agenten.
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Wenn Sie mit der Bearbeitung des Zeitplans fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen.
Sie können einen Datumsbereich auswählen und Ihren Zeitplan für vergangene, aktuelle und zukünftige Daten veröffentlichen. Mitarbeiter sehen alle Änderungen ihres Zeitplans in der App „Agentenzeitplan“ in Zendesk. Weitere Infos zum Veröffentlichen von Zeitplänen.
Schichten manuell planen
- Klicken Sie unter „Automatisch planen“ auf Massenbearbeitung“ und dann auf „Schichten hinzufügen“.
- Wählen Sie Ihr Schichtlayout aus (Name und Position der Schicht werden im Dropdownmenü angezeigt).
- Wählen Sie die Daten aus, für die Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer und fügen Sie die Benutzer hinzu.
- Klicken Sie auf „Schichten hinzufügen“.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Kopieren und Einfügen von Schichten in den Zeitplan
Sie können die vorhandene Schicht eines Mitarbeiters kopieren und aus der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht Ihres Zeitplans einfügen.
So kopieren Sie eine Schicht
- Setzen Sie den Mauszeiger in der Navigationsleiste auf das Zeitplansymbol und klicken Sie dann auf Zeitplan.
- Machen Sie den Mitarbeiter ausfindig, dessen Zeitplan Sie kopieren wollen.
- Wählen Sie eine Aufgabe in der Schicht des Mitarbeiters aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Menü zu öffnen.
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Wählen Sie im Menü die Option „Schicht kopieren“ aus.
Sie können auch auf die Aufgabe der Schicht klicken, die Sie kopieren möchten, und Cmd (oder Strg ) + C drücken.
Klicken Sie in der Wochen- oder Monatsansicht auf die leere Zelle mit dem Tag, an dem Sie die Schicht einfügen möchten, oder klicken Sie auf eine bestimmte Schicht, in die Sie kopieren möchten.
Hinweis: Hat ein Mitarbeiter mehrere Schichten an einem Tag, dann wird nur die erste bzw. die ausgewählte Schicht kopiert. -
Machen Sie den Mitarbeiter ausfindig, in dessen Zeitplan Sie die kopierte Schicht einfügen wollen, und klicken Sie neben dessen Namen auf das Symbol Schicht einfügen.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Zeitplan eines Mitarbeiters klicken und Schicht einfügen auswählen oder die Tastenkombination Befehl (bzw. Strg ) + V drücken.
Die bisherige Schicht des Mitarbeiterd wird durch die kopierte Schicht ersetzt, einschließlich dem Schichtbeginn.
Um die Anfangszeit des Mitarbeiters beizubehalten, klicken Sie auf dessen Schicht und wählen Sie im Menü die Option „ Schicht einfügen “ aus oder drücken Sie Cmd (bzw. Strg ) + Umschalt + V . - Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Aufgaben manuell planen
- Klicken Sie unter „Automatisch planen“ auf Massenbearbeitung“ und dann auf „Schichten hinzufügen“.
- Wählen Sie im Menü die Aufgabe aus, die Sie hinzufügen möchten.
- Wählen Sie Datum, Startzeit und Dauer der Aufgabe aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte Benutzer und wählen Sie die Benutzer aus, denen die Aufgabe zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie auf „Aufgaben hinzufügen“.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Mehrere Aufgaben gleichzeitig planen
Mit dem Massenbearbeitungstool können Sie regelmäßig anfallende Aufgaben planen. Sie können beispielsweise mehrere 1:1-Besprechungen oder Schulungen auf einmal ansetzen. Mit dem Tool zur Massenbearbeitung können Sie solche Aufgaben planen, ohne den gesamten Intraday-Zeitplan neu erstellen zu müssen.
So planen Sie regelmäßig anfallende Aufgaben gleichzeitig
- Setzen Sie den Mauszeiger in der Navigationsleiste auf das Zeitplansymbol und klicken Sie dann auf Zeitplan.
- Klicken Sie auf Massenbearbeitung .
- Wählen Sie „Aufgabe hinzufügen“ aus .
- Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie Datum, Startzeit und Dauer aus.
- Wählen Sie bei Bedarf die Option Aufgabe hinzufügen“, wenn der Benutzer in dieser Zeit keine Schicht geplant hat. Beispielsweise für erforderliche Meetings.
- Aktivieren Sie „Wiederkehrende Aufgabe planen“.
- Geben Sie an, wie oft sich die Aufgabe wiederholen soll, und an welchen Wochentagen.
- Wählen Sie ein Enddatum für die Aufgabe aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer und wählen Sie die Benutzer aus, für die diese Aufgabe wiederholt werden soll.
- Klicken Sie auf Aufgaben hinzufügen und dann auf „Aktualisierten Zeitplan veröffentlichen“.