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Las listas de artículos contribuyen a proporcionar una visión general de todo el contenido de la base de conocimientos, después se puede perfeccionar la vista usando búsquedas y filtros para ampliar las listas. Por ejemplo, se pueden buscar todos los artículos que se crearon esta semana y revisarlos. O bien, se pueden buscar artículos que tienen un rótulo de artículo específico, como "desactualizado". También se pueden agregar varias columnas a cada lista de artículos.
Es necesario ser un administrador de Guide o un agente con permisos de edición para poder usar las listas de artículos. Los agentes solo pueden acceder a los artículos en las listas de artículos para los que tienen permisos de edición o publicación. Se puede guardar cualquier lista de artículos personalizada que se haya creado (no disponible en Suite Team).
Este artículo contiene las siguientes secciones:
Acceder a las listas de artículos
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Todos los artículos proporciona una visión general de todos los artículos en la base de conocimientos.
El número de artículos y la lista incluyen todos los artículos en el idioma de origen, y en todos los estados, excepto el estado archivado. Si admite varios idiomas, es posible que observe que el número de artículos publicados es mayor que el número de todos los artículos porque incluye todas las traducciones.
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Borradores muestra solo los borradores de artículos sin publicar de la base de conocimientos. Nota: En los planes Enterprise, en lugar de haber una lista Borradores, hay varias listas Publicación en equipo, y cada una corresponde a un estado distinto de los artículos.
- Artículos archivados muestra los artículos que han sido eliminados de la base de conocimientos.
Puede ser que vea otras listas, según las funciones que esté utilizando. También es posible que vea sus listas personales guardadas y las listas compartidas.
Es necesario ser un administrador de Guide o un agente con permisos de edición para poder usar las listas de artículos. Los agentes solo pueden acceder a los artículos en las listas de artículos para los que tienen permisos de edición o publicación.
Para acceder a las listas de artículos
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En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos (
) en la barra lateral.La lista Todos los artículos se abre de manera predeterminada. Los artículos publicados tienen un punto verde (
), los borradores de artículos un punto transparente (
) y los artículos archivados un punto gris (
). - Haga clic en la lista de artículos para abrirla. Nota: Cada lista utiliza el idioma predeterminado.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en el nombre de la marca en la esquina superior izquierda y luego seleccione el nombre de la marca a la que desea cambiar.
Agregar y eliminar columnas en la vista de lista
La vista predeterminada en Todos los artículos muestra el título del artículo, el idioma y la fecha de la última vez que se editó el artículo.
Puede agregar hasta seis columnas adicionales a esta vista (nueve columnas en total), aplicar búsqueda y filtros a la vista y guardar la vista como una lista. Puede agregar diferentes columnas a cada vista que guarde.
Si desea simplificar la vista, puede eliminar todas las columnas, excepto la columna del título del artículo.
Es necesario ser un administrador de Guide o un agente con permisos de edición para poder usar las listas de artículos. Los agentes solo pueden acceder a los artículos en las listas de artículos para los que tienen permisos de edición o publicación.
Para agregar columnas a una lista de artículos
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En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
La lista Todos los artículos se abre de manera predeterminada.
- Haga clic en el icono Más (
) para ver la lista de columnas que puede agregar a la vista de lista.
Nota: Las columnas disponibles dependen del tipo de plan. - Haga clic en el nombre de la columna para agregarla a la vista.
Se muestra una marca de verificación al lado de la columna seleccionada. Vuelva a hacer clic en el nombre de la columna para eliminarla de la vista.
- Haga clic en Guardar búsqueda como lista para guardar la vista de lista o consulte Crear una lista de artículos para una vista distinta del contenido para aplicar la búsqueda y los filtros a la lista antes de guardarla.
Crear una lista de artículos para una vista distinta del contenido
Puede usar las búsquedas y los filtros para crear una lista de artículos para una vista diferente del contenido de la base de conocimientos. Por ejemplo, podría agregar un filtro a la lista de todos los artículos para ver solo los artículos que se crearon esa semana.
Es necesario ser un administrador de Guide o un agente con permisos de edición para poder acceder y crear listas de artículos. Los agentes pueden crear listas de artículos para los artículos para los que tienen permisos de edición o publicación.
Puede guardar la lista de artículos personalizada para usted mismo, o bien guardar y compartir la lista con todos los agentes (no disponible en Suite Team).
Para crear una lista de artículos para crear una vista diferente del contenido
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En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
La lista Todos los artículos se abre de manera predeterminada.
- Ingrese una consulta en el cuadro de búsqueda y luego haga clic en Intro para buscar en todos los artículos o seleccione cualquier lista guardada en lugar de hacer una búsqueda primero.
- Haga clic en Filtros y luego seleccione un filtro y un valor para definir esta lista de artículos.
Es posible agregar filtros a los resultados de una búsqueda o a cualquier lista guardada, incluida la lista de todos los artículos. Los filtros disponibles dependen de las funciones y el tipo de plan.
Aparecen los artículos que coinciden con la búsqueda o con el filtro que se aplicó.
- Cada lista tiene un conjunto de columnas predeterminado para que pueda ver el contenido de una manera que le sea razonable. Haga clic en el icono de más (
) para ordenar los artículos en el menú Columnas. - Si desea guardar la lista, haga clic en Guardar búsqueda como lista, póngale un nombre a la lista y luego haga clic en Guardar lista (no disponible en Suite Team).
Puede compartir cualquier lista de artículos guardada para que todos los administradores de Guide puedan tener acceso a ella (consulte Compartir una lista de artículos guardada).
Ver todos los artículos de la base de conocimientos para un idioma específico
Si en su cuenta se admiten varios idiomas, podrá ver todos los artículos para un idioma específico.
Para ver todos los artículos para un idioma específico
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En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
La lista Todos los artículos guardada se abre de manera predeterminada.
- Haga clic en Filtros y luego seleccione Idiomas.
- Seleccione una idioma en la lista.
Solo están disponibles los idiomas que están activados en el centro de ayuda (consulte Localización del centro de ayuda).
Aparecen los artículos que coinciden con el filtro que se aplicó.
11 comentarios
Andrew Chu
I second the question from Siobhan Hunter! One additional question from me - is there any limit to how many “Save Search as” lists that one person/everyone can create? If yes, how many?
In case there is no limit or the limit is really high (a thousand or so), you can ignore my question :)
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Siobhan Hunter
Is there a way you can export the article list as an excel or Google sheet?
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Milan Wack
Hi! I am searching for an option to create different filters. I really miss an option like „last edit > 6 month“ as well as „and/or“ criteria like „most recently viewed / top 10%“ etc.
that would allow much more and better KB workflows for maintaining the quality and content without any kind of additional task assignments. Is there any way to create such filters?
BR
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Dane
This is not natively available in the Copenhagen Theme. You can browse through our Marketplace for Themes that has the feature or you can also customize your current Help Center. Please take note that Help Center customization is outside Zendesk's scope.
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Josh
Is there a way for customers to view a collection of articles? For example, viewing by the ZD Guide categories/sections and then another way to view it by a custom curated list we make? Think "browse by topic" or "browse by job title" so end users can view things in different ways?
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Christine
Yes, the Edited column in the articles will show days ago, weeks ago, or months ago instead of a specific date. What you are seeing is the current expected behavior.
Although we appreciate your input! You may share feedback with our Product team to let them know that you would prefer to show the exact date in that column. If you have some time, you can start a post about this on our Feedback - Help Center (Guide). Our Product Managers actively monitor our feedback threads, and conversations with high user engagement ultimately get flagged by the team for roadmap planning. You may also use our Product Feedback Post Template. Thank you!
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Casey Birkholz
Can someone confirm if it is a bug or intended that the Edited column reflects 1 month ago, 2 month ago, etc. (Elizabeth's comment above). This is how ours works too - I would really love to see the exact date rather than rounding and just displaying how many months ago each article was edited.
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Christine
I created a ticket on your behalf, and I'll continue to assist you from there. Kindly check your email for updates. Thank you!
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Elizabeth Brown
Hi Zendesk,
I've noticed today (1st of the month) that Zendesk lists my articles shows precise Last Edited times and dates...except when the month changes.
So today's work (1 Sept) is logged down to minutes and hours.
Yesterday's work (31 August, 1 day ago) is shown as "1 month ago" rather than "1 day ago".
I think this display is a bug, because the work I did yesterday wasn't done a month ago.
The correct editing date is available from the article versions.
Can you advise on how to address this? I can't find any article other than this one about formatting the internal lists of articles.
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Christine
I see that you already raised a ticket with us related to this matter. Kindly check your email for updates. Thank you!
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