Les politiques de conservation des données sont primordiales pour les entreprises, car de nombreux secteurs sont régis par des lois qui imposent la conservation de certains types de données et ces politiques les aident à garantir la conformité réglementaire. Par exemple, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les entreprises de l’UE ne conservent pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire et les entreprises doivent être capables de prouver qu’elles respectent ce principe. Souvent, les entreprises doivent respecter plusieurs lois sur la conservation des données, en fonction de leur secteur et de leur emplacement géographique.
- Supprimer les utilisateurs finaux qui sont inactifs depuis trois ans
- Supprimer les utilisateurs finaux dont l’organisation n’est PAS Acme, Inc. et qui sont inactifs depuis deux ans
- Supprimer les utilisateurs finaux sans le marqueur retain qui sont inactifs depuis 18 mois
Quand vous supprimez un utilisateur final dans Zendesk, il est supprimé provisoirement et mis en file d’attente pour suppression définitive après 30 jours.
Articles connexes :
À propos des calendriers de suppression des utilisateurs finaux
Les calendriers de suppression des utilisateurs finaux recherchent et suppriment continuellement les utilisateurs finaux qui sont inactifs depuis un laps de temps donné. Par exemple, si vous créez un calendrier qui supprime un utilisateur final après un an d’inactivité, mais que l’utilisateur final commente le ticket pendant ce laps de temps, il n’est pas supprimé. Le chronomètre recommence à zéro et la suppression de l’utilisateur intervient après un an d’inactivité.
- La dernière activité de l’utilisateur final dans le centre d’aide, notamment la dernière fois qu’il a recherché, consulté ou commenté un article
- Le dernier commentaire de l’utilisateur final dans le ticket pour lequel il est demandeur ou en CC. C’est l’horodatage du dernier commentaire de l’utilisateur dans le ticket.
L’activité d’un utilisateur n’inclut pas les activités réalisées par un membre de l’équipe ou Zendesk, comme l’heure de clôture d’un ticket.
Une fois activé, un calendrier de suppression n’est pas un événement ponctuel ou unique. Zendesk recherche et supprime régulièrement les utilisateurs finaux, à moins que vous ne désactiviez le calendrier. Les calendriers de suppression commencent à supprimer les utilisateurs finaux éligibles dans les 72 heures suivant la satisfaction des critères définis. Par exemple, si un calendrier supprime les utilisateurs finaux qui sont inactifs depuis trois ans, il commence à les supprimer dans les 72 heures après avoir atteint trois ans d’inactivité. Zendesk peut supprimer un maximum de 24 000 utilisateurs finaux par compte et par jour.
Le calendrier de suppression supprime les utilisateurs finaux de façon provisoire, ce qui signifie qu’ils se trouvent encore dans la base de données Zendesk et sont accessibles de façon limitée aux employés Zendesk disposant de certains droits d’accès à la base de connaissances. Vous pouvez alors supprimer l’utilisateur de façon définitive ou ne rien faire et Zendesk supprimera définitivement l’utilisateur au bout de 30 jours.
Vous pouvez suivre ces modifications dans le journal des audits en filtrant par Type d’activité : Date de mise à jour.
Création de calendriers de suppression des utilisateurs finaux
Vous pouvez créer un maximum de 10 calendriers de suppression des utilisateurs finaux, mais un seul de ces calendriers peut être actif à un moment donné. Si vous avez le module supplémentaire Confidentialité et protection avancées des données, vous pouvez activer jusqu’à 10 calendriers de suppression des utilisateurs finaux.
Pour créer un calendrier de suppression des utilisateurs finaux
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur l’icône Compte (
) dans la barre latérale, puis sélectionnez Sécurité > Calendriers de suppression. - Cliquez sur Créer un calendrier de suppression > Utilisateurs finaux.
Si vous avez déjà créé 10 calendriers de suppression des utilisateurs finaux, un message vous avertit que vous avez déjà atteint la limite maximale. Vous devez en supprimer un pour pouvoir en créer un nouveau.
- Saisissez le nom du calendrier.
Utilisez une nomenclature cohérente pour vous aider à reconnaître les types de calendriers de suppression similaires.
- (facultatif) Saisissez une Description pour votre calendrier de suppression.
- Pour Dernière activité, indiquez quand supprimer les utilisateurs finaux en fonction de la date de leur dernière activité dans Zendesk. Ce champ est obligatoire.
Remarque – La date de dernière activité la plus ancienne est le 1er janvier 2018. Les utilisateurs finaux dont la dernière activité remonte à une date antérieure sont marqués comme actifs pour la dernière fois le 1er janvier 2018. En outre, seules les activités dans les tickets sont prises en compte entre le 1er janvier 2018 et le 1er mars 2021. Toutes les activités dans le centre d’aide pendant cette période sont ignorées.
- Cliquez sur Ajouter une condition pour ajouter des conditions supplémentaires pour la suppression des utilisateurs finaux, comme par organisation ou par marqueur. Vous pouvez configurer le calendrier de suppression pour supprimer les utilisateurs finaux qui remplissent toutes ou l’une des conditions spécifiées. Consultez Création de déclarations de conditions pour les calendriers de suppression des utilisateurs finaux.
Vous pouvez ajouter une condition supplémentaire pour la suppression des utilisateurs finaux. Si vous avez le module supplémentaire Confidentialité et protection avancées des données, il n’y a pas de limites et vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.
- Sélectionnez une catégorie, un opérateur et une valeur pour chaque condition.
L’opérateur de champ détermine la relation entre la catégorie et sa valeur. Par exemple, si vous sélectionnez l’opérateur Est, votre catégorie doit être égale à la valeur.
- (facultatif) Une fois les conditions ajoutées, cliquez sur Aperçu pour avoir le nombre approximatif d’utilisateurs finaux concernés qui seront supprimés quand le calendrier sera actif.
- Cliquez sur Créer.
- Activez le calendrier de suppression.
Création de déclarations de conditions pour les calendriers de suppression des utilisateurs finaux
Les déclarations de conditions consistent en des catégories, des opérateurs de champ et des valeurs de condition (qui dépendent de la catégorie sélectionnée). Les déclarations de conditions sont essentiellement des déclarations « if » qui suppriment les utilisateurs finaux répondant aux critères spécifiés.
Le tableau ci-dessous répertorie les catégories disponibles pour créer des déclarations de conditions pour les calendriers de suppression des utilisateurs finaux :
| Catégorie | Description |
|---|---|
| Dernière activité | Supprime les utilisateurs finaux en fonction de la date de leur dernière activité dans votre compte Zendesk. Au moins une condition Dernière activité à jour est requise.
Les calendriers de suppression suppriment les utilisateurs finaux qui sont inactifs depuis le laps de temps spécifié dans le champ Dernière activité. Par exemple, si le champ Dernière activité est défini sur 365 jours et si l’utilisateur final a commenté un article pendant cette période, l’utilisateur final n’est pas supprimé. Le chronomètre repart de zéro et l’utilisateur final sera supprimé 365 jours après la date de sa dernière activité. Les activités prises en compte dans l’activité d’un utilisateur final dans le centre d’aide ou la communauté incluent :
Les activités prises en compte dans l’activité d’un utilisateur final dans Support incluent :
|
| Organisation | Supprime les utilisateurs finaux en fonction de l’organisation, si vous avez plusieurs organisations. |
| Marqueurs | Supprime les utilisateurs finaux avec les marqueurs d’utilisateur sélectionnés. |
0 commentaire