La pagina Gestione permessi consente ai manager di approvare o rifiutare le richieste di permessi inviate dagli agenti. I manager possono riaprire le richieste secondo necessità e controllare quali agenti hanno a disposizione permessi e quando.
L’articolo include le seguenti sezioni:
- Accesso alla pagina Gestione permessi
- Gestione di tutte le richieste di permesso
- Visualizzazione del permesso di un agente
- Creazione delle regole di approvazione automatica dei permessi
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Accesso alla pagina Gestione permessi
Per accedere alla pagina Gestione permessi
- Posiziona il cursore del mouse sull’icona della pianificazione, quindi selezionaGestione permessi.
Si apre la pagina Gestione permessi, in cui è possibile visualizzare tutte le richieste di permessi, le richieste di permessi di un agente specifico e le regole per l’approvazione automatica dei permessi.
Gestione di tutte le richieste di permesso
La pagina delle richieste contiene tutte le richieste di permessi nel tuo account. Dispone di due schede, In attesa e Chiuse.
Per gli agenti che appartengono a più team, solo il manager del primo team a cui è assegnato il compito di ricevere notifiche email sulle richieste di permesso e può approvarle. Se il tuo account non ha dei team configurati, qualsiasi amministratore può accedere e approvare le richieste di permessi.
Informazioni sulle richieste di permessi in attesa
Nella scheda In attesa, puoi visualizzare le richieste che devono essere approvate o rifiutate. Questa scheda include le colonne seguenti:
- Richiedente: Il nome dell’agente che richiede il permesso
- Motivo del permesso: Il motivo per cui l’agente si sta prendendo una pausa (che può contenere anche un messaggio dell’agente o una nota interna di un altro manager)
- Maiusc: Il turno a cui appartiene la richiesta di permesso (per il momento non è possibile richiedere il permesso per i giorni in cui non vengono generati i turni)
- Periodo di assenza: Le ore del giorno in cui il permesso e il numero di ore impiegate
- Data richiesta: Il giorno in cui è stata effettuata la richiesta e con quanti giorni di anticipo
- Azione: Approva o rifiuta immediatamente la richiesta. Puoi anche rispondere con un commento che ti permette di inviare un messaggio all’agente o di lasciare una nota interna per altri manager
Approvazione o rifiuto di una richiesta di permesso in attesa
Per approvare o rifiutare una richiesta di permesso
- Posiziona il cursore del mouse sull’icona della pianificazione, quindi selezionaGestione permessi.
La scheda In attesa si apre per impostazione predefinita. - Posiziona il cursore del mouse sulla richiesta che vuoi approvare o rifiutare, quindi fai clic sul menu delle opzioni nella colonna Azione.
- Approva, rifiuta o rispondi con un commento. Dopo l’approvazione o il rifiuto della richiesta, la richiesta viene spostata nella scheda Chiuse.
Informazioni sulle richieste di permessi chiuse
La scheda Chiuse visualizza le richieste che sono già state approvate o rifiutate. Questa scheda contiene le stesse colonne della scheda In attesa, ma include una colonna Stato anziché una colonna Azione.
La colonna Stato indica se una richiesta è stata approvata o rifiutata e chi ha eseguito l’azione.
Richieste di riapertura di permessi chiusi
Se necessario, puoi riaprire una richiesta chiusa.
Per riaprire una richiesta di permesso chiusa
- Posiziona il cursore del mouse sull’icona della pianificazione, quindi selezionaGestione permessi.
- Fai clic sulla scheda Chiuso .
- Posiziona il cursore del mouse sulla richiesta da riaprire, quindi fai clic sul menu delle opzioni nella colonna Stato.
- Seleziona una delle seguenti opzioni:
- Riapri: riporta la richiesta alla scheda In attesa
- Approva/Nega: approva o rifiuta la richiesta, a seconda dello stato corrente
-
Riapri e rispondi con un commento: apre una finestra in cui puoi inviare un messaggio all’agente o lasciare una nota interna
Visualizzazione del permesso di un agente
La barra laterale sinistra della pagina Gestione permessi visualizza i team e gli agenti. Puoi visualizzare le richieste di permessi in attesa e chiuse di un agente specifico.
Per visualizzare il permesso di un agente specifico
- Posiziona il cursore del mouse sull’icona della pianificazione, quindi selezionaGestione permessi.
La scheda In attesa si apre per impostazione predefinita. - Nella barra laterale sinistra, inserisci il nome o l’indirizzo email di un agente.
- Fai clic sul nome dell’agente per visualizzare le sue richieste di permesso.
Nota: Puoi anche visualizzare le richieste di un team specifico facendo clic sul nome di un team nella barra laterale.
Creazione delle regole di approvazione automatica dei permessi
Puoi creare regole che approvino automaticamente le richieste di permesso degli agenti. Affinché la richiesta di permesso di un agente venga approvata automaticamente, deve soddisfare tutti i criteri definiti nelle regole.
La creazione di regole per l’approvazione automatica delle richieste di permessi degli agenti consente di risparmiare tempo, in quanto non è necessario approvare manualmente ogni richiesta di permesso.
Per creare regole di approvazione automatica dei permessi
- Posiziona il cursore del mouse sull’icona della pianificazione, quindi selezionaGestione permessi.
- Fai clic sull’icona delle impostazioni.
- Nella finestra delle impostazioni Permessi, fai clic su +Aggiungi regola.
- Facoltativamente, puoi rinominare la regola facendo clic sul menu delle opzioni e selezionandoRinomina.
- Seleziona uno o più team a cui si applica questa regola.
- Seleziona la casella di spunta relativa ai criteri che la regola deve soddisfare per essere applicata. Puoi modificare il numero di membri del team per ciascuna selezione.
- Puoi continuare ad aggiungere altre regole facendo clic su +Aggiungi regola. Oppure, fai clic su Salva per terminare.
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