Você pode configurar uma sequência de e-mail para interagir com leads (clientes potenciais) e contatos enviando automaticamente e-mails para eles em intervalos. Uma sequência é uma série de ações que especificam como e quando os representantes de vendas entram em contato com novos leads e contatos.
As sequências de e-mail são criadas usando um modelo, ou seja, você precisa definir os modelos adequados de e-mail a serem enviados para leads ou contatos antes de configurar uma sequência.
Para configurar sequências de e-mail no Sell, você precisa ter direitos de administrador.
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Criação de uma sequência de e-mail
Para usar uma sequência de e-mail, é necessário que você especifique a frequência de contato e as etapas envolvidas, incluindo o tipo de correspondência (e-mail automatizado ou etapas em uma tarefa, por exemplo). Você também pode nomear cada tarefa das etapas da sequência. O nome pode ser algo específico (por exemplo, Ligar para o contato, Enviar e-mail de acompanhamento ou Conectar pelo LinkedIn ou mais genérico, como Pesquisar lead).
Para as etapas que têm tarefas, a sequência avança automaticamente para a próxima etapa quando a tarefa da etapa anterior é marcada como concluída.
Como configurar uma sequência de e-mail
- Na barra lateral, clique em Configurações (
) e em Regras de negócios > Sequências.
Todas as sequências de leads existentes que você configurou serão exibidas nesta página.
- Clique em Adicionar sequência.
- Atribua um nome à nova sequência de leads ou contatos.
Observação: use um nome significativo, pois ele será usado pelos representantes de vendas para encontrar a sequência de e-mail correta quando adicionarem leads e contatos.
- Leia as regras predefinidas sobre o envio de e-mails na sequência:
- Qualquer usuário pode inscrever leads e contatos em uma sequência.
- Os e-mails são enviados para leads e contatos em nome do usuário que os inscreveu.
- Os e-mails são enviados em dias úteis (segundas, terças, quartas, quintas e sextas-feiras), mas aqueles enviados nos fins de semana (sábados e domingos) são ignorados.
- Quando um lead ou contato responde a um e-mail ou um lead é convertido em contato, a sequência é interrompida e o lead ou o contato não recebe mais e-mails.
- Clique em Adicionar etapa.
Seus e-mails automatizados serão enviados na ordem em que forem definidos nas etapas (apesar de você poder reordenar as etapas antes de salvar a sequência).
- Escolha o modelo de e-mail que deseja usar para essa etapa ou crie um novo modelo.
- Especifique quando deseja que o e-mail seja enviado.
Para a primeira etapa, você pode querer enviar o e-mail imediatamente, assim ele é enviado no momento em que um lead ou contato é inscrito na sequência. Se essa é uma etapa de acompanhamento, especifique o tempo de espera.
A primeira etapa não precisa acontecer imediatamente após a inscrição, pois ela depende da sequência. A primeira ação é iniciada imediatamente, quando o lead ou contato é inscrito em uma sequência, então a próxima etapa acontece no ritmo que você definiu. Por exemplo, se ela está definida para acontecer no dia seguinte, a segunda etapa ocorrerá 24 horas após a primeira.Observação: o tempo de espera de uma tarefa é especificado nos dias úteis (de segunda a sexta-feira), pois os fins de semana (sábados e domingos) são ignorados no cálculo do tempo de espera. Você também pode definir o tempo em horas para o envio de um e-mail ou para a conclusão das tarefas em uma etapa. - (Opcional: adicionar um link de cancelamento de assinatura aos e-mails) Para evitar que seus e-mails sejam marcados como spam, a prática recomendada é incluir um link de cancelamento de assinatura em todas as comunicações automáticas, como sequências de e-mail. Em algumas jurisdições, existe a obrigação legal de inserir um link de cancelamento. Para incluir esse link:
- Marque a caixa de seleção para Adicionar um link de cancelamento de assinatura a todos os e-mails nesta sequência.
- Clique no menu suspenso Idioma do link de cancelamento de assinatura e selecione o idioma que deseja usar na mensagem de cancelamento.
O link será adicionado no idioma selecionado e na parte inferior de cada e-mail enviado em uma sequência.
Observação: permitir que apenas os seus usuários cliquem no link de cancelamento é uma prática recomendada, pois ele pode levar a outros cancelamentos de leads ou contatos.Quando o destinatário do e-mail clica em Cancelar assinatura, ele vê uma mensagem de confirmação e é removido de todas as sequências atuais e futuras. Para que e-mails indesejados não sejam enviados, se você acidentalmente adicionar o destinatário a uma sequência ou tentar enviar um e-mail para ele, receberá uma notificação sobre o cancelamento de assinatura. É possível confirmar se um destinatário cancelou a assinatura passando o cursor do mouse sobre o ícone de cancelamento ao lado do e-mail dele.
- Para garantir que todas as informações estão corretas, visualize o modelo de e-mail que será enviado.
Observação: os modelos de e-mail compartilhados estão disponíveis para o uso de todos em sua equipe e os e-mails únicos também. Você pode compartilhar um modelo ao editá-lo (consulte Configuração de um modelo de e-mail compartilhado no Sell). - Clique em Adicionar etapa para incluir uma etapa e repita o processo para cada etapa em sua sequência. Para etapas de acompanhamento, é possível optar entre enviar o e-mail como uma resposta à etapa anterior ou iniciar uma nova conversa de e-mail.
Você também pode adicionar uma tarefa como uma etapa em qualquer parte do processo e definir o prazo da tarefa (por exemplo, após a etapa anterior ser concluída). Para alterar a ordem da sequência, arraste e solte as etapas.
- Clique em Salvar sequência para salvar sua sequência de e-mail.
Você verá sua nova sequência na página Reach - sequências, incluindo as informações sobre o número de etapas na sequência, os leads ou contatos inscritos e o criador da sequência.
Após a criação de uma sequência de e-mail, os usuários do Sell em sua conta podem usá-la para interagir com leads ou contatos (consulte Envio de uma sequência de e-mail para leads e contatos no Sell).
Monitoramento do uso de sequência de e-mail
Para aproveitar ao máximo os fluxos de trabalho da sequência, é possível visualizar as estatísticas de uso e desempenho de cada sequência.
Como visualizar as estatísticas da sequência de e-mail
- Clique em Configurações () e em Regras de negócios > Sequências.
Na página Reach - sequências, serão exibidas todas as sequências de leads e contatos existentes que você configurou.
- Clique no nome da sequência que deseja editar para abri-la.
Você pode ver as estatísticas de uso dessa sequência:
- Ativa: quantos leads ou contatos estão ativos na sequência no momento.
- Concluída: quantos leads ou contatos concluíram a sequência.
- Taxa de resposta: a porcentagem de leads ou contatos que concluíram a sequência e responderam às sequências de e-mail. Para ver a soma exata de leads e contatos que responderam, passe o cursor do mouse sobre a taxa de resposta.
Alteração de uma sequência de e-mail
É possível editar uma sequência de e-mail existente se você precisar alterar alguns detalhes dela.
Como editar ou alterar uma sequência de e-mail
- Clique em Configurações () e acesse Regras de negócios > Sequências.
A página Reach - sequências lista todas as sequências de lead e contato existentes que você configurou.
- Clique no nome da sequência que deseja editar para abri-la.
Se a sequência está em uso (ou seja, ela tem leads ou contatos ativos inscritos na sequência), um aviso será exibido especificando o número de leads que serão afetados caso você edite a sequência. Como administrador do Sell, se você não deseja que leads ou contatos existentes sejam afetados por alterações em uma sequência, você precisa criar uma nova sequência. Quando você edita a sequência, os leads ou contatos inscritos seguirão as alterações a partir da etapa seguinte (a etapa após a que está programada).
- Na página de edição da sequência de leads, é possível:
- Alterar o nome da sequência: clique no nome da sequência para alterá-la. Isso não afeta os leads e contatos sequenciados.
- Reordenar as etapas da sequência de e-mail: arraste e solte as etapas para alterar sua ordem.
- Adicionar uma etapa: clique em Adicionar etapa para incluir uma etapa à sequência e especificar o modelo de e-mail e o tempo de atraso para a etapa.
- Alterar uma etapa: clique em Editar na etapa desejada para abrir a caixa de diálogo e alterar o modelo de e-mail e o tempo de atraso para a etapa.
- Remover uma etapa: clique em Editar na etapa desejada e clique em Apagar para remover a etapa.
Os leads e contatos que iniciarem a sequência após as alterações seguirão a nova sequência de e-mail. Todos os leads e contatos ativos que iniciaram a sequência antes de suas edições serem aplicadas continuarão na sequência existente sem que suas alterações sejam aplicadas a ela.
Observação: as alterações que você faz ao conteúdo do modelo de e-mail são aplicadas automaticamente a todas as sequências em que o modelo editado é usado. - Clique em Salvar para manter a sequência de e-mail editada.
Você verá sua sequência editada na página Reach - sequências, incluindo as informações sobre o número de etapas e o criador da sequência.
Exclusão de uma sequência de e-mail
É possível apagar uma sequência de e-mail na página Reach - sequências. Quando você apaga a sequência, ela é removida permanentemente.
Como apagar uma sequência de e-mail
- Clique em Configurações () e acesse Regras de negócios > Sequências.
Na página Reach - sequências, serão exibidas todas as sequências de lead e contato existentes que você configurou.
- Clique na Lixeira (
) para apagar a sequência.
Se a sequência está em uso no momento (ou seja, ela tem leads ou contatos ativos inscritos na sequência), um aviso será exibido especificando o número de leads ou contatos que serão afetados caso você prossiga com a exclusão da sequência. Se você apaga a sequência, ela é excluída imediatamente. Consequentemente, os leads ou contatos inscritos não receberão novos e-mails como parte dessa sequência.
- Clique em Apagar para confirmar.
Sua sequência é permanentemente apagada e deixa de ser exibida na página Reach - sequências.