管理员可以通过批量导入添加多个用户,而不是每次手动添加一个用户。为此,您可以创建一个包含用户数据的 CSV(逗号分隔值)文件。除了基本的用户数据(例如电邮地址和电话号码)之外,您还可以设置用户角色、定义专员的权限,以及将用户添加到组织。您可以使用批量导入来添加新用户或更新现有用户。通过 CSV 文件批量导入仅适用于 Support 用户和用户角色。
只有管理员可以批量导入用户和组织。
批量导入用户和组织的限制
您可以导入关于用户和组织的核心数据集。例如,使用批量导入,您可导入下表中的数据;但是,您无法导入时区、照片、语言首选设置等。要导入下表中未列出的数据,您需要改用 Zendesk REST API。请参阅使用 Zendesk API 导入用户或使用 Zendesk API 导入组织。
- 最大行数取决于导入方法。
- 当使用批量导入页面导入新增和现有用户和组织数据时,导入的 CSV 数据文件最多可包含 2,000 行,即 1 个标题行和最多 1,999 行数据。
- 使用数据导入工具(beta 版)导入新增和现有组织数据时,导入的 CSV 文件大小不能超过 1 GB。我们建议最多 500,000 行,即 1 个标题行和最多 499,999 行数据。此外,每行大小不得超过 128 KB。
- 使用数据导入工具时,还存在以下限制:
- 导入的 CSV 文件最多可包含 200 列。
- 导入的 CSV 文件无法保证行的导入顺序。
- 每次只能导入一个 CSV 文件。因此,如果您的数据多于 CSV 文件支持的最大行数,则必须为每个批次单独创建文件,并逐个导入。如果您不使用数据导入工具,则最多允许两个批次在后台排队运行。如果您想导入两个以上的批次,则需等到第一批导入完成后再添加更多批次。
- 您无法使用批量导入从终端用户 Facebook 或 X(以前称为 Twitter)帐户导入联系人信息。请使用 Zendesk REST API。请参阅使用 Zendesk API 导入用户。
创建 CSV 用户数据文件
在创建要导入的用户列表时,您可能会从其他用户管理系统(如员工数据库)生成此列表。大多数此类系统都允许创建 CSV 导出文件。如果您需要从头创建列表,可以使用 Microsoft Excel 或 OpenOffice.org Calc 等程序。
- 文件必须为正确的 CSV 格式,并使用 UTF-8 字符编码保存。
- CSV 文件的第一行是标题行,您必须将其包含在文件中。
- 标题行必须包含下表中的所有必填字段,以及您要包含在下表中的所有其他字段。
- 包含的字段必须以其在下面列出的顺序出现在标题行中。
- 如果您不打算导入字段数据,就不要将其列在标题行中。
- 文件中的空白数据列将覆盖该用户的大部分现有数据。有关例外情况,请参阅更新现有用户个人资料数据。
- 在 Windows 上按 ALT + ENTER,在 Mac 上按 CTRL + OPTION + RETURN,在注释或多行自定义字段中添加换行符。
下表列出了可以包含在文件中的字段。导入新用户时,名称、电邮和限制字段都是必填字段。通过批量导入功能更新现有用户时,只需填写一个唯一标识符(例如电邮或外部 ID)。
字段 | 描述 |
---|---|
名称 | 导入新用户时必填。用户的全名。 |
电邮 | 导入新用户时必填。用户的完整电邮地址 (someuser@mycompany.com)。您可以为用户提供多个电邮地址。请参阅为用户分配多个电邮地址。 |
external_id | 如果您有用户电邮地址以外的 ID(例如员工 ID 或客户参考号),也可以填在此处。每个用户的外部 ID 必须是唯一的,否则数据将被覆盖。
如果您未启用在 CSV 输出文件中包含外部 ID,CSV 导入结果文件将把外部 ID 排除在外(请参阅导入 CSV 用户数据文件)。
注意:如果您导入用户时只将 external_id 字段作为其唯一标识符(也就是说不包括电邮地址),您仍需要在 CSV 文件中包括不含任何数据的电邮字段。例如:
|
详细信息 | 关于此用户的详细信息,例如地址。此信息仅对团队成员可见,不对终端用户可见。 |
注释 | 关于此用户的注释。注释仅对团队成员可见,不对终端用户可见。 |
电话 | 用户的电话号码。唯一电话号码将添加为直线。已存在的电话号码将添加为次要线路。要使用 Talk,电话号码应采用国际标准化 E.164 格式。 |
shared_phone_number | 如果这是一个共享电话号码,请设置为“True”。共享电话号码无法用作用户身份。 |
用户角色 | 区分大小写:“终端用户”、“专员”或“管理员”。如果不设置用户角色,用户将设置为终端用户。 |
限制 |
如果用户的角色设置为“专员”,导入新用户时必填。当用户的角色设置为“终端用户”时,可以向其分配“组织”和“已请求”限制值。限制用于设置团队成员或终端用户的权限、他们可访问的工单等。
您可以输入以下值之一:
在 Enterprise 版本的 Zendesk Support 中,您还可以使用限制字段为专员用户分配预定义或自定义用户角色。请参阅下文中的将专员分配到 Enterprise 专员用户角色。 |
组织 | 用户将被添加到的组织的名称。组织必须已经存在,否则导入将失败。
在 Professional 和 Enterprise 中,您可以用竖线字符分隔组织名称,从而将用户添加到多个组织(请参阅将用户导入多个组织中)。 |
标签 | 当 Zendesk Support 启用用户和组织工单标签时(请参阅添加工单标签和用户到组织),您可以添加用户工单标签。用逗号分隔每个工单标签。 |
品牌 | 如果帐户有多个品牌,您可以指定品牌子域名。您指定的品牌子域名决定着发送给用户的欢迎电邮的品牌,前提是该品牌是活跃的并已启用帮助中心。如果您指定的品牌子域名不是活跃的、没有启用帮助中心或不存在,则该列将被忽略,并使用默认品牌发送欢迎电邮。
仅指定品牌子域名的名称。例如,使用 mydomain 而不是 mydomain.zendesk.com。 |
custom_fields.<字段键> | 在执行批量用户导入时,您可以指定 custom_fields 的前缀和字段键,以导入自定义用户字段。
例如,对于字段键 subscription_date,使用以下内容设置此字段的导入值。 custom_fields.subscription_date 请注意,自定义字段键区分大小写,必须以小写字母输入。 如果您要将信息导入到复选框,请输入“True”将其选中,或输入“False”取消选中。要设置下拉列表选项的值,使用您在创建下拉列表时添加的标签。对于自定义日期字段,使用 YY/MM/DD 或 YYYY-MM-DD 格式。 要查找自定义用户字段的键值:
如果字段值的格式不正确,导入将失败,您将收到一条错误报告,说明哪些记录保存失败。 |
关于在批量导入中发送给用户的欢迎电邮的说明
当您通过批量导入添加新用户时,如果您已启用 Guide,每个用户都会收到欢迎电邮。欢迎电邮中包含用于验证用户电邮地址的链接,提示他们选择密码并登录。
您可以更新欢迎电邮设置,防止向所有用户发送欢迎电邮。
防止向用户发送欢迎电邮消息
- 在管理中心,单击侧栏中的人员图标 (),然后选择配置 > 终端用户。
- 在用户欢迎电邮部分,取消选择当专员或管理员创建新用户时也发送验证电邮。
注意:此选项在启用 Guide 之后方可使用。
- 单击保存标签。
将用户导入多个组织
如果您使用的是 Professional 或 Enterprise,在批量导入期间可以将用户添加到多个组织。
Organization1|Organization2|Organization3
以下是将用户添加到三个不同组织的 CSV 示例。
"name","email","external_id","details","notes","phone","role","restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,,,Organization1|Organization2|Organization3,,
如果您列出的组织不存在,导入将失败。
用户的默认组织将设置为按字母顺序排列的第一个组织。无法使用 .csv 导入设置不同的默认组织。用户的默认组织可以手动调整,也可以使用 Support API - 将成员身份设置为默认端点进行调整。
将专员分配给 Enterprise 自定义用户角色
在 Enterprise 中,您可以分配专员自定义用户角色。自定义用户角色通常用于授予专员额外权限或增加限制。
如果您创建了自己的自定义专员用户角色,则在批量导入期间可以将其中一个用户角色分配给用户,方法是在限制字段中包含自定义用户角色的名称。在以下 CSV 示例中,用户被分配了一个自定义用户角色:
"name","email","external_id","details","notes","phone","role",
"restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,"agent","Help Desk Mastermind",,
在上面的例子中,用户 (Enrico Venticello) 被分配了通用用户角色(“专员”),以及与自定义专员用户角色相关的额外权限(“Help Desk Mastermind”)。
请注意,您必须先在 Zendesk Support 中创建自定义用户角色,然后才能在 CSV 中使用。如果您不小心使用了 Support 中不存在的用户角色名称,则该用户的角色将默认为低权限专员。然后,您可以在专员的用户个人资料中手动更改专员的用户角色。
此外,导入时不区分大小写,这意味着以下两个自定义用户角色名称会将专员设置为同一个用户角色:“Help Desk Mastermind”和“help Desk mastermind”。
为用户分配多个电邮地址和电话号码
在上传文件中,为多个电邮地址或电话号码分配同一个外部 ID(以及所有要导入的用户字段,例如用户角色),如上图所示。与同一外部 ID 关联的所有电邮或电话都将转接到与该 ID 关联的用户。
请注意,当电邮地址和现有用户匹配且外部 ID 或电话号码没有不匹配时,该用户的信息会更新,显示其次要电邮或新电话号码。但是,如果任何外部 ID、电邮地址或电话号码与多个现有用户匹配,则该行将被拒绝。
导入 CSV 用户数据文件
您可以导入新用户或更新现有用户的信息。
- 在管理中心,单击侧栏中的 人员,然后选择批量操作 > 导入用户。
- 选择导入选项:
-
创建新用户:该选项默认选中,无法禁用。这是因为在导入数据中存在但在 Zendesk 中不存在的用户将始终会被创建。
-
更新现有用户:您还可以选择此导入选项来替换 CSV 文件中所列用户的现有数据。
用户的 external_id 或电邮地址必须包含在 CSV 中,以便识别。除了用户标识符字段之外,您只需在文件中包含您要更新的字段。如果用户的行有空白字段,它将覆盖该用户的现有数据。请参阅更新现有用户个人资料数据。
注意:在用户密码发生更改时向用户发送电邮通知选项当前不可用。
-
- (可选)选择在 CSV 输出文件中包含外部 ID。
导入过程完成后,您将收到一封电邮通知,其中包含指向单独的 CSV 导入结果文件的链接。您可以使用此链接下载文件并查看导入结果。
此文件会显示您尝试导入的用户数据的状态(已创建、已更新、已跳过)。其中包括每个已创建或更新的用户的电邮地址或外部 ID,具体取决于您导入的文件的内容,以及是否已启用在 CSV 输出文件中包含外部 ID。
如果您未启用在 CSV 输出文件中包含外部 ID,外部 ID 将从 CSV 导入结果文件中排除。外部 ID 是指额外的标识符,例如员工号码、客户参考号或其他系统中的用户 ID。每个用户只能有一个唯一的外部 ID。外部 ID 是用户的可选属性。
- 单击选择文件或粘贴数据链接。
- 单击导入。
当导入过程完成后,您的导入将被添加到队列中,而用户将被添加到 Zendesk Support。请参阅批量导入用户和组织的限制。导入完成后您会收到一封电邮。
更新现有用户个人资料数据
以下用户数据已被替换:
- 名称
- external_id
注意:每个用户的外部 ID 必须是唯一的。
- 用户角色
- 限制
- 组织
- 自定义字段
以下用户数据是附加的(添加到现有数据):
- 详细信息
- 注释
- 标签
- 电话(已添加为次要电话号码)
- 电邮(已添加为次要电邮地址)