Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung in Zendesk-Produkten

In diesem Beitrag wird beschrieben, wie bestimmte Funktionen in Zendesk-Produkten Ihnen helfen können, Ihren Verpflichtungen als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen. Zendesk gilt im Rahmen der DSGVO als externer Auftragsverarbeiter, da wir die personenbezogenen Daten der Endbenutzer unserer Kunden handhaben.

Datenverantwortliche und Unternehmen tragen die primäre Verantwortung dafür, dass ihre Verarbeitung personenbezogener Daten den einschlägigen Datenschutzgesetzen entspricht.

Dieser Leitfaden enthält folgende Beiträge:

Genaue Anweisungen zum Löschen der personenbezogenen Daten eines Benutzers in Zendesk-Produkten finden Sie unter Vergessen eines Benutzers in Zendesk.

Weitere Informationen zu Datenschutzgesetzen und Zendesk finden Sie hier.

Was sind personenbezogene Daten?

Unter personenbezogenen Daten sind alle Daten zu verstehen, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können. Beispiele sind E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ausweisnummer. Aber personenbezogene Daten können auch Angaben sein, mit denen eine Person nur indirekt identifiziert werden kann. Ein Kurzname wie „Tom“ fällt nicht unbedingt in die Kategorie „personenbezogene Daten“, weil viele Menschen den gleichen Kurznamen verwenden. Wenn der Kurzname aber mit anderen Daten, wie z. B. einer geschäftlichen Adresse, verbunden wird, kann er als personenbezogene Information betrachtet werden, da er zur Identifizierung der Person beiträgt.

Ihr Unternehmen muss selbst entscheiden, welche Informationen als personenbezogene Daten gelten. Schon eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer? Oder erst eine Kombination aus Identitäten oder Attributen? Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Angaben personenbezogene Daten sind oder nicht, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen. Im Zweifelsfall können Sie auch einen Rechtsexperten befragen.

Allgemeine Begriffe

Die folgenden Begriffe werden in diesem Dokument verwendet.

Soft Delete

Soft Delete ist eine Operation, bei der ein Element entfernt wird, sodass andere Benutzer, einschließlich Administratoren, es über die Produktoberfläche oder die API nicht mehr sehen können. Das Element ist weiterhin in der Zendesk-Datenbank enthalten; Zendesk-Mitarbeiter mit bestimmten Datenbankberechtigungen können in begrenztem Umfang darauf zugreifen. Per Soft Delete gelöschte Tickets werden nach Ablauf von 30 Tagen automatisch dauerhaft gelöscht.

Hard Delete, dauerhaftes Löschen, Scrubbing

Hard Delete oder Scrubbing ist eine Operation, bei der ein Element dauerhaft gelöscht wird. Das Element wird komplett aus der Zendesk-Datenbank entfernt. Niemand kann auf das Element mehr zugreifen, auch Zendesk-Mitarbeiter mit Datenbankberechtigungen nicht.