Nach Einrichtung von Zendesk Support haben Sie eine verknüpfte E-Mail-Adresse: support@meinesubdomäne.zendesk.com. Unter dieser Adresse eingehende E-Mails werden zu Tickets.
Bei jeder Supportadresse, die Sie hinzufügen, stimmt die Absenderadresse mit der Supportadresse überein, an die das Ticket gesendet wird. Beispiel: Bei Tickets, die an hilfe@acme.zendesk.com werden, kommen Antworten ebenfalls von hilfe@acme.zendesk.com.
Hinzufügen von Supportadressen
- Externe Adresse verbinden: Verwenden Sie diese Option, um eine existierende externe E-Mail-Adresse hinzuzufügen.
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Neue Zendesk-Adresse erstellen: Verwenden Sie diese Option, um Varianten Ihrer Zendesk-E-Mail-Adresse hinzuzufügen.Hinweis: Eine weitere Option zum Hinzufügen von Supportadressen, Sonstiges verbinden, sollte mit Vorsicht verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in dieser Support Tech Note.
Ihre ursprüngliche System-Supportadresse erscheint immer oben in der Liste der Supportadressen, gefolgt von Ihrer Standard-Supportadresse, wenn diese nicht mit Ihrer System-Supportadresse identisch ist. Jedes Mal, wenn ein Ticket aus einer E-Mail erstellt wird, die an eine Ihrer Supportadressen gesendet wurde, wird der Bestätigungszeitstempel der jeweiligen Supportadresse aktualisiert.
In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:
Hinzufügen einer Zendesk-Supportadresse
Zendesk-Adressen sind Varianten Ihrer ursprünglichen Supportadresse: support@meinesubdomäne.zendesk.com. Beispiel: help@meinesubdomäne.zendesk.com. Sie können beliebig viele Supportadressen hinzufügen.
Das folgende Video bietet einen Überblick über das Erstellen eigener E-Mail-Adressen:
Erstellen eigener E-Mail-Adressen [0:50]
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail. - Klicken Sie im Abschnitt „Supportadressen“ auf Adresse hinzufügen und dann auf Neue Zendesk-Adresse erstellen.
- Geben Sie eine Adresse ein, unter der Sie Supportanfragen erhalten möchten.
- Klicken Sie auf Jetzt erstellen.
Die E-Mail-Adresse wird zur Liste mit Ihren Supportadressen hinzugefügt.
Hinzufügen einer externen Supportadresse
Externe E-Mail-Adressen sind im Ihrem Besitz und werden von Ihnen außerhalb von Zendesk verwaltet, z. B. support@meinefirma.com. Wenn Sie eine externe E-Mail-Adresse hinzufügen, sind zusätzliche Schritte erforderlich, um die Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Server zu Zendesk einzurichten.
Von der Verwendung eines E-Mail-Verteilers oder eines E-Mail-Alias als externe Supportadresse raten wir ab.
Das folgende Video bietet einen Überblick über das Verbinden Ihrer vorhandenen Support-E-Mail-Adresse:
Verbinden Ihres vorhandenen E-Mail-Kontos [1:39]
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail.
- Klicken Sie im Abschnitt „Supportadressen“ auf Adresse hinzufügen und dann auf Externe Adresse verbinden.
- Geben Sie Ihre vorhandene Support-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Los.
Wenn Sie eine Gmail-Adresse haben und ein geringes Mailaufkommen erwarten, können Sie Tickets stattdessen automatisch anhand von E-Mails aus Ihrer Gmail-Inbox erstellen.
- Führen Sie die Schritte auf dem Bildschirm durch, um die Weiterleitung zu Ihrem E-Mail-Server einzurichten.
Dies findet außerhalb von Zendesk statt. Die genauen Schritte hängen von Ihrem E-Mail-Server ab.
Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten eingehender -E-Mails an Zendesk Support.
- Nachdem Sie die E-Mail-Weiterleitung auf Ihrem Server eingerichtet haben, klicken Sie auf Ja, ich habe die Weiterleitung eingerichtet und dann auf Bestätigen.
Um die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung zu überprüfen, wird eine Test-E-Mail an diese Adresse gesendet. Wenn der Test erfolgreich ist, wird die Adresse als „Bestätigt“ gekennzeichnet.
Wenn der Test fehlschlägt, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. In diesem Fall müssen Sie die aufgetretenen Probleme beheben und die Adresse erneut bestätigen.
Wenn Sie das Weiterleitungsproblem beheben, aber die Adresse nicht erneut bestätigen, werden bei Anfragen an die E-Mail-Adresse zwar Tickets erstellt, aber keine Benachrichtigungs-E-Mails von Zendesk Support gesendet.
Nachdem Sie die Weiterleitung eingerichtet haben, sollten Sie einen SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) hinzufügen, um sicherzustellen, dass Zendesk Nachrichten im Namen Ihres E-Mail-Servers senden kann. Dieser Schritt ist optional, wird aber empfohlen.
Akzeptieren von Wildcard-E-Mail-Adressen für Supportanfragen
Als Alternative oder Ergänzung zu Supportadressen können Sie Endbenutzern die Möglichkeit geben, E-Mails an eine beliebige Variante Ihrer Zendesk-Adresse zu senden, egal, ob diese eine bekannte Supportadresse ist oder nicht. Wenn ein Kunde beispielsweise Ihre Supportadresse falsch schreibt (z. B. rechung@meinesubdomäne.zendesk.com), wird die E-Mail akzeptiert und ein Ticket erstellt. Diese Arten von Varianten werden als Wildcards bezeichnet. Diese Varianten können anstelle von oder zusätzlich zu Ihren Supportadressen verwendet werden.
Sie müssen diese E-Mail-Varianten nicht ausdrücklich in Zendesk Support deklarieren.
Wildcard-E-Mail-Adressen nutzen Ihre Standard-Supportadresse als Antwortadresse („Antwort von“). Bei allen E-Mails an eine Variante Ihrer Zendesk Support-E-Mail-Adresse, die keine bekannte Supportadresse ist, wird also Ihre Standard-Supportadresse als Antwortadresse verwendet. Wenn Sie mehrere Marken haben, wird die Standard-Supportadresse für ihre Standardmarke als Antwortadresse verwendet.
So aktivieren Sie Wildcard-E-Mail-Adressen
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Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail.
- Klicken Sie neben Wildcard-E-Mails akzeptieren auf Aktivieren.
- Klicken Sie auf Save.
Entfernen einer Supportadresse
Sie können jede Supportadresse entfernen, mit Ausnahme der ursprünglichen System-Supportadresse (support@meinesubdomäne.zendesk.com), Ihrer Gmail-Connector-Adresse (falls verwendet) oder Ihrer aktuellen Standard-Supportadresse. Wenn Sie eine andere Supportadresse als Ihre System-Supportadresse als Standard-Supportadresse verwenden, können Sie diese löschen, wenn Sie zuerst eine andere Supportadresse zur Standard-Supportadresse machen.
Wenn Sie eine Supportadresse löschen, werden keine abgehenden E-Mail-Benachrichtigungen von dieser Adresse aus mehr gesendet. Tickets, die die gelöschte Supportadresse verwenden, gehen an die Standardadresse.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail.
- Setzen Sie unter Supportadressen die Maus auf die gewünschte Adresse und klicken Sie dann auf Löschen.
Ihre ursprüngliche System-Supportadresse (support@meinesubdomäne.zendesk.com) und Ihre Gmail-Connector-Adresse (falls verwendet) können nicht gelöscht werden. Darüber hinaus können Sie die aktuelle Standard-Supportadresse nicht löschen (wenn Sie eine andere Supportadresse als die System-Supportadresse zur Standard-Supportadresse gemacht haben). Wenn Sie diese Supportadresse löschen möchten, müssen Sie zuerst eine andere Supportadresse zur Standard-Supportadresse machen.
- Klicken Sie in der Bestätigung auf Adresse löschen.
Wenn Sie die Adresse nicht löschen möchten, schließen Sie das Bestätigungsfenster, um die Aktion abzubrechen.
Die Supportadresse wird aus der Liste entfernt.
Festlegen einer Standard-Supportadresse
Sie erinnern sich sicher: Beim Erstellen Ihres Zendesk Support-Kontos wurde eine E-Mail-Adresse für Sie eingerichtet: support@meinesubdomäne.zendesk.com. Diese System-Supportadresse wird als Standard-Supportadresse verwenden, es sei denn, Sie machen eine andere Adresse zur Standardadresse.
Ihre Standard-Supportadresse wird als Sendeadresse für Benachrichtigungen verwendet, wenn ein Ticket manuell erstellt wird, wenn ein Ticket direkt an Ihre Standard-Supportadresse gesendet wird oder wenn ein Ticket über einen anderen Kanal als E-Mail erstellt wird.
Darüber hinaus wird die Standard-Supportadresse als Antwortadresse in Antworten an Benutzer verwendet, wenn die Option „Wildcard-E-Mails akzeptieren“ aktiviert ist und ein Endbenutzer eine E-Mail an eine Adresse sendet, die keine bekannte Supportadresse ist.
) und dann auf Kanäle > E-Mail. Klicken Sie neben Wildcard-E-Mails akzeptieren auf Aktivieren.Sie können die Standard-Supportadresse jederzeit ändern. Die Option zum Festlegen als Standardadresse wird nur bei bestätigten Supportadressen angezeigt (siehe Hinzufügen von Supportadressen).
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail.
- Setzen Sie unter Supportadressen die Maus auf die gewünschte Adresse und klicken Sie dann auf Als Standard verwenden.
Neben der neuen Standardadresse wird die Beschriftung (Standard) angezeigt. Die neue Standardadresse erscheint jetzt oben in der Liste direkt unter der System-Supportadresse.
Bearbeiten von Supportadressen
Sie können den Namen einer vorhandenen Supportadresse bearbeiten, nicht aber die eigentliche E-Mail-Adresse. Wenn Sie die E-Mail-Adresse bearbeiten möchten, müssen Sie die Supportadresse löschen und dann erneut hinzufügen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Kanäle und dann auf Talk und E-Mail > E-Mail.
- Klicken Sie unter Supportadressen neben der gewünschten Adresse auf den Link Bearbeiten.
- Sie können jetzt den Namen der Supportadresse wie gewünscht hinzufügen, ändern oder entfernen.
- Klicken Sie auf Save.
Die aktualisierte Supportadresse erscheint in der Liste.
Empfangen von E-Mails unter Ihren Supportadressen
An eine Ihrer bekannten Supportadressen gesendete E-Mails werden zu Tickets in Ihrem Zendesk. Wenn Sie Wildcard-E-Mail-Adressen aktiviert haben (siehe Akzeptieren von Wildcard-E-Mail-Adressen für Supportanfragen), werden E-Mails, die an eine beliebige Variante Ihrer Zendesk-Adresse gesendet werden (egal, ob diese eine bekannte Supportadresse ist oder nicht), zu Tickets in Ihrem Zendesk.
Bei per E-Mail eingehenden Tickets sehen Sie oben im Ticket, an welche Adresse die E-Mail gesendet wurde.
Anhand der Bedingung „Ticket: Eingegangen unter“ können Sie Business-Regeln, Ansichten und SLA-Richtlinien für an Ihre Supportadresse gesendete Tickets einrichten.
Wenn Sie die Multibrand-Funktion verwenden, erhält das Ticket die Marke, die mit der Supportadresse verknüpft ist, an die die E-Mail gesendet wurde (siehe Hinzufügen von Support-E-Mail-Adressen für mehrere Marken).
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