Las políticas de retención de datos son vitales para que las compañías puedan garantizar el cumplimiento normativo, ya que en muchos sectores hay leyes que obligan a retener determinados tipos de datos.
Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) prohíbe que las compañías de la Unión Europea retengan los datos personales por más tiempo de lo necesario y, además, las obliga a demostrar dicho cumplimiento. A menudo, las compañías deben cumplir diversas leyes concernientes a la retención de datos, algo que varía según el sector y la ubicación.
Utilice los horarios de eliminación para crear políticas de retención de datos avanzadas y administrar el almacenamiento de datos en su cuenta. Puede crear hasta diez horarios para eliminar automáticamente tickets archivados.
Acerca de los horarios de eliminación
Los horarios de eliminación otorgan a los administradores y agentes con roles personalizados el permiso que necesitan para crear las condiciones para borrar tickets. Los horarios de eliminación solo eliminan tickets archivados, que son los tickets que han permanecido cerrados por más de 120 días.
Los horarios de eliminación eliminan automáticamente los tickets archivados que han permanecido cerrados y sin modificar por un tiempo determinado. Por ejemplo, si la condición Última actualización se establece en 365 días y el ticket es modificado dentro de ese lapso (por ejemplo, si se ha suprimido contenido), el ticket no se borra. En lugar de ello, se reinicia el cronómetro y el ticket se borra 365 días después de la fecha de modificación.
Los horarios de eliminación comienzan a borrar los tickets que cumplen los requisitos en las 72 horas siguientes a su activación. Se eliminarán hasta 200.000 tickets por cuenta y día.
- Borrar tickets que no han sido actualizados en tres años
- Borrar tickets con la marca France que no han sido actualizados en seis meses
- Borrar tickets con el tipo Pregunta que no han sido actualizados en 200 días
Una vez que se activan, los horarios de eliminación no constituyen eventos aislados. Zendesk busca y elimina constantemente los tickets que cumplen las condiciones, a menos que se desactive el horario. El rendimiento no se ve afectado cuando los horarios eliminan un volumen significativo de tickets ni cuando se ejecutan durante periodos de gran actividad.
Se pueden crear hasta diez horarios de eliminación en la página Horarios de eliminación del Centro de administración.
Los tickets que se borran a través de horarios de eliminación no se incluyen en la vista Tickets borrados. Se puede hacer seguimiento de estos cambios en el registro de auditoría con solo filtrar por Tipo de actividad: borrado.
Crear horarios de eliminación
Puede crear hasta diez horarios de eliminación, y para ello debe establecer condiciones para borrar los tickets en función de categorías como Organización y Marca. Si desea compartir su opinión acerca de la necesidad de agregar más condiciones en un futuro, llene este breve formulario de Google.
Para crear un horario de eliminación
- En el Centro de administración, haga clic en
Cuenta en la barra lateral y luego seleccione Seguridad > Horarios de eliminación. - Haga clic en Crear horario de eliminación.
Este botón permanece oculto si ya ha creado diez horarios. Necesita borrar un horario antes de poder crear otro nuevo. Consulte Administrar horarios de eliminación.
- Ingrese el Nombre del horario.
Utilice una convención de nomenclatura uniforme para que sea más fácil reconocer los tipos de horarios de eliminación similares.
- (Opcional) Ingrese una Descripción para el horario de eliminación.
- Haga clic en Agregar condición para configurar el horario de eliminación que se ocupe de borrar los tickets archivados siempre que cumplan Todas o Cualquiera de las condiciones especificadas. Consulte Crear declaraciones de condición para los horarios de eliminación.
- Seleccione una Categoría, un Operador y un Valor para cada condición.
El operador determina la relación entre la categoría y el valor. Por ejemplo, si selecciona el operador Es, la categoría debe ser igual al valor.
Nota: Los horarios de eliminación solo eliminan tickets archivados, que son los tickets que han permanecido cerrados por más de 120 días. Si crea una condición que se encargue de eliminar los tickets antes de 120 días, los tickets se borran al cumplirse los 120 días.
El operador de campo determina la relación entre la condición y el valor. Por ejemplo, si selecciona el operador de campo Es, la condición tendrá que ser igual al valor especificado.
- Una vez añadidas las condiciones, puede (opcionalmente) hacer clic en Previsualizar para ver el número de tickets coincidentes que serán eliminados al activarse el horario.
- Haga clic en Crear.
El nuevo horario de eliminación se agrega al final de la lista como un horario inactivo.
- Active el horario de eliminación.
Crear declaraciones de condición para los horarios de eliminación
Las declaraciones de condición consisten en categorías, operadores de campo y valores de condición (que varían según la categoría seleccionada). Las declaraciones de condición son esencialmente declaraciones "if" que borran los tickets que cumplen con los criterios especificados.
La tabla a continuación muestra las categorías disponibles para crear declaraciones de condición.
| Categoría | Descripción |
|---|---|
| Última actualización | Borra los tickets en función de cuándo fueron actualizados por última vez. Se requiere por lo menos una condición Última actualización.
Los horarios de eliminación borran los tickets que han estado cerrados y no han sido modificados durante el periodo de tiempo especificado para Última actualización. Por ejemplo, si Última actualización se establece en 365 días y el ticket es modificado dentro de ese lapso (por ejemplo, si se ha suprimido contenido), el ticket no se elimina. En lugar de ello, se reinicia el cronómetro y el ticket se borra 365 días después de la fecha de modificación. |
| Campos personalizados | Borra tickets basándose en los valores de los campos personalizados. |
| Marca | Borra los tickets según la marca. |
| Formulario | Borra los tickets según el formulario de ticket, si hay varios formularios de ticket. |
| Grupo | Borra los tickets según el grupo. |
| Tipo | Borra los tickets según el tipo de ticket: Pregunta, Incidente, Problema o Tarea. |
| Solicitante | Borra los tickets según el nombre del solicitante. |
| Organización | Borra los tickets según la organización, si hay varias organizaciones. |
| Etiquetas | Borra los tickets que tienen las etiquetas de ticket seleccionadas. |
Activar horarios de eliminación
Los horarios de eliminación están inactivos cuando se crean. Los horarios de eliminación deben activarse para que puedan comenzar a eliminar tickets.
Para activar un horario de eliminación
- En el Centro de administración, haga clic en Cuenta en la barra lateral y luego seleccione Seguridad > Horarios de eliminación.
- Haga clic en el icono de menú de opciones (
) para el horario inactivo y luego haga clic en Activar. - En el diálogo de confirmación, seleccione las casillas de verificación para confirmar que comprende que los tickets van a ser eliminados de inmediato y luego siguiendo el horario establecido.
- Haga clic en Activar horario de eliminación.
Administrar horarios de eliminación
Utilice el icono del menú de opciones () para activar, desactivar, editar, borrar o clonar un horario de eliminación. Un horario de eliminación debe estar inactivo para poder borrarse.