Gestion des organisations

Après avoir créé une organisation, vous pouvez consulter et modifier ses paramètres, y ajouter manuellement des utilisateurs et la supprimer.

Les administrateurs et les agents avec permissions peuvent ajouter et modifier des organisations. Avec l’édition Team, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à une seule organisation. Avec Professional et Enterprise, ils peuvent appartenir à 300 organisations max. Cependant, il n’est pas obligatoire pour un utilisateur d’appartenir à une organisation.

Sujets abordés dans cet article :

• Consultation d'une organisation
• Modification d'une organisation
• Ajout manuel d’utilisateurs à une organisation
• Restriction d’agents dans une organisation
• Création de vues par organisation
• Suppression d'une organisation

Consultation d'une organisation

Vous pouvez consulter les organisations que vous avez créées à la page Organisations.

Pour consulter une organisation

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Organisations () dans la barre latérale.
2. Trouvez l’organisation que vous voulez consulter et cliquez sur son nom. Cela ouvre la vue détaillée de l’organisation.

   Chaque organisation affiche le nombre de tickets et d’utilisateurs qui lui sont associés. L’indexage de nouveaux tickets et utilisateurs par Zendesk Support peut prendre quelques minutes. S’ils n’apparaissent pas dans les détails de votre organisation, attendez quelques minutes et réessayez.

Modification d'une organisation

Vous pouvez modifier les paramètres d’une organisation selon vos besoins. Vous devez être administrateur pour modifier ou supprimer des organisations.

Pour modifier une organisation

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Organisations () dans la barre latérale.
2. Trouvez l’organisation à modifier et cliquez sur son nom.
3. Effectuez vos modifications.

   Vos mises à jour sont automatiquement enregistrées, vous pouvez donc simplement quitter la page quand vous avez terminé.

Ajout manuel d’utilisateurs à une organisation

Vous pouvez ajouter un utilisateur dans une organisation au moment où il est créé ou ultérieurement, en modifiant son profil. Vous pouvez également inclure les organisations des nouveaux utilisateurs que vous ajoutez en exécutant une « importation en masse ». Pour des raisons de sécurité, les agents peuvent uniquement ajouter des utilisateurs finaux aux organisations. Les administrateurs peuvent ajouter des agents et des utilisateurs aux organisations.

Avec l’édition Team, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à une seule organisation. Avec Professional et Enterprise, ils peuvent appartenir à 300 organisations max.

Pour ajouter un nouvel utilisateur à une organisation

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Organisations () dans la barre latérale.
2. Trouvez l’organisation à modifier et cliquez sur son nom.
3. Cliquez sur l’icône de menu déroulant en haut à droite de la page, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
4. Saisissez un nom et une adresse e-mail et sélectionnez un type d’utilisateur, puis cliquez sur Ajouter.

   La page de profil de l’utilisateur s’affiche et vous pouvez y saisir toutes les autres informations nécessaires.

Pour ajouter un utilisateur existant à une organisation

1. Allez au profil d’un utilisateur dans Zendesk Support (consultez Consultation d’un profil utilisateur dans Zendesk Support).
2. Dans Org, cliquez sur + ajouter une organisation et commencez à saisir le nom d’une organisation.
3. Sélectionnez le nom de l’organisation dans ceux qui vous sont suggérés.

   Votre mise à jour est automatiquement enregistrée, vous pouvez donc simplement quitter la page quand vous avez terminé. Vous pouvez modifier les associations organisation-utilisateur à tout moment en modifiant le profil de l’utilisateur considéré. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier leur propre organisation (cette opération est réservée aux administrateurs et aux agents).

Si vous avez une édition Professional ou Enterprise et ajoutez des utilisateurs à plusieurs organisations, consultez Gestion des utilisateurs dans plusieurs organisations.

Restriction d’agents dans une organisation

Pour gérer le workflow des tickets et contrôler les accès d’un agent aux tickets, il suffit d’ajouter les tickets dans une organisation et de restreindre les privilèges d’accès de cet agent vis-à-vis de cette organisation. Vous devez être un administrateur pour effectuer cette configuration.

Avec l’édition Enterprise, vous pouvez restreindre l’accès à une organisation pour tous les agents ayant un rôle personnalisé, mais vous ne pouvez pas restreindre l’accès agent par agent.

Pour restreindre les agents avec un rôle personnalisé à une organisation (Enterprise)

• Créez ou modifiez un rôle d’agent personnalisé et définissez l’accès aux tickets sur Demandé par les utilisateurs de l’organisation de cet agent. Vous pouvez restreindre un rôle personnalisé à une ou plusieurs organisations.

Avec l’édition Team ou Professional, quand vous restreignez l’accès aux tickets pour les agents au sein de leur organisation, ces agents ne peuvent plus mettre à jour les informations des utilisateurs finaux ni ajouter d’utilisateurs finaux aux tickets. Ils ne peuvent pas non plus consulter les informations des utilisateurs finaux à la page Clients.

Pour restreindre un agent à une organisation (Team et Professional)

1. Dans le Centre d’administration, cliquez sur l’icône Utilisateurs () dans la barre latérale, puis sélectionnez Équipe > Membres de l’équipe.
2. Trouvez l’agent à modifier et cliquez sur modifier.
3. Dans Accès, sélectionnez Peut consulter les tickets de l’org. de l’util.
4. Dans Org., ajoutez le nom de l’organisation, si nécessaire.

   Avec l’édition Professional, vous pouvez ajouter plusieurs organisations, si vous souhaitez restreindre l’accès de l’agent à plusieurs organisations.

   Votre mise à jour est automatiquement enregistrée, vous pouvez donc simplement quitter la page quand vous avez terminé.

Quels que soient les groupes auxquels il appartient, cet agent pourra accéder uniquement aux tickets de l’organisation que vous venez de sélectionner.

Remarque – Malgré les restrictions d’accès aux tickets, envoyer des copies à un agent permet à celui-ci de recevoir les notifications par e-mail de toutes les mises à jour publiques et privées d’un ticket.

Création de vues par organisation

Vous pouvez utiliser les organisations pour créer des vues et des règles de gestion.

Par exemple, dans les vues, les organisations sont souvent utilisées pour superviser l’activité des tickets.

Cette vue affiche les tickets non résolus qui sont affectés à une organisation appelée Clients.

Suppression d'une organisation

Vous pouvez supprimer une organisation. Vous devez être administrateur pour modifier ou supprimer des organisations.

Remarque – Lorsque vous supprimez une organisation, les règles de gestion que vous aviez associées à cette organisation ne peuvent plus fonctionner correctement.

Pour supprimer une organisation

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Organisations () dans la barre latérale.
2. Trouvez l’organisation à modifier et cliquez sur son nom.
3. Cliquez sur la flèche des options en haut à droite, puis sélectionnez Supprimer.

   

4. Confirmez que vous souhaitez supprimer l’organisation.

   Tout utilisateur qui était affecté à cette organisation sera supprimé de l’organisation (puisqu’elle n’existe plus) et l’organisation sera supprimée de tous les tickets auxquels elle était affectée. Les règles de gestion qui ont été définies pendant l’utilisation de l’organisation ne peuvent plus fonctionner correctement.