Une macro est une réponse ou une action préparée qu’un agent peut appliquer manuellement quand il crée ou met à jour des tickets (consultez À propos des macros). Si vous avez créé des macros pour les demandes d’assistance auxquelles il est possible de répondre avec seulement une réponse ou une action standard, les agents peuvent évaluer les tickets et appliquer les macros manuellement.
Cet article contient les sections suivantes :
Articles connexes :
Premiers pas avec les macros
Il y a plusieurs macros que vous pouvez utiliser pour vous lancer, notamment :
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Fermer et retourner aux sujets
Cela définit le statut du ticket sur Clos. S’il s’agit d’un incident ou d’un problème connu, le demandeur sera informé par un commentaire que le ticket a été clos. Il lui sera aussi conseillé de visiter les forums pour en savoir plus au sujet de l’incident.
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Le demandeur ne répond pas
Il s’agit d’un rappel pouvant être envoyé au demandeur s’il n’a pas répondu à une demande d’informations supplémentaires pour un ticket en attente.
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Baisser la priorité et informer le client
Cela indique au demandeur que la priorité de sa demande a été abaissée au niveau bas et que sa résolution risque d’être retardée.
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Me l’affecter
Cette macro est un raccourci permettant aux agents de s’affecter une nouvelle demande.
Macros supplémentaires pour les services aux employés
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Exemple::Commencer le processus d’intégration des nouveaux employés
Cette macro fournit une liste de formulaires que les nouveaux employés doivent remplir avant que le service informatique puisse leur allouer un ordinateur portable et leur accorder l’accès aux logiciels.
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Exemple::Demande de matériel/logiciels pour un nouvel employé
Cette macro envoie une demande d’ordinateur portable pour un nouvel employé.
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Exemple::Approbation de l’ordinateur portable
Cette macro demande l’approbation d’un ordinateur de rechange pour un employé.
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Exemple::Demande d’ordinateur portable en attente d’approbation
Cette macro informe le demandeur que sa demande d’ordinateur portable a bien été reçue.
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Exemple::Ordinateur portable approuvé et expédié
Cette macro informe le demandeur que sa demande d’ordinateur portable a été approuvée et que l’ordinateur a été expédié.
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Exemple::Dépannage de l’ordinateur portable
Cette macro envoie au demandeur des informations de dépannage élémentaires et le dirige vers de plus amples informations sur le site Web de l’entreprise.
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Exemple::Mot de passe oublié
Cette macro envoie au demandeur les instructions de réinitialisation du mot de passe.
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Exemple::Politique de congé parental
Cette macro indique au demandeur où trouver la politique de congé parental de l’entreprise.
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Exemple::Calendrier de paie
Cette macro indique au demandeur où trouver le calendrier de paie de l’entreprise.
Consultez Utilisation des échantillons de données pour les services aux employés.
Application des macros à partir du menu
Vous pouvez appliquer manuellement une ou plusieurs macros à un ticket simultanément. N’oubliez pas que l’action d’une macro peut facilement être annulée par une autre macro.
De la même façon que vous pouvez mettre à jour de nombreux tickets en masse, vous pouvez appliquer une macro à plusieurs tickets en utilisant les vues. Consultez Gestion de tickets en masse.
Quel est l’intérêt d’appliquer plusieurs macros ? Par exemple, quand un ticket contient plusieurs questions ou problèmes. Supposons qu’il en contienne deux. Vous devrez peut-être configurer deux macros qui insèrent un commentaire dans le ticket pour répondre à chaque problème séparément. En appliquant chacune des deux macros au ticket, vous ajoutez deux commentaires et traitez les deux problèmes dans une seule réponse.
Vous pouvez voir les macros qui ont été appliquées dans le journal des événements du ticket.
Pour appliquer une macro à partir du menu
- Dans un ticket, cliquez sur Appliquer une macro dans la barre d’outils inférieure.
- Sélectionnez une macro dans la liste. Vous pouvez filtrer la liste en saisissant le début du nom d’une macro.
En général, les cinq macros les plus utilisées la semaine dernière s’affichent en haut de la liste des macros. Vous pouvez désactiver l’affichage des macros les plus utilisées. Dans ce cas, vous verrez la liste de toutes les macros. Consultez Désactivation de l’option des macros les plus utilisées.
Si vos macros sont catégorisées, vous pouvez cliquer dans les différents niveaux de catégorisation pour appliquer une macro.
Remarque – Vous ne pouvez pas configurer les macros pour des canaux spécifiques.Les actions définies dans la macro sont appliquées. Si la macro a mis à jour le commentaire du ticket, vous pouvez modifier le texte avant d’envoyer le ticket.
Dans l’espace de travail d’agent Zendesk, si vous avez une macro qui insère du texte dans un commentaire de ticket, vous pouvez commencer par définir un point d’insertion dans le commentaire de ticket, avant d’appliquer la macro. Cela vous permet de contrôler l’emplacement exact du texte de la macro.
Remarque – Si la macro met à jour le commentaire du ticket, mais que l’onglet dans lequel le ticket est ouvert est fermé avant l’envoi du ticket, le texte de la macro s’affiche toujours dans le rédacteur quand vous retournez au ticket. Cependant, une fois le ticket envoyé, seul le commentaire est mis à jour et la macro ne s’affiche pas dans le journal des événements du ticket. - Pour appliquer une autre macro, cliquez à nouveau sur Appliquer macro et sélectionnez une autre macro.Conseil : découvrez comment utiliser les macros pour la gestion des tickets dans l’article de Brett Bowser, qui explique comment améliorer les workflows de transfert en utilisant les macros.
- Envoyez le ticket.
Application des macros avec un raccourci clavier
Si vous avez activé l’espace de travail d’agent, vous pouvez appliquer des macros en utilisant un raccourci clavier dans un commentaire de ticket. Les raccourcis clavier pour les macros peuvent vous faire gagner du temps en vous permettant d’appliquer une macro à un ticket en n’utilisant que quelques touches.
Les raccourcis clavier pour les macros sont activés par défaut. Pour savoir comment désactiver les raccourcis clavier pour les macros, consultez Activation et désactivation des raccourcis clavier pour les macros.
Pour en savoir plus sur les autres raccourcis clavier, consultez Affichage et désactivation des raccourcis clavier.
Pour appliquer une macro avec un raccourci clavier
- Dans un ticket, tapez une barre oblique (/) dans le commentaire d’un ticket.Remarque – Si vous voulez quitter le menu Macros après avoir tapé une barre oblique (/), appuyez sur la barre d’espace.
En général, les sept macros les plus utilisées au cours de la dernière semaine s’affichent en haut de la liste des macros (macros partagées et personnelles comprises).
Remarque – Si Chat ou la messagerie est activé dans votre compte, la liste affiche les macros et les raccourcis. Consultez Utilisation des raccourcis dans Chat.
- Sélectionnez une option ou commencez à saisir le nom d’une macro pour filtrer la liste.
- Cliquez sur le nom de la macro pour l’appliquer au ticket.
Les actions définies dans la macro sont appliquées. Si la macro a mis à jour le commentaire du ticket, vous pouvez modifier le texte avant d’envoyer le ticket.
- Pour appliquer une autre macro, tapez une barre oblique (/) dans le commentaire de ticket.
Aperçu des macros
Vous pouvez afficher l’aperçu d’une macro à partir du menu Appliquer une macro avant de l’appliquer à un ticket.
Pour afficher l’aperçu et appliquer une macro à partir du menu
- Dans un ticket, cliquez sur Appliquer une macro dans la barre d’outils inférieure.
- Cherchez la macro à utiliser dans la liste.
- Cliquez sur l’icône Ouvrir l’aperçu (
).Vous pouvez aussi placer votre curseur sur la macro pour afficher son infobulle de description. Dans l’infobulle, vous pouvez voir la description de la macro (s’il y en a une) et accéder à son aperçu en appuyant sur Maj + Entrée.
L’aperçu montre le titre et la description de la macro (s’il y en a une), ainsi que les champs et les éléments qui seront modifiés, ajoutés ou supprimés, notamment :
- Champs de ticket
- Commentaires, réponses ou notes (y compris les balises et le contenu dynamique)
- Pièces jointes
- Si la macro vous paraît correcte, cliquez sur Appliquer la macro.
Vous pouvez aussi cliquer sur Annuler pour revenir à l’écran du ticket, ou cliquer sur Ouvrir dans les paramètres pour afficher les paramètres de la macro dans le Centre d’administration.
Utilisation des macros pour mettre à jour les tickets de problème et d’incident
Faites attention quand vous appliquez des macros avec des balises aux tickets de problème et d’incident. Quand vous utilisez ce genre de macros, il est facile de remplir par accident les mauvaises valeurs dans les commentaires de ticket. Pour éviter ce problème, il faut souvent insérer une barre oblique inverse (\) avant la balise pour qu’elle remplisse la valeur appropriée dans les tickets d’incident associés.
Exemple : Hello
\{{ticket.requester.first_name}}