Gli amministratori possono aggiungere più utenti tramite un’importazione in blocco anziché aggiungerli manualmente uno alla volta. A tal fine, è necessario creare un file con valori separati da virgola (CSV) contenente i dati dell’utente. Oltre ai dati utente essenziali, quali indirizzo email e numero di telefono, puoi anche impostare ruoli utente, definire i privilegi di un agente e aggiungere utenti a un'organizzazione. Puoi usare l’importazione in blocco per aggiungere nuovi utenti o aggiornare quelli esistenti. L’importazione in blocco tramite file CSV funziona solo per utenti e ruoli Support.
Per importare in blocco utenti e organizzazioni, devi essere un amministratore.
- Per proteggere i dati nel tuo account Zendesk, le importazioni di dati non sono abilitate per impostazione predefinita. Il proprietario dell’account o un amministratore deve contattare l’assistenza clienti Zendesk per abilitare l’esportazione dei dati e l’accesso alla pagina delle importazioni.
- Se intendi importare in blocco organizzazioni e utenti, devi cominciare con le organizzazioni.
Considerazioni sull’importazione in blocco degli utenti
Limitazioni relative all’importazione in blocco di utenti e organizzazioni
Puoi importare un set di dati di base relativi a utenti e organizzazioni. Ad esempio, usando l’importazione in blocco, puoi importare i dati descritti nella tabella esposta oltre. Non puoi tuttavia importare fusi orari, foto, preferenze linguistiche e così via. Per importare dati non elencati nella tabella, devi usare l’API REST di Zendesk. Consulta Importazione di utenti con l’API Zendesk o Importazione di organizzazioni con l’API Zendesk.
- Il numero massimo di righe dipende dal metodo di importazione.
- Quando si usano le pagine delle azioni multiple per importare dati di utenti e organizzazioni nuovi ed esistenti, il file di dati CSV di importazione può contenere un massimo di 2.000 righe. In altre parole, una riga di intestazione e fino a 1.999 righe di dati.
- Quando si usa l’importatore di dati (beta) per importare dati di utenti e organizzazioni nuovi ed esistenti, le dimensioni del file CSV non possono superare 1 GB. Consigliamo un massimo di 500.000 righe. Questa è una riga di intestazione e un massimo di 499.999 righe di dati. Inoltre, le dimensioni di ogni riga non possono superare 128 KB.
- Quando si usa l’importatore di dati, si applicano anche le limitazioni seguenti:
- Il file CSV di importazione può contenere un massimo di 200 colonne.
- Il file CSV di importazione non può garantire l’ordine di importazione delle righe.
- Non includere lo stesso utente o la stessa organizzazione più di una volta in un file CSV. In caso contrario, l’importazione potrebbe non riuscire.
- Non vi è alcuna garanzia che i record verranno creati o aggiornati nell’ordine in cui vengono mostrati nel file CSV.
- Puoi importare un solo file CSV alla volta. Pertanto, se disponi di un numero di dati superiore al numero massimo di righe supportate per il file CSV, devi creare file separati per ciascun batch e importarli uno dopo l'altro. Quando non usi l’importatore di dati, fino a due batch vengono accodati ed eseguiti in background. Se vuoi importare più di due batch, devi attendere il completamento dell’importazione dei primi batch per aggiungerne altri.
- Non puoi usare l’importazione in blocco per importare informazioni di contatto dagli account Facebook o Twitter degli utenti finali. Per questa operazione, usa l’API REST di Zendesk. Consulta Importazione di utenti con l’API Zendesk.
Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti
I seguenti dati utente vengono sostituiti:
- nome
- id_esterno
- ruolo
- limitazione
- organizzazione
- campi personalizzati
I seguenti dati utente vengono aggiunti (ai dati esistenti):
- dettagli
- note
- tag
- telefono (aggiunto come numero di telefono secondario)
- indirizzo email (aggiunto come indirizzo email secondario)
Decidere se inviare un’email agli utenti importati in blocco
Prima di eseguire un’importazione in blocco di utenti, è importante controllare le impostazioni delle email di benvenuto. Quando aggiungi nuovi utenti tramite un’importazione in blocco mentre Guide è abilitato, ogni utente riceve un messaggio email di benvenuto. L’email di benvenuto contiene un link per la verifica dell’indirizzo email, che invita l’utente a selezionare una password e a effettuare l’accesso. È possibile evitare che gli utenti ricevano l’email di benvenuto.
Per evitare che l’email di benvenuto venga inviata agli utenti
- In Centro amministrativo, fai clic sull’icona
Persone nella barra laterale, quindi seleziona Configurazione > Utenti finali. - Nella sezione Email di benvenuto all’utente, deseleziona Invia un’email di verifica anche quando un nuovo utente viene creato da un agente o un amministratore.
- Fai clic su Salva.
Creazione del file CSV con i dati utente
In genere, gli elenchi di utenti da importare vengono generati a partire da un altro sistema di gestione utenti, ad esempio un database dei dipendenti. La maggior parte di questi sistemi offre funzionalità per la creazione di file di esportazione CSV. Se devi creare l’elenco da zero, puoi usare un programma come Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc.
- Il file deve essere in formato CSV e deve essere salvato usando la codifica dei caratteri UTF-8.
- La prima riga del file CSV è la riga dell’intestazione e deve essere inclusa nel file.
- La riga dell’intestazione deve contenere tutti i campi obbligatori della tabella esposta di seguito, oltre a qualsiasi altro campo elencato nella tabella che desideri includere.
- I campi inclusi devono apparire nella riga dell’intestazione nell’ordine in cui sono elencati nella tabella.
- Se non importi dati per un campo, non includerlo nella riga dell’intestazione.
- Le colonne di dati vuote nel file sovrascriveranno la maggior parte dei dati esistenti per quell’utente. Per le eccezioni, consulta Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti.
- Aggiungi interruzioni di riga alle note o ai campi personalizzati multilinea premendo ALT+INVIO su un computer Windows o CTRL+OPZIONE+INVIO su un Mac.
Nella tabella seguente sono elencati i campi che puoi includere nel file. I campi nome, indirizzo email e limitazione sono obbligatori quando si importano nuovi utenti. Per aggiornare gli utenti esistenti tramite l’importazione in blocco è necessario un solo identificatore univoco (indirizzo email o ID esterno).
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| nome | Obbligatorio per importare nuovi utenti. Il nome completo dell’utente. |
| indirizzo email |
Obbligatorio per importare nuovi utenti. L’indirizzo email completo dell’utente (someuser@mycompany.com). Se includi più indirizzi email per un utente, separali con una barra verticale (|). Ad esempio: first@yourcompany.com|second@yourcompany.com
|
| id_esterno | Se disponi di un ID diverso dall’indirizzo email dell’utente (ad esempio un ID dipendente o un numero di riferimento cliente), puoi includerlo qui. Gli ID esterni devono essere univoci per ciascun utente, altrimenti i dati verranno sovrascritti. Per configurare più indirizzi email o numeri di telefono per un singolo utente, crea più voci per l’utente nel file CSV e usa la stessa colonna id_esterno per tutte le righe da associare a un singolo utente. Fatta eccezione per gli indirizzi email o i numeri di telefono aggiuntivi, i valori in tutte le altre colonne devono rimanere gli stessi per ciascuna riga. Se un ID esterno, un indirizzo email o un numero di telefono corrisponde a più di un utente esistente, la riga viene rifiutata dall’importazione in blocco.
Nota: se importi utenti con campo external_id come unico identificatore (il che significa che non includi anche l'indirizzo email), devi comunque includere il campo email nel file CSV, senza dati. Ad esempio:
|
| dettagli | Informazioni dettagliate sull’utente, ad esempio un indirizzo. Queste informazioni sono visibili solo ai membri del team, non agli utenti finali. |
| note | Note riguardanti questo utente. Le note sono visibili solo ai membri del team, non agli utenti finali. |
| telefono (non importatore di dati) |
Il numero di telefono dell'utente. I numeri di telefono univoci vengono aggiunti come linee dirette. I numeri di telefono già esistenti vengono aggiunti come linee secondarie. Per usare Talk, i numeri di telefono devono essere nel formato E.164 standardizzato a livello internazionale. |
| telefoni (solo importatore di dati) |
|
| numero_di_telefono_condiviso (non importatore di dati) |
Se si tratta di un numero di telefono condiviso, imposta il campo su “true”. Un numero di telefono condiviso non può essere usato come identità utente. |
| telefono_condiviso (solo importatore di dati) |
Il numero di telefono condiviso dell’utente. Per usare Talk, i numeri di telefono devono essere nel formato E.164 standardizzato a livello internazionale. |
| ruolo | Distingue tra maiuscole e minuscole: “Utente finale”, “Agente” o “Amministratore”. Se non imposti un ruolo, il ruolo dell’utente viene impostato su Utente finale. |
| limitazione (non importatore di dati) |
La limitazione definisce i privilegi del membro del team o dell’utente finale, i ticket a cui ha accesso, ecc. È necessaria per importare nuovi utenti quando il ruolo dell’utente è impostato su Agente
Con i piani non Enterprise, sono supportati i seguenti valori di limitazione:
I valori di limitazione “organizzazione” e “richiesto” possono essere assegnati quando il ruolo dell’utente è impostato su “Utente finale”.
Nota: nei piani Enterprise, i ruoli agente hanno la precedenza sulle limitazioni standard applicate agli agenti. ciò significa che non puoi usare nessuna delle limitazioni standard elencate nella tabella riportata sopra per importare o aggiornare un agente. Devi specificare un ruolo agente. Se per errore utilizzi un nome di ruolo che non esiste in Support, il ruolo dell’utente viene impostato di default su Agente interno.
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| limitazione_ticket (solo importatore di dati) |
|
| organizzazione (non importatore di dati) |
Il nome dell’organizzazione a cui verrà aggiunto l’utente. Deve trattarsi di un’organizzazione già esistente, altrimenti l’importazione avrà esito negativo. Con i piani Professional ed Enterprise, puoi aggiungere un utente a più organizzazioni separando i nomi delle organizzazioni con una barra verticale. Ad esempio: L’organizzazione predefinita di un utente è impostata sulla prima organizzazione in ordine alfabetico. Non è possibile impostare un’organizzazione predefinita diversa durante un’importazione in blocco. Tuttavia, l’organizzazione predefinita di un utente può essere modificata manualmente o usando l’endpoint API Support - Imposta appartenenza come configurazione predefinita. |
| organizzazioni (solo importatore di dati) |
|
| tag | Quando l’associazione di tag a utenti e organizzazioni è abilitata per Zendesk Support (consulta Aggiunta di tag e utenti alle organizzazioni), è possibile aggiungere tag utente. Separa i tag con la virgola. |
| brand (non importatore di dati) |
Se l’account include più brand, puoi specificare un sottodominio del brand. Il sottodominio del brand specificato determina il brand dell’email di benvenuto inviata all’utente, a condizione che il brand sia attivo e disponga di un centro assistenza abilitato. Se il sottodominio del brand specificato non è attivo, non dispone di un centro assistenza abilitato o non esiste, la colonna viene ignorata e l'email di benvenuto viene inviata usando il brand predefinito. Specifica solo il nome del sottodominio del brand. Ad esempio, usa miodominio e non miodominio.zendesk.com. |
| custom_fields.<chiave campo> | Quando esegui un’importazione di utenti in blocco, puoi importare un campo utente personalizzato specificando il prefisso custom_fields. e la chiave del campo. Ad esempio, per la chiave del campo subscription_date, usa quanto segue per impostare i valori importati per tale campo. custom_fields.subscription_date Tieni presente che le chiavi dei campi personalizzati fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e devono essere inserite in lettere minuscole. Se stai importando informazioni in una casella di spunta, inserisci “true” per selezionarla o “false” per lasciarle deselezionata. Per impostare il valore delle opzioni dell’elenco a discesa, usa il tag aggiunto al momento della creazione dell’elenco a discesa. Per i campi data personalizzati, usa il formato GG/MM/AAAA o GG-MM-AAAA. Per individuare la chiave di un campo utente personalizzato:
Se il valore di un campo non è formattato correttamente, l’importazione avrà esito negativo e verrà visualizzato un report di errore indicante i record che non sono stati salvati.
Nota: se il campo utente personalizzato che stai importando è un campo di relazione di ricerca, inserisci l'ID dell'oggetto correlato come valore per questo campo. Ad esempio, per un’organizzazione, inserisci l’ID dell’organizzazione; per un utente, inserisci l’ID dell’utente; per un record oggetto personalizzato, inserisci l’ID del record. Per trovare l’ID di un’organizzazione, di un utente o di un record oggetto personalizzato, puoi esportare i dati dal tuo account o usare l’API organizzazioni, l’API utenti o l’API record oggetto personalizzato.
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Importazione del file CSV con i dati utente
Puoi usare un’importazione in blocco per creare nuovi utenti o aggiornare quelli esistenti.
L’importazione viene aggiunta alla coda e gli utenti vengono aggiunti a Zendesk Support al termine del processo di importazione. Il tempo richiesto per completare ciascuna importazione dipende dalle dimensioni del file CSV e della coda.
Utilizzando l’importatore di dati per importare i dati degli utenti
Puoi usare l’importatore di dati per importare un file CSV che crea nuovi utenti o aggiorna gli utenti esistenti e per acquisire i registri di tutti i tentativi di importazione tramite la pagina Importatore di dati.
- Nel Centro amministrativo, fai clic su
Oggetti e regole nella barra laterale, quindi seleziona Strumenti > Importatore di dati. - Fai clic su Importa.
- In Destinazione, seleziona Utenti.
- In Tipo di importazione, scegli una delle seguenti opzioni:
- Solo creazione: vengono aggiunti solo nuovi utenti. Tutti i dati nel file CSV relativi agli utenti esistenti vengono ignorati.
- Solo aggiornamento: aggiorna i dati degli utenti esistenti elencati nel file CSV. Per aggiornare gli utenti è richiesto l’id_esterno. Tutti i dati relativi ai nuovi utenti vengono ignorati.
- Crea e aggiorna: aggiungi nuovi utenti e aggiorna i dati degli utenti esistenti elencati nel file CSV.
Nota: Se un ID esterno, un indirizzo email o un numero di telefono corrisponde a più di un utente esistente, la riga viene rifiutata dall’importazione in blocco. Controlla la cronologia delle importazioni. - In Caricamento file, trascina il file oppure fai clic per caricare e seleziona il file CSV nel browser di file.
Se devi cambiare il file che hai selezionato, fai clic sull’icona di eliminazione (
) accanto al nome del file. - Fai clic su Avanti.
- Consulta l’elenco di mappatura dei campi.
- Se la mappatura dei campi è corretta, fai clic su Avanti.
- Se la mappatura dei campi non è corretta, fai clic su Indietro. Modifica il file CSV in modo che soddisfi i requisiti di formato, quindi carica di nuovo il file.
- Consulta il riepilogo dei dettagli dell’importazione nella finestra di dialogo di conferma, quindi fai clic su Avvia importazione.
Una volta avviata l’importazione, le modifiche importate non potranno più essere ripristinate. Per controllare lo stato di un’importazione, controlla la cronologia delle importazioni.
Utilizzando un’importazione di azioni multiple per importare i dati degli utenti
Ti consigliamo di usare l’importatore di dati, ma puoi comunque usare le pagine delle azioni multiple per importare informazioni nuove e aggiornate per gli utenti.
- In Centro amministrativo, fai clic su Persone nella barra laterale, quindi seleziona Azioni multiple > Importa utenti.
- Seleziona le opzioni di importazione:
-
Crea nuovi utenti: questa opzione è selezionata per impostazione predefinita e non può essere deselezionata. Questo perché gli utenti elencati nel file CSV che non esistono nel tuo account Zendesk vengono sempre creati.
-
Aggiorna utenti esistenti: seleziona questa opzione di importazione se vuoi modificare anche i dati degli utenti esistenti.
È necessario includere un id_esterno o un indirizzo email nel file CSV per ciascun utente per consentirne l’identificazione. Oltre ai campi di identificazione utente, includi solo i campi che vuoi aggiornare nel file CSV. Se non inserisci un valore per un campo nel file CSV, tale valore viene sovrascritto per l’utente esistente. Vedi Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti.
Se un ID esterno, un indirizzo email o un numero di telefono corrisponde a più di un utente esistente, la riga viene rifiutata dall’importazione in blocco.
Nota: Se non vuoi aggiungere nuovi utenti, devi usare l’importatore di dati. Quando usi le pagine delle azioni in blocco, se il file CSV contiene informazioni sui nuovi utenti, questi vengono sempre aggiunti, indipendentemente dall’opzione di importazione selezionata. -
- (Facoltativo) Seleziona Includi ID esterno nel file di output CSV.
Al termine del processo di importazione, riceverai una notifica email con un link a un file dei risultati dell’importazione CSV separato. Usa questo link per scaricare il file e visualizzare i risultati dell’importazione. Il file mostra lo stato dei dati utente che hai tentato di importare (Creati, Aggiornati, Ignorati). Se selezioni questa opzione, il report include l’indirizzo email o un ID esterno per ciascun utente creato o aggiornato.
Se non selezioni questa opzione, gli ID esterni vengono esclusi dal file dei risultati dell’importazione CSV. Al contrario, per ogni utente creato o aggiornato viene elencato solo l’indirizzo email dell’utente.
- Fai clic su una delle seguenti opzioni: Scegli file o Preferisco incollare i dati.
- Fai clic su Importa.
L’importazione viene aggiunta alla coda e gli utenti vengono aggiunti a Zendesk Support al termine del processo di importazione. Al termine dell’importazione riceverai un’email.