Anziché aggiungere manualmente gli utenti uno alla volta, gli amministratori possono aggiungere più utenti con un’importazione in blocco. A tal fine, è necessario creare un file CSV (valori separati da virgola) contenente i dati dell’utente. Oltre a inserire i dati utente essenziali, come indirizzo email e numero di telefono, puoi impostare ruoli utente, definire i privilegi di un agente e aggiungere utenti a un'organizzazione. Puoi usare l’importazione in blocco per aggiungere nuovi utenti o aggiornare quelli esistenti. L’importazione in blocco tramite file CSV funziona solo per utenti e ruoli Support.
Per importare in blocco utenti e organizzazioni, devi essere un amministratore.
Limitazioni relative all’importazione in blocco di utenti e organizzazioni
Puoi importare un set di dati di base relativi a utenti e organizzazioni. Ad esempio, usando l’importazione in blocco, puoi importare i dati descritti nella tabella esposta oltre. Non puoi tuttavia importare fusi orari, foto, preferenze linguistiche e così via. Per importare dati non elencati nella tabella, devi usare l’API REST di Zendesk. Consulta Importazione di utenti con l’API Zendesk o Importazione di organizzazioni con l’API Zendesk.
- Il numero massimo di righe dipende dal metodo di importazione.
- Quando si usano le pagine di importazione in blocco per importare dati di utenti e organizzazioni nuovi ed esistenti, il file di dati CSV di importazione può contenere un massimo di 2.000 righe. In altre parole, una riga di intestazione e fino a 1.999 righe di dati.
- Quando si usa l’importatore di dati (beta) per importare dati di organizzazioni nuove ed esistenti, le dimensioni del file CSV non possono superare 1 GB. Consigliamo un massimo di 500.000 righe. Questa è una riga di intestazione e un massimo di 499.999 righe di dati. Inoltre, le dimensioni di ogni riga non possono superare 128 KB.
- Quando si usa l’importatore di dati, si applicano anche le limitazioni seguenti:
- Il file CSV di importazione può contenere un massimo di 200 colonne.
- Il file CSV di importazione non può garantire l’ordine di importazione delle righe.
- Puoi importare un solo file CSV alla volta. Pertanto, se disponi di un numero di dati superiore al numero massimo di righe supportate per il file CSV, devi creare file separati per ciascun batch e importarli uno dopo l'altro. Quando non usi l’importatore di dati, fino a due batch vengono accodati ed eseguiti in background. Se vuoi importare più di due batch, devi attendere il completamento dell’importazione dei primi batch per aggiungerne altri.
- Non puoi usare l’importazione in blocco per importare informazioni di contatto dagli account Facebook o Twitter degli utenti finali. Per questa operazione, usa l’API REST di Zendesk. Consulta Importazione di utenti con l’API Zendesk.
Creazione del file CSV con i dati utente
In genere, gli elenchi di utenti da importare vengono generati a partire da un altro sistema di gestione utenti, ad esempio un database dei dipendenti. La maggior parte di questi sistemi offre funzionalità per la creazione di file di esportazione CSV. Se devi creare l’elenco da zero, puoi usare un programma come Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc.
- Il file deve essere in formato CSV e deve essere salvato usando la codifica dei caratteri UTF-8.
- La prima riga del file CSV è la riga dell’intestazione e deve essere inclusa nel file.
- La riga dell’intestazione deve contenere tutti i campi obbligatori della tabella esposta di seguito, oltre a qualsiasi altro campo elencato nella tabella che desideri includere.
- I campi inclusi devono apparire nella riga dell’intestazione nell’ordine in cui sono elencati nella tabella.
- Se non importi dati per un campo, non includerlo nella riga dell’intestazione.
- Le colonne di dati vuote nel file sovrascriveranno la maggior parte dei dati esistenti per quell’utente. Per le eccezioni, consulta Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti.
- Aggiungi interruzioni di riga alle note o ai campi personalizzati multilinea premendo ALT+INVIO su un computer Windows o CTRL+OPZIONE+INVIO su un Mac.
Nella tabella seguente sono elencati i campi che puoi includere nel file. I campi nome, indirizzo email e limitazione sono obbligatori quando si importano nuovi utenti. Per aggiornare gli utenti esistenti tramite l’importazione in blocco è necessario un solo identificatore univoco (indirizzo email o ID esterno).
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| nome | Obbligatorio per importare nuovi utenti. Il nome completo dell’utente. |
| indirizzo email | Obbligatorio per importare nuovi utenti. L’indirizzo email completo dell’utente (someuser@mycompany.com). Puoi assegnare agli utenti più di un indirizzo email. Consulta Assegnazione di più indirizzi email a un utente. |
| id_esterno | Se disponi di un ID diverso dall’indirizzo email dell’utente (ad esempio un ID dipendente o un numero di riferimento cliente), puoi includerlo qui. Gli ID esterni devono essere univoci per ciascun utente, altrimenti i dati verranno sovrascritti.
Se non abiliti Includi ID esterno nel file di output CSV, gli ID esterni vengono esclusi dal file dei risultati dell’importazione CSV (consulta Importazione del file CSV con i dati utente).
Nota: se importi utenti con campo external_id come unico identificatore (il che significa che non includi anche l'indirizzo email), devi comunque includere il campo email nel file CSV, senza dati. Ad esempio:
|
| dettagli | Informazioni dettagliate sull’utente, ad esempio un indirizzo. Queste informazioni sono visibili solo ai membri del team, non agli utenti finali. |
| note | Note riguardanti questo utente. Le note sono visibili solo ai membri del team, non agli utenti finali. |
| telefono | Il numero di telefono dell'utente. I numeri di telefono univoci vengono aggiunti come linee dirette. I numeri di telefono già esistenti vengono aggiunti come linee secondarie. Per usare Talk, i numeri di telefono devono essere nel formato E.164 standardizzato a livello internazionale. |
| numero_di_telefono_condiviso | Se si tratta di un numero di telefono condiviso, imposta il campo su “true”. Un numero di telefono condiviso non può essere usato come identità utente. |
| ruolo | Distingue tra maiuscole e minuscole: “Utente finale”, “Agente” o “Amministratore”. Se non imposti un ruolo, il ruolo dell’utente viene impostato su Utente finale. |
| limitazione |
Obbligatorio per importare nuovi utenti quando il ruolo dell’utente è impostato su "Agente". I valori di limitazione “organizzazione” e “richiesto” possono essere assegnati quando il ruolo dell’utente è impostato su “Utente finale”. La limitazione definisce i privilegi del membro del team o dell’utente finale, i ticket a cui ha accesso, ecc.
Puoi inserire uno dei seguenti valori:
Nella versione Enterprise di Zendesk Support, puoi anche usare il campo limitazione per assegnare agli agenti ruoli predefiniti o personalizzati. Consulta Assegnazione di un agente a un ruolo agente Enterprise di seguito. |
| organizzazione | Il nome dell’organizzazione a cui verrà aggiunto l’utente. Deve trattarsi di un’organizzazione già esistente, altrimenti l’importazione avrà esito negativo.
Se hai un piano Professional o Enterprise, puoi aggiungere un utente a più organizzazioni separando i nomi delle organizzazioni con una barra verticale (consulta Importazione di utenti in più organizzazioni). |
| tag | Quando l’associazione di tag a utenti e organizzazioni è abilitata per Zendesk Support (consulta Aggiunta di tag e utenti alle organizzazioni), è possibile aggiungere tag utente. Separa i tag con la virgola. |
| brand | Se l’account include più brand, puoi specificare un sottodominio del brand. Il sottodominio del brand specificato determina il brand dell’email di benvenuto inviata all’utente, a condizione che il brand sia attivo e disponga di un centro assistenza abilitato. Se il sottodominio del brand specificato non è attivo, non dispone di un centro assistenza abilitato o non esiste, la colonna viene ignorata e l'email di benvenuto viene inviata usando il brand predefinito.
Specifica solo il nome del sottodominio del brand. Ad esempio, usa miodominio e non miodominio.zendesk.com. |
| custom_fields.<chiave campo> | Quando esegui un’importazione di utenti in blocco, puoi importare un campo utente personalizzato specificando il prefisso custom_fields. e la chiave del campo.
Ad esempio, per la chiave del campo subscription_date, usa quanto segue per impostare i valori importati per tale campo. custom_fields.subscription_date Tieni presente che le chiavi dei campi personalizzati fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e devono essere inserite in lettere minuscole. Se stai importando informazioni in una casella di spunta, inserisci “true” per selezionarla o “false” per lasciarle deselezionata. Per impostare il valore delle opzioni dell’elenco a discesa, usa il tag aggiunto al momento della creazione dell’elenco a discesa. Per i campi data personalizzati, usa il formato GG/MM/AAAA o GG-MM-AAAA. Per individuare la chiave di un campo utente personalizzato:
Se il valore di un campo non è formattato correttamente, l’importazione avrà esito negativo e verrà visualizzato un report di errore indicante i record che non sono stati salvati.
Nota: se il campo utente personalizzato che stai importando è un campo di relazione di ricerca, inserisci l'ID dell'oggetto correlato come valore per questo campo. Ad esempio, per un’organizzazione, inserisci l’ID dell’organizzazione; per un utente, inserisci l’ID dell’utente; per un record oggetto personalizzato, inserisci l’ID del record. Per trovare l’ID di un’organizzazione, di un utente o di un record oggetto personalizzato, puoi esportare i dati dal tuo account o usare l’API organizzazioni, l’API utenti o l’API record oggetto personalizzato.
|
Nota sull’email di benvenuto inviata agli utenti quando si esegue un’importazione in blocco
Quando aggiungi nuovi utenti tramite un’importazione in blocco, ciascuno degli utenti riceve un’email di benvenuto, se Guide è abilitato. L’email di benvenuto contiene un link per la verifica dell’indirizzo email, che invita l’utente a selezionare una password e a effettuare l’accesso.
Per evitare che l’email di benvenuto venga inviata a tutti gli utenti, aggiorna la configurazione dell’email.
Per evitare che l’email di benvenuto venga inviata agli utenti
- In Centro amministrativo, fai clic sull’icona
Persone nella barra laterale, quindi seleziona Configurazione > Utenti finali. - Nella sezione Email di benvenuto all’utente, deseleziona Invia un’email di verifica anche quando un nuovo utente viene creato da un agente o un amministratore.
Nota: questa opzione è disponibile solo in seguito all’abilitazione di Guide. - Fai clic su Salva scheda.
Importazione di utenti in più organizzazioni
Se hai un piano Professional o Enterprise, puoi aggiungere utenti a più organizzazioni durante l’importazione in blocco.
Organization1|Organization2|Organization3
Ecco un esempio di CSV per l’aggiunta di un utente a tre organizzazioni diverse.
"name","email","external_id","details","notes","phone","role","restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,,,Organization1|Organization2|Organization3,,Se specifichi un’organizzazione che non esiste, l’importazione avrà esito negativo.
L’organizzazione predefinita di un utente sarà la prima in ordine alfabetico. Non è possibile impostare un’altra organizzazione predefinita usando l’importazione .csv. L’organizzazione predefinita di un utente può essere modificata manualmente o usando l’endpoint API Support - Imposta appartenenza come configurazione predefinita.
Assegnazione di un agente a un ruolo personalizzato Enterprise
Il piano Enterprise consente di assegnare agli agenti ruoli personalizzati. I ruoli personalizzati sono spesso usati per assegnare agli agenti ulteriori autorizzazioni o limitazioni.
Se hai creato ruoli agente personalizzati, puoi assegnare uno di questi ruoli agli utenti durante un'importazione in blocco includendo il nome del ruolo personalizzato nel campo limitazione. Nell'esempio di file CSV seguente, a un utente viene assegnato un ruolo personalizzato:
"name","email","external_id","details","notes","phone","role",
"restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,"agent","Help Desk Mastermind",,Nell'esempio precedente, all'utente (Enrico Venticello) viene assegnato un ruolo generale ("agente") con autorizzazioni aggiuntive associate al ruolo agente personalizzato ("Help Desk Mastermind").
Tieni presente che prima di poter usare un ruolo personalizzato in un file CSV è necessario averlo creato in Zendesk Support. Se per errore utilizzi un nome di ruolo che non esiste in Support, il ruolo dell’utente viene impostato di default su Agente interno. Puoi modificare manualmente il ruolo dell’agente nel suo profilo utente.
Inoltre, l’importazione non distingue tra maiuscole e minuscole, il che significa che entrambi i nomi di ruolo personalizzati indicati di seguito consentono di impostare lo stesso ruolo per l’agente: "Help Desk Mastermind" e "help Desk mastermind".
Assegnazione di più indirizzi email e numeri di telefono a un utente
Nel file di caricamento, assegna lo stesso ID esterno (e tutti i campi utente da importare, ad esempio il ruolo) a più indirizzi email o numeri di telefono, come mostrato nell'immagine qui sopra. Tutte le email o le chiamate associate allo stesso ID esterno verranno inoltrate all’utente associato a tale ID.
Tieni presente che quando l’indirizzo email corrisponde a un utente esistente e l’ID esterno o il numero di telefono non presentano discordanze, l’utente viene aggiornato con l’indirizzo email secondario o con il nuovo numero di telefono. Tuttavia, se un ID esterno, un indirizzo email o un numero di telefono corrisponde a più di un utente esistente, la riga viene rifiutata.
Importazione del file CSV con i dati utente
Puoi importare nuovi utenti o aggiornare le informazioni degli utenti esistenti.
- In Centro amministrativo, fai clic su Persone nella barra laterale, quindi seleziona Azioni multiple > Importa utenti.
- Seleziona le opzioni di importazione:
-
Crea nuovi utenti: questa opzione è selezionata per impostazione predefinita e non può essere disabilitata. questo perché gli utenti che esistono nei dati importati ma non in Zendesk verranno sempre creati.
-
Aggiorna utenti esistenti: puoi anche selezionare questa opzione di importazione per sostituire i dati esistenti per gli utenti elencati nel file CSV.
Il file CSV deve includere l’external_id o l’indirizzo email degli utenti, per consentirne l’identificazione. Oltre al campo contenente l’identificatore dell’utente, devi includere solo i campi che desideri aggiornare nel file. Se la riga di un utente presenta un campo vuoto, sovrascriverà i dati esistenti per quell'utente. Vedi Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti.
Nota: l’opzione Invia notifiche email agli utenti in caso di modifica della password non è attualmente disponibile.
-
- (Facoltativo) Seleziona Includi ID esterno nel file di output CSV.
Al termine del processo di importazione, riceverai una notifica email con un link a un file dei risultati dell’importazione CSV separato. Puoi usare questo link per scaricare il file e visualizzare i risultati dell’importazione.
Il file mostra lo stato dei dati utente che hai tentato di importare (Creati, Aggiornati, Ignorati). Include l’indirizzo email o un ID esterno per ciascuno degli utenti creati o aggiornati, a seconda del contenuto del file importato e a seconda che l’opzione Includi ID esterno nel file di output CSV sia stata o meno abilitata.
Se non abiliti Includi ID esterno nel file di output CSV, gli ID esterni vengono esclusi dal file dei risultati dell’importazione CSV. Gli ID esterni sono identificatori aggiuntivi, quali il numero di un dipendente, il numero di riferimento del cliente o l’ID utente di un altro sistema. Un utente può avere un solo ID esterno univoco. Si tratta di un attributo opzionale per gli utenti.
- Fai clic su Scegli file o sul link Preferisco incollare i dati.
- Fai clic su Importa.
L’importazione viene aggiunta alla coda e gli utenti vengono aggiunti a Zendesk Support al termine del processo di importazione. Consulta Limitazioni dell’importazione in blocco di utenti e organizzazioni. Al termine dell’importazione riceverai un’email.
Aggiornamento dei dati dei profili utente esistenti
I seguenti dati utente vengono sostituiti:
- nome
- id_esterno
Nota: gli ID esterni devono essere univoci per ciascun utente.
- ruolo
- limitazione
- organizzazione
- Campi personalizzati
I seguenti dati utente vengono aggiunti (ai dati esistenti):
- dettagli
- note
- tag
- telefono (aggiunto come numero di telefono secondario)
- indirizzo email (aggiunto come indirizzo email secondario)