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Gestisci le richieste di permesso degli agenti tramite la pagina Gestione permessi, dove puoi approvare, rifiutare o riaprire le richieste. Comunica con gli agenti usando commenti e note interne. Scopri in che modo le richieste di un giorno intero e quelle parziali si allineano ai turni pianificati e alle ore fatturabili. Le notifiche ti tengono informato sulle richieste e puoi modificare le richieste chiuse in base alle esigenze, garantendo un monitoraggio e una comunicazione accurati.
Gli amministratori di Gestione del personale (WFM) e i membri del team con un ruolo personalizzato con autorizzazione possono gestire le richieste di permesso degli agenti dalla pagina Gestione permessi . Puoi approvare, rifiutare o riaprire le richieste.
Quando gestisci le richieste di permesso, puoi anche scegliere di rispondere con un commento inviato all’agente che ha effettuato la richiesta o di includere una nota interna visibile agli altri amministratori.
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Informazioni sulle richieste di permesso
Una richiesta di un'intera giornata viene mappata al turno pianificato dell'agente per quel giorno, ad esempio un turno di 9 ore anziché di 24 ore. Se un agente ha più turni che iniziano in un dato giorno, tutti i turni saranno coperti dai corrispondenti periodi di permesso.
I turni notturni sono attribuiti al giorno in cui iniziano e sono completamente coperti se un agente richiede un giorno intero di riposo.
Le ore fatturabili si applicano sia ai permessi giornalieri che ai permessi parziali e rappresentano la quantità di tempo retribuito che il permesso copre. Corrispondono alla durata del turno meno eventuali parti non pagate, come il pranzo o altri compiti non pagati.
Le ore fatturabili vengono conteggiate solo nei giorni in cui è pianificato che l’agente lavori in base alle impostazioni di località assegnate. Ad esempio, se un agente non lavora mai nei fine settimana, un permesso di due settimane che copre un fine settimana conteggia solo i giorni feriali per le ore fatturabili.
Per quanto riguarda gli agenti, le richieste di permesso di un giorno intero sono mappate al fuso orario della località assegnata all’agente . Gli agenti vedono una notifica nel prodotto durante la richiesta. Ciò garantisce che manager e agenti condividano la stessa fonte di informazioni per quanto riguarda i tempi di permesso.
I periodi di permesso e le ore fatturabili vengono calcolati al momento dell’invio della richiesta e non cambiano retroattivamente se il turno dell’agente cambia in un secondo momento. Puoi eliminare una richiesta di permesso e aggiungerla di nuovo per attivare un nuovo calcolo.
Approvazione o rifiuto di una richiesta di permesso
Gli amministratori WFM e i membri del team autorizzati possono approvare o rifiutare le richieste di permesso in attesa.
Riceverai una notifica email quando un agente richiede un permesso. Se l’agente appartiene a più team, i manager di tutti i team assegnati all’agente ricevono la notifica.
Se la tua organizzazione non ha configurato più team, qualsiasi amministratore WFM o membro del team autorizzato può gestire le richieste.
- In Gestione del personale , fai clic su
Pianifica nella barra di navigazione, quindi seleziona Gestione permessi . - Posiziona il cursore del mouse sulla richiesta che vuoi approvare o rifiutare, quindi fai clic sul menu delle opzioni (
) nella colonna Azione. - Seleziona Approva richiesta , Nega richiesta o Rispondi con commento .
- Se rispondi con un commento, puoi inserire un messaggio per il richiedente.
Puoi anche inserire una nota interna che sarà visibile ad altri manager e amministratori, ma non al richiedente.
Dopo aver approvato o rifiutato una richiesta, questa passa alla scheda Chiuse.
Richieste di riapertura di permessi chiusi
Le richieste di permessi chiusi sono richieste già approvate o rifiutate.
Gli amministratori WFM e i membri del team autorizzati possono riaprire le richieste chiuse in base alle esigenze.
- In Gestione del personale , fai clic su Pianifica nella barra di navigazione, quindi seleziona Gestione permessi .
- Trova l’agente o il team di cui vuoi riaprire le richieste di permesso.
- Imposta il dispositivo di scorrimento da In attesa a Chiuso .
- Nella colonna Stato, posiziona il cursore del mouse sullo stato della richiesta e fai clic sul menu delle opzioni ( ).
- A seconda dello stato della richiesta, seleziona una delle seguenti opzioni:
- Approva richiesta o Nega richiesta
- Riapri richiesta
- Riapri e rispondi con un commento
Se riapri una richiesta, questa viene spostata nella scheda In attesa.
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