ダッシュボード配信のスケジューリング

ダッシュボードを共有した後、設定したスケジュールに従って最新バージョンを自動的にメールで送信することにより、最新の更新内容をユーザーに通知できます。この記事では、ダッシュボードを他のエージェント、管理者、およびグループにメールで配信する方法について説明します。さらに、Enterpriseプランでは、ダッシュボードをエンドユーザーにメール配信することができます。

この記事では、次のトピックについて説明します。

• ダッシュボードの配信をスケジュール設定する
• すべての配信スケジュールを確認する
• 既存の配信スケジュールを変更する
• ダッシュボードの配信スケジュールを削除する

ダッシュボードの配信をスケジュール設定する

ダッシュボードを開いた後、1つ以上のグループへの送信をスケジュール設定できます。

ダッシュボードの配信をスケジュール設定するには

1. 以前に共有したExploreダッシュボードで、ブラウザのアドレスバーからダッシュボードのURLをコピーし（後で必要になります）、「スケジュール」をクリックします。
2. 以前に設定した配信スケジュールは「配信スケジュール」ページに表示されます。「新規スケジュール」をクリックします。

   

   ヒント：すべてのExploreユーザーからのダッシュボード配信スケジュールを表示するには、管理者権限が必要です。詳細については、「すべての配信スケジュールを確認する」を参照してください。
3. 「配信スケジュール」ページで、次のオプションを設定します。
   • 予定：ドロップダウンリストを使用して、各ダッシュボードを実行する時刻と頻度を設定します。

     予定時刻と配信時刻は必ずしも正確に一致しないことに注意してください。ダッシュボードの予定時刻は、Exploreで現在同期されているデータを使ってダッシュボードのレポートが計算されるときの時刻です。つまり、ダッシュボードの配信予定を午前9時に設定した場合、受信者がダッシュボードを受け取るのは午前9時以降になるかもしれませんが、受け取ったダッシュボードのレポート情報は、午前9時の時点でExploreに存在するデータを反映したものになります。

     複雑なレポートやデータセットのサイズが大きい場合、ダッシュボードが受信者に届く前に行われるデータの計算と送信に時間がかかることがあります。

     メモ：前日分の全データを返すようにダッシュボードをスケジュールする場合は、必ず午前2時以降にスケジュールしてください。Exploreのデータ同期には最大で2時間かかります。そのため、前日分のデータの同期が完了してからダッシュボードの送信が行われるように、配信スケジュールを午前2時以降に設定します。
   • 件名：メールの件名とメッセージを入力します。{{brackets}}内のテキストは、自動的にダッシュボード名に置き換えられます。
   • メッセージ：レポートと共にユーザーに届けるメッセージを入力します。{{brackets}}内のテキストは、自動的にダッシュボード名に置き換えられます。

     Explore内のダッシュボードにユーザーがアクセスできるようにするには、ダッシュボードのURLをメッセージ本文に貼り付けてください（URLが自動生成されないため）。これを行わないと、ユーザーは「含めるファイル形式」セクションで指定した形式のダッシュボードのコピーのみを受け取ることになります。

     ダッシュボードへのURLが非常に長い場合は、メッセージを読みやすくするために、BitlyのようなURL短縮ツールを使用し、長さを短くすることを検討してください。

   • 含めるファイル形式：配信形式を1つ以上選択します。以下から選択します。
     • 画像：ダッシュボードを各タブの画像（.png）ファイルとして送信します。
     • PDF：ダッシュボードをすべてのタブを含む1つのPDF（.pdf）ファイルとして送信します。
     • Excel：ダッシュボードを各タブのExcel（.xlsx）ファイルとして送信します。
     • CSV：レポートをカンマ区切りの値（.csv）ファイルとして送信します。各タブの.csvファイルは.zipファイルとして圧縮されます。
       メモ：配信スケジュールには、20 MBのメール添付ファイル制限があります。添付ファイルの合計サイズが20 MBを超えると、メールは配信されません。大きなダッシュボードをスケジュールするときにこの制限に達しないようにするには、画像とPDFの両方の形式を同時に使用しないでください。

   

4. 完了したら、「受取人を選択」をクリックします。
5. 次のページで、ダッシュボードの送信先のグループまたはユーザーを選択します。検索ボックスにグループ名またはユーザー名の一部を入力すると、一覧に候補が表示されるので、目的のグループ名またはユーザー名を選択します。

   入力を開始してもグループまたはユーザーが表示されない場合は、自分がダッシュボードの編集権限を持つExplore管理者であることを確認してください。

   

   ヒント：Explore Enterpriseを使用していて、エンドユーザーへのダッシュボード配信をスケジュールする場合は、最初にユーザープロフィールにexploreタグを追加して、各ユーザーに対してこの機能を有効にする必要があります。詳細については、「ダッシュボードの共有」を参照してください。
6. 操作が終わったら、「スケジュール」をクリックします。

設定したスケジュールが「スケジュール配信」ページに表示されます。

スケジュール配信の宛先は、言語とタイムゾーンによってグループ化され、各グループに1通のメールが送信されます。スケジュール配信に失敗した場合、通知メールはスケジュールの所有者にのみ送信されます。

すべての配信スケジュールを確認する

配信スケジュールは、Exploreの管理者メニューで確認および削除できます。

ダッシュボードのすべての配信スケジュールを確認するには

1. Exploreで、左側のサイドバーにある管理メニュー（）をクリックします。
2. 画面上部中央で、「ダッシュボードのメール配信」（）を選択します。スケジュールされたすべてのダッシュボード配信のリストが表示されます。

   

3. 任意のスケジュールを選択して、その詳細情報を表示できます。また、スケジュールを選択し、「削除」をクリックして削除することもできます。

メモ：エージェントがダウングレードされると、そのエージェントが作成した配信スケジュールはただちに削除され、このページで確認できなくなります。詳細については、「エージェントの削除に関するベストプラクティス」を参照してください。

既存の配信スケジュールを変更する

スケジュールされた既存のダッシュボード配信は、削除していちから作り直すことなく、変更することができます。

既存の配信スケジュールを変更するには

1. 配信スケジュールを変更したいダッシュボードを開きます。

   または、配信スケジュールのリストを開き、変更したい配信を選択して、「詳細をスケジュール」ウィンドウでダッシュボードの名前をクリックして、ダッシュボードに移動することもできます。

   

2. 「スケジュール」をクリックします。
3. 「配信スケジュール」ウィンドウで、変更したい配信をクリックします。

   

4. 必要に応じて、配信の詳細や受取人の変更を行ってください。詳しくは「ダッシュボードの配信をスケジュール設定する」を参照してください。
5. 入力が終わったら、「更新」をクリックします。

ダッシュボードの配信スケジュールを削除する

すべての配信スケジュールを確認する際に配信を削除できるだけでなく、以前に設定した配信を「配信スケジュール」ページから削除することもできます。

1. 配信スケジュールを変更したいダッシュボードを開きます。
2. 「スケジュール」をクリックします。
3. 「配信スケジュール」ウィンドウで、削除したい配信にカーソルを合わせ、オプションメニュー（）をクリックし、「削除」をクリックします。

   

そのスケジュールは削除され、ユーザーにメールが配信されなくなります。