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ダッシュボードを作成する際、特定のユーザーに対してすべてのデータを見せるのではなく、一部のデータだけを見せるようにしたい場合があります。ユーザーごとに個別にフィルターをかけたダッシュボードを作成してもよいですが、データの閲覧を制限するという目的には、ダッシュボードの制限を使う方がはるかに簡単です。
たとえば、エージェントの生産性を監視するダッシュボードを作成する場合に、ダッシュボードの制限を使用して、各エージェントがダッシュボードを開いたときに自分のメトリックだけを見られるようにすることができます。
この記事では、以下のトピックについて説明します。
ダッシュボードの制限を作成する
ダッシュボードの閲覧者に何を見せるかを決める最初のステップは、ダッシュボードの制限を作成することです。ダッシュボードの制限は、ユーザーが閲覧できるデータ(データセット、属性、属性値などに分けられる)を決める一連のルールです。
Professionalプランのお客様は、ダッシュボードの制限を最大10個まで作成できます。Enterpriseプランのお客様は、最大100個まで作成できます。
ダッシュボードの制限を作成するには
- 既存のダッシュボードを編集するために開きます。または、ベータ版ダッシュボードビルダーを使って新しいダッシュボードを作成します。ヒント:Supportのエージェント生産性テンプレートを使用すると、過去7日間のエージェントの生産性の全体像を表示するように設計されたダッシュボードをすばやく作成できます。
- 「共有」ボタンの隣にある矢印をクリックし、「データ制限を管理」を選択します。
- 「制限を作成」をクリックします。
- 表示されるウィンドウで、次のフィールドに入力します。
- 名前:ダッシュボード制限に、わかりやすい名前を付けます。
- データセット:データ制限を行いたいデータセットを選択します。
- フィルター:データ制限を行いたい属性を選択します。詳しくは「動的属性のリスト」を参照してください。
-
値:上で選択したフィルターについて、ダッシュボードの閲覧者に表示する値を最大20個まで選択します。特定の値を、入力して検索することもできます。たとえば、特定のエージェントに割り当てられたチケットのみをダッシュボードに表示させたい場合、「フィルター」で「担当者名」を選択し、そのエージェントの名前を「値」で選択します。
「閲覧者に基づく」オプションを選択すると、サインインユーザーに基づいてダッシュボードのデータが動的に制限されます。たとえば、「担当者名」のフィルターと「閲覧者に基づく」の値を選択した場合、ダッシュボードには、そのサインインユーザーが担当者になっているチケットのみが表示されます。
メモ:「閲覧者に基づく」設定を使用するダッシュボード制限は外部で共有できません。
- 必要に応じて、「フィルターを追加」を選択し、「データセット」、「フィルター」、「値」のセットを追加で選択します。希望するダッシュボードの制限レベルに合わせて、最大5つのフィルターを追加できます。
対応するデータセット/フィルター/値セットの「フィルターを削除」をクリックすることで、いつでもフィルターを削除できます。
- 完了したら、「ダッシュボードの制限を作成」をクリックします。「ダッシュボードの制限」ウィンドウが開き、この手順で作成した制限と、このダッシュボードに既存の制限がある場合はそれらの制限が表示されます。
- 「完了」をクリックします。
ダッシュボードの制限の作成は、ダッシュボードの閲覧者に何を見せるかをコントロールする最初のステップです。ただし、ダッシュボードの制限を有効にするには、対象となるユーザーに対してダッシュボードの制限を共有する必要があります。
制限されたダッシュボードをユーザーと共有する
1個でもダッシュボード制限を作成したら、その制限をユーザーと共有する必要があります。ダッシュボードの制限をユーザーと共有すると、そのユーザーは制限付きダッシュボードに招待されます。つまり、招待されたユーザーは、上の手順で作成されたダッシュボードの制限で定義されたデータしか閲覧することができません。
制限されたダッシュボードをユーザーと共有するには
- 既存のダッシュボードを編集するために開きます。または、ベータ版ダッシュボードビルダーを使って新しいダッシュボードを作成します。
- 「共有」をクリックします。「メンバーを招待する」ウィンドウが表示されます。
- 「チームメンバーまたはグループを追加する」フィールドで、ダッシュボードを共有したいユーザーを選択します。特定のユーザーを入力して検索することもできます。
- 「アクセス」フィールドで、ダッシュボードの制限を選択します。この制限により、選択したユーザーが見ることのできるデータが定義されます。選択したユーザーにダッシュボードの制限を適用したくない場合は、「すべてのデータ」を選択します。「アクセス可能なメンバー」パネルに、ダッシュボードを現在見ることのできるユーザーが表示されます。ヒント:既存のダッシュボードの制限がどれもニーズに合わない場合は、このドロップダウンの「ダッシュボードの制限を作成」をクリックして、新しいダッシュボードの制限を作成することができます。
- (オプション)ダッシュボードを見せるためにユーザーを招待するメール通知を送信したくない場合は、「メール通知を送信」チェックボックスをオフにします。メールを送信しなかった場合でも、ユーザーはレポートライブラリでダッシュボードを見つけたり、ダッシュボードのURLにアクセスすることができます。
- 「メンバーを招待する」をクリックします。
制限されたダッシュボードを表示する
ベータ版のダッシュボードビルダを使って作成されたダッシュボードをユーザーが開くと、一番上にダッシュボード名と、現在適用されているダッシュボードの制限が表示されます。
複数のダッシュボードの制限にアクセスできるユーザー(管理者など)は、別の制限に切り替えて、ダッシュボードに表示されるデータを変更することができます。1個のダッシュボードの制限にしかアクセスできないユーザーは、選択を切り替えることはできません。
制限されているダッシュボードを表示するには
- ベータ版ダッシュボードビルダーを使って作成されたダッシュボードを開きます。
- 他のダッシュボードの制限にアクセスできる場合は、ダッシュボード名の横にあるドロップダウンを選択すると、別のダッシュボードの制限に切り替えることができます。
動的属性のリスト
任意の履歴データセットまたは属性を使用して、ダッシュボードの制限を作成できます。ただし、閲覧者に基づいてダッシュボードのデータを動的に変更できるのは、以下の表に示す属性だけです。
ライブデータ用にダッシュボードの制限を作成することはできません。
データセット | 対応する属性 |
---|---|
Support - チケット |
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Support - Updates history |
|
Support - SLAs |
|
Support - 未解決のチケットの推移 |
|
Talk - 総コール数 |
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Chat - チャット対応 |
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Chat - メッセージングチケット |
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69件のコメント
Walter Bellante
Hi Stephen, yes, we plan to include them before the end of Q2.
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Stephen
Hi,
Are there any plans to include to include live filters in the restrictions?
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Tony
I think it should be possible to add multiple reports each one based on a specific dataset that doesn't have to be the same, on a dashboard. Check this article to know more about dashboads.
Best,
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Gerald J
Can I add multiple datasets on the same beta dashboard and apply multiple data restrictions? Like assignee email from Support, updater email from Update history, assignee name from Backlog?
When can we expect to see here the Agent state dateset?
0
Walter Bellante
Hello @Spencer Barrett,
Thank you for your inquiry about dashboard restrictions. Currently, you can share dashboard restrictions with end-users through a link. This allows them to view a filtered version of the dashboard. However, the restrictions shared externally cannot dynamically adapt the data based on the end-user. To clarify, if you have multiple organizations, you would need to create a restriction for each one.
While we plan to introduce the ability to dynamically filter data based on the end-user in the future, we do not have an ETA yet. Once this feature is available, you will be able to use a single link to be hosted on Guide showcasing the filtered dashboard based on the organization to which the end-user is linked.
I hope this information answers your questions. If you have any further inquiries, please don't hesitate to ask.
Regards,
Walter
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Spencer Barrett
Walter Bellante Thank you for the additional information, customers are currently looking for a way to export a list of tickets with specific details outside of the Zendesk system. We currently have the Guide system set up where users are required to sign-in and therefore believe that having a Dashboard restriction for End-Users based on Organization may fulfill this requirement.
1. Do we have an ETA when Dashboard restrictions will be applicable to End-Users?
2. Is my understanding of how this Dashboard could be utilized correctly?
Regards,
Spencer Barrett
Tango Analytics
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Walter Bellante
Hi Anita Rajkumar,
thanks for your interest in dashboard restrictions.
The feature is already available in the beta dashboard builder.
Regards,
Walter
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Anita Rajkumar
Please let me know when this functionality will be fully released ETA
Regards,
Anita
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Walter Bellante
Hi Efrat Barak Zadok, thanks for your question.
An Importer tool will be available after the GA of the new dashboard builder. This tool will allow you to quickly import reports from an existing dashboard built with the classic builder.
Besides the Importer Tool, the Dashboard Activity feature will help you in measuring what dashboards have been viewed so you can identify the ones to migrate.
You can find the full list of features here
Regards,
Walter
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Efrat Barak Zadok
How can I move all data sets and tabs I have from my "regular" dashboard into the beta dashboard builder?
Note that I have tabs related to different datasets such as knowledge base, chat, SLA etc.
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