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パブリックコメントと社内メモをチケットに自動的に追加するトリガを作成できます。パブリックコメントによって、エージェントの介入を必要とせずにチケットの作成を低減できます。社内メモは、役に立つプロセスのリマインダーやその他の情報をエージェントに提供できます。いずれも、サポートチームの時間と労力を節約します。
この記事では、次のトピックについて説明します。
チケットへのコメントやメモの自動追加
- 管理センターで、サイドバーの「
オブジェクトとルール」をクリックし、「ビジネスルール」>「トリガ」を選択します。 - 新しいチケットトリガを作成するか、既存のトリガを編集します。
- 「条件を追加」をクリックし、「すべて」または「いずれか」を選択して、トリガを実行するための条件を設定します。
Copilotアドオンを使用しており、インテリジェントトリアージの条件を含めた場合、このトリガのアクションが自動解決としてカウントされることがあります。
- 「アクションを追加」をクリックして、条件が満たされたときに実行するアクションを設定します。
この場合は、以下のオプションのいずれか、または両方を含めます。
- 「チケット」>「オートリプライ」：エージェントとエンドユーザーの両方に表示されるパブリックコメントを追加します。
-
「チケット」>「社内メモ」：エージェントにのみ表示される社内メモを追加します。メモ：1つのトリガにつき、それぞれのオプション（オートリプライ／社内メモ）は1回ずつのみ設定可能です。
- 「返信の本文」に、トリガで追加したいコメントやメモの内容を入力します。メモ：返信の本文に改行を挿入するには、Shift + Enterキーを押します。単にEnterキーを押した場合、テキストエディター上では改行されているように見えても、実際のチケットコメントでは改行が反映されません。
- 「トリガを作成」をクリックします。
例：営業時間外に受け取ったチケットにパブリックコメントを自動追加する
チケットにパブリックコメントを自動的に追加するチケットトリガを作成できます。標準のチケットトリガ「リクエスタとCCへの通知 - コメント更新」がアクティブになっている場合、リクエスタとすべてのCCにはメールでコメントが通知されます。
以下の例では、チケットトリガは、設定した営業時間内にチケットを受け取ったかどうかをチェックするように設定されています。営業時間外に作成されたチケットについては、オートリプライを作成し、いつ回答が期待できるかを通知し、リクエスタにセルフサービスによる問題解決に役立つリソースを案内することができます。
チケットトリガを使用してパブリックコメントを追加するには
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管理センターで、サイドバーの「 オブジェクトとルール」をクリックし、「ビジネスルール」>「トリガ」を選択します。
- 「トリガを追加」をクリックします。
- 「トリガ名」には、「営業時間外のリクエストへのオートリプライ」などのトリガの名前を入力します。
- （オプション）トリガの「説明」および「カテゴリ」に入力します。
- 「条件」ペインの「以下の条件をすべてを満たす」で、以下の条件を追加します。
- チケット > ステータス | = | 新規
- チケット > エージェントが回答 | < | 1
- チケット > 営業時間内？ | いいえ
- 「以下のいずれかの条件を満たす」で、次の条件を追加します。
- チャネル | = | メール
- 追加のチャネルに対して上記の条件を繰り返します。ヒント：これらの条件によって、オートリプライが特定のチャネルを通して作成されたチケットにのみ適用されるようになります。たとえば、ユーザーがエージェントとの会話を要求したときに作成されるメッセージングチケットにはオートリプライを適用させたくないことがあります。
- 「アクション」ペインに「オートリプライ」を追加し、「返信の本文」に次のようなメッセージを入力します。
「お問い合わせいただき、ありがとうございます。ご連絡内容を受け付けました。ご対応まで今しばらくお待ちください。カスタマーサポートチームより、営業時間内にご連絡いたします（営業時間：月曜〜金曜 午前8時〜午後5時）。それまでの間に、ヘルプセンターもぜひご覧ください。」
- 「作成」をクリックします。
例：データ損失に関する社内メモをチケットに自動追加する
チケットに社内メモを自動的に追加するチケットトリガを作成できます。
以下の例では、チケットトリガは、カスタマーがデータを損失したことを示すチケットの件名とコメントテキスト内でキーワードを検索するように構成されています。データ復旧は時間が重要な要因となるため、このトリガではチケットの優先度を「緊急」に設定し、エージェントに迅速なエスカレーションプロセスを促す社内メモを追加します。
チケットトリガを使用して社内メモを追加するには
-
管理センターで、サイドバーの「 オブジェクトとルール」をクリックし、「ビジネスルール」>「トリガ」を選択します。
- 「トリガを追加」をクリックします。
- 「トリガ名」には、「データ損失時のオートリプライ（即対応）」のようなトリガの名前を入力します。
- （オプション）トリガの「説明」および「カテゴリ」に入力します。
- 「条件」ペインの「以下のいずれかの条件を満たす」に、以下の条件を追加します。
- チケット > ステータス | = | 新規
- チケット > エージェントが回答 | < | 1
- 「条件」ペインの「以下のいずれかの条件を満たす」に、以下の条件を追加します。
- チケット > コメントテキスト | 次の文字列を含む | データ損失
- チケット > 件名のテキスト | 次の文字列を含む | データ損失
- 「アクション」ペインで、以下のアクションを追加します。
- チケット > 優先度 | 緊急
-
社内メモ
「返信の本文」には、「データ損失は、お客様にとって重大かつ一刻を争う問題です。迅速なエスカレーションプロセスに従うこと」というコメントを入力します。
- 「作成」をクリックします。
66件のコメント
Growthdot
Hi Conor Murphy, you can do this kind of thing with the Proactive Campaigns app for Zendesk. It doesn’t work exactly like Zendesk automations, it uses user lists instead. Basically, you create a list of users based on certain conditions (like tags, organization, ticket status, fields, etc.), and then you can send them a public reply or an internal note in bulk.
For example, you could create a list of users who recently submitted tickets outside business hours, and send them a message that you will reply to them soon. Or send internal notes to agents on tickets from VIP customers, reminding them to follow a specific process. And, of course, all that is done automatically.
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Sheldon
+1 to the myriad of comments regarding the limitation of these internal note/autoreply comments being added by the Ticket Assignee.
This limitation makes the use cases for this feature few and far between. Given Zendesk allows defining the comment author in API, it may be a relatively small lift for them to add a selector in the trigger action that enables Admins to choose the comment author from a dropdown (e.g. current user, assignee, specific agent, system).
I've created a feedback post for this, please consider upvoting and commenting there for additional visibility.
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John Pena-Meyer
Adding my voice to the chorus of folks hoping that we can at least have the option to toggle whether the internal notes added by a trigger get attributed to the general “system” user as opposed to the staff user that triggered the note.
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Sara Bradley-Bussell
Agreed with several other comments, we need to be able to control who the auto-replies are coming from. Most of the time we do not want auto-replies attributed to the assignee, especially since it is not coming from that assignee which is confusing to customers and agents and creates confusion in our reporting.
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Christopher Fassano
So my takeaway is that if I have multiple internal note triggers that can be applicable to a ticket at the same time, I should continue using webhooks to call the ticket's API to add internal notes to tickets since this isn't a limitation when using webhooks. At least I haven't run into this issue until I moved away from using webhooks.
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Samual Preiss
@Holly, Yes. Auto replies will impact SLAs because they're considered public responses.
I confirmed this by testing a moment ago.
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Holly Damian
Hello,
Can you confirm if auto-replies will impact the first reply time or SLA?
Originally inquired 2/6
https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/6191477770906-Automatically-adding-comments-and-notes-to-tickets-using-triggers?page=2#community_comment_8849421435674
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Sydney Neubauer
+1 These notifications should not be posted by assignee. Here are the limitations we have hit because of current functionality:
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Kévin Arnoult
Agreeing with the last two comments, those notes should not be put under the assignee as this is misleading (it's actually not coming from the assignee).
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Garrett Fraser
I agree with Shelby.
Our triggers add internal notes to tickets to alert agents about incorrect ticket movements, among other things. Currently, the agent triggering the note appears as the author, which is confusing. We need these notes to be attributed to an 'automation' account.
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